Blandat inför bokslut

[B4ld3r]

Hej,
Jag har samlat på mig några funderingar innan bokslutet ska färdigställas och skickas in.

1. Vi är en ideell förening med en vanlig styrelse och en styrelse för ungdomssektionen. Ungdomssektionen har varit medfinansiär för några av de anläggningstillgångar vi äger, som kan vara mellan 30-50 % av anskaffningsvärdet. Vi har tidigare i bokslutet redovisat det som både en skuld (28xx) och en fordran (17xx) på samma belopp, så att man där ser att ungdomssektionen innehar en del i en enskild anläggningstillgång (att vi har en skuld och en fordran gentemot varandra.) Min fundering blir då om det är nödvändigt/tvingande att göra det synligt i ett årsbokslut att vår ungdomssektion äger hela eller delar av enskild anläggningstillgång, eller om det räcker att vi för ett internt register över den här informationen?

2. Det finns en diff på ett av våra konton för anläggningstillgångar, 1250+1259. Lite oklart hur och när den diffen har uppstått då vi har använt flera olika system genom åren. Jag vill få det korrekt att stämma mot anläggningsregistret nu givetvis, men vad blir mest korrekt att göra? Går det att göra en justering nu löpande per 2025-12-31, att nollställa de två kontona och sedan fylla i nya värden på 1250+1259, frågan är då vart man bokar diffen på, avskrivningskonto eller annat? Eller måste jag slutföra 2025, anteckna felet som hittats i en not i årsbokslutet, och sedan korrigera IB för 2026? Men då i sin tur kommer UB 2025 och IB 2026 att vara olika, förklaras det då i sin tur med en förklaring i bokslutet 2026? När är det mest lämpligt och korrekt och hur gör man rent praktiskt för att ändra i balansräkningens värden?

3. Hade missat det här kring anläggningstillgångar. Vi får bidrag och stöd från en kommun, för dessa medel åtgärdar vi anläggningen med renovering och underhåll, samt anskaffar anläggningstillgångar. Som jag har förstått det då (vilket jag missat tidigare under året och troligtvis förra året vid något tillfälle), så ska anläggningstillgångens anskaffningsvärde minska med bidragsbeloppet. Anläggningstillgångar som vi har köpt in under året har redan påbörjats med avskrivning och bidraget har redovisats i resultaträkningen som en intäkt då det inte var helt klart när vi mottog bidraget vad exakt vi skulle nyttja det till, kanske det skulle bokats som skuld tills vidare? Hur funkar det i praktiken nu, behöver jag korrigera avskrivning av de anläggningstillgångar som anskaffats helt med offentliga bidrag, och hantera de på ett annat sätt i redovisningen eller finns det något alternativ? Har aldrig gjort den här processen tidigare. Behöver lite tips och råd hur konteringen ser ut från att bidrag mottages till att anläggningstillgång köpes in och därefter används och nyttjas, och vad som sker därefter och om det är något mer att tänka på... Just den här punkten rörde verkligen till det inför bokslutet...

4. Vi har fått utdelning av pengar från en stiftelse som är ett bidrag, hur bokförs det mest korrekt?

Stort tack på förhand!

/B4ld3r

[LW - In Blue Accounting]

Hejsan, vilka spännande frågor!

1. Ni har anläggningstillgångar. Vissa har blivit delfinansierade av Ungdom (U). Ligger (U) i ett eget bolag eller som en resultatenhet i föreningen?
   
   
2. Diffen på 1250/1259, justera till de riktiga värdena per sista december 2025 och lägg en notering om detta i årsbokslutet. I och med att det skett ett fel någonstans i avskrivningarna, använd avskrivningskontot för diffen när 1259 justeras.
   
   
3. När det gäller bidrag och stöd från kommunen, skulle jag väl inte lägga upp pengarna som kommer in som en minskning av värdet. Det blir ju ingen värdeminskning av produkten bara för att ni fått ett bidrag av kommunen. Jag skulle använda mig av det som heter "Ändamålsbestämda medel" konto 2071 - 2079. Pengar kommer er tillgodo från kommunen i debet och motkonteras i kredit på 207x, som en skuld alltså. När sedan ni betalar för renoveringar etc, minskar ni beloppet på 207x i debet i och med att pengar går ut från kassan i kredit. När man lägger bidragen på ett skuldkonto som betas av, är det enklare att hålla koll på hur mycket pengar man spenderat anläggningarna. Anläggningstillgångarna skrivs av månadsvis eller årsvis på sedvanligt sätt.
   
   
   
   

   Det går att byta namn på kontona ifall man vill fördela pengarna på de olika anläggningarna, eller så bryr man sig inte om det alls. Det finns olika vägar att gå. Hör av dig igen om du vill bolla idéer.

4. Konto 3990 borde vara ett bra konto att lägga bidraget på från stiftelsen.

Mvh Lena

[B4ld3r]

Hej igen, vad kul att du tycker det! 🙂 Här kommer lite följdfrågor.

1. (U) ligger inte som ett eget bolag, de har endast ett eget konto på banken för sina transaktioner, men alla tillgångarna ligger samlat med allt annat. De har inga andra egna konton i balansräkningen och i resultaträkningen har de egna konton för sina händelser och verifikationer under året. Så det enda nu är att vi har ett saldo på 28xx och 17xx som visar storleken på deras innehav av våra anläggningstillgångar.

2. Yes okej! Tror det har skett ett fel också på 1250 i själva tillgången, att några inte har registrerats i bokföringen och därmed påvisar ett för lågt saldo. Går det bra att använda avskrivningskontot när 1250 tillsammans med 1259 korrigeras? Om exempelvis kontot för kundfordringar eller ett kortfristiga skulder konto inte stämmer, går det också att korrigera med hjälp av resultaträkningen? Kundfordringar mot kundförlust typ?

3. Jag håller med, tycker också att det låter knepigt men det står tydligen så på lite ställen när jag läser, bland annat i vårt förra bokslut under Not 1 Redovisnings- och värderingsprinciper: "Bidrag: Stöd som avser förvärv av anläggningstillgång reducerar tillgångens anskaffningsvärde. Det innebär att tillgången redovisas till nettoanskaffningsvärde, som också utgör grund för beräkning av avskrivningens storlek. Uppgift om bruttoanskaffningsvärde och erhållna bidrag redovisas i not till tillgången." Så står det för oss tyvärr... men ger det verkligen en rättvisande bild av värdet på våra tillgångar? De medel som vi fått under 2025 är förbrukade, och vanligtvis redovisar vi bidrag som intäkt och sen mot kostnader som bidraget ska täcka så att de tar ut varandra. I år har vi använt lite av bidraget till kostnader, där kanske man kan intäktsföra del av bidraget på rätt period? Men en större del av bidraget har vi förvärvat anläggningstillgångar för redan, förändrar ovan premisser något? :S
För visst blir det tokigt om hela bidraget intäktsförs när vi har förvärvat anläggningstillgånger som påverkan balansen och inte resultatet, skulle påvisa bättre ställt i resultaträkningen än vad det egentligen borde vara.

D 1930  D 1250   D 2440
K 2071   K 2440  K 1930

Hur får man eventuellt bort saldot på 2071 när det bokats upp som skuld?

4. Då kör vi på konto 3990 där, tack!

Tack hittills och tack på förhand!

/B4ld3r

[LW - In Blue Accounting]

Hej igen!

Ibland är bokföring och redovisning hugget i sten och andra gånger inte.

1. Frågan i det här fallet är ju också hur man vill redovisa saker och ting. Exempelvis ifall någon helt plötsligt får för sig att man ska göra en fullständig redovisning för (U) månad för månad eller annat, alltså att man ska framställa en fullständig och korrekt balans- och resultatrapport helt plötsligt helst i förrgår när man inte tagit höjd för det tidigare... Och nu övertänker jag igen.
   
   Liten parentes. Det här har inget med din fråga att göra egentligen,  men... När bokföringen består av fler avdelningar än en, brukar man jobba med resultatenheter. Alla intäkter och kostnader för en avdelning loggas med en egen resultatenhet och den andra avdelningen har sin resultatenhet. Man kan även lägga resultatenheter på balanskontona och man får då gå in i programmets grundinställning för att tala om att man vill göra så. Utöver det, kan man ha en resultatenhet som kallas Administration, där man kan lägga in saker som inte direkt tillfaller den ena eller andra avdelningen; enbart fantasin sätter stopp här. I och med att (U) är en egen enhet, kanske det skulle vara en väg att gå. I förlängningen behöver då inte (U) sina egna konton i resultaträkningen utan särskiljs enbart via resultatenheten. Det här gör resultatrapporten kortare och mer överskådlig och även balansrapporten blir tjusig med sin tillgång där. Du får då också en balans- och resultaträkning för (U) och en annan för huvudföreningen eller bägge ihop. Det var bara en tanke.
   
   Konton ni använder idag för att reglera de inventarier som (U) köpt är idag 28xx och 17xx. Jag känner att nog denna skuld är en skuld som ligger över flera år. Om riktigt ska vara rätt, bör den skulden ligga som långfristig och byta konto till 2390. Konto 17xx indikerar att detta kulle vara ett interimskonto, men det är en fordran, en långfristig den också. Borde kanske ligga under 1380 istället.
   
   Jag känner när jag skriver det här att jag blir petigare och petigare 😂
   
   
2. En tillgång är en tillgång och avskrivningen ska vara för sig. Är det så att det finns tillgångar som bör finnas i anläggningsregistret, betyder det att de gått in som en förbrukningsinventarie tidigare. Då bokar ni om så att 1250 ökar i debet och att 5410 läggs i kredit. Det spelar ingen roll om det ser tokigt ut på konto 5410 när du gjort omfördelningen, jag lovar. Börja avskrivningen på den här inventarien 31/1 -26 om du gör ombokningarna per 31/12 -25. Det blir mindre stökigt då.
   
   Fråga: använder du ett anläggningsregister för dessa tillgångar eller ligger de i Excel? De måste skrivas av i rätt takt och det snyggaste är att göra det månad för månad. Det blir ett jämnare resultat då. Hoppar man över alla avskrivningar till den sista december, blir det ett sådant hopp. Jag tycker det är snyggare att ha en jämn fördelning av avskrivningarna månad för månad.
   
   
3. Jag förstår att det står i årsredovisningen att inventarierna ska minska i värde ihop med stödet ni får. Sedan får ni stöd avseende renovering och underhåll. Det är två saker som måste separeras. Din fråga: "...men ger det verkligen en rättvisande bild av värdet på våra tillgångar?" Svar: nej, det kan det inte göra. Om man köper in en Steinwayflygel för 1 miljon kronor och någon bidrar med en halv miljon, är ju inköpsvärdet fortfarande 1 miljon kronor. Jag tycker snarare att den summan skulle in som en intäkt på konto 3987 Erhållna kommunala bidrag. Du bör nog ifrågasätta det här förfarandet och be dem förklara bakgrunden till varför det görs så här.
   
   Arbetsgång för inventarieinköp:
   
   a)  Inventarier köps in och läggs på 1250
   b)  Ni får ett bidrag från kommunen för det 
   c)  Inventariernas värde minskas med bidragets storlek, 1250 minskas och kvar blir ett nettobelopp (alternativt mot 3987 istället)
   d)  Sedan görs avskrivningar på nettobeloppet (eller om man bokar mot 3987 görs avskrivningar enligt plan som vanligt på hela beloppet)
   
   Bidrag till renovering och underhåll:
   
   Boka konto 1930 i debet och konto 2071 i kredit när pengarna kommer. När ni använder dessa pengar bokas kostnaden i debet mot konto 2071 i och med att pengar går ut mot konto 1930 i kredit. Finns det pengar kvar på konto 2071 vid årets slut, kan de bokas om till en intäkt, men det kan vara bättre att kanske se detta som en avräkning för att bättre hålla koll på hur mycket ni kan renovera för.
   
   Om du vill finlira lite med konto 2071 (ren överkurs men kul ifall man känner för det:
   
   Konton för ändamålsbestämda medel sträcker sig från 2070 - 2079 och bokar du inte om dessa pengar till intäkt vid slutet av året utan låter de ligga kvar tills pengarna "är förbrukade" fick jag en idé. Du kan byta konto år för år. Pengar som ha kommit in för renovering och underhåll år 2025, kan få konto 2075. Pengar som kommer in för ändamål i år 2026, läggs på konto 2076. Du ser hela tiden hur mycket pott du har kvar sedan föregående år att renovera för. Eller så är det bara jag som är så barnslig att jag tycker att det skulle vara intressant och kul att göra...
   
   En mer seriös tanke med det hela är att det är spårbart det som ni renoverat för. Kommer kommunen och frågar vad ni har gjort för renoveringar för dessa pengar, kan ni mycket snabbt redogöra för vad pengarna gått till. Ni behöver inte gå igenom alla kostnadskonton utan aallt ligger samlat under 207x. Det är det bästa med att jobba med balansräkningen istället för att lägga upp mot resultaträkningen. Redovisningen blir enklare när den dagen kommer.

Hör av dig igen!

Mvh Lena

[B4ld3r]

Hej igen!

Nej precis, verkligen så.

Tack för inputen kring hur man kan redovisa gällande (U) med hjälp av resultatenheter, ska klura vidare på det! Och ja, angående kontona har du rätt tycker jag, borde ligga på mer långsiktiga konton faktiskt!

Dessa anläggningstillgångar har alltid placerats in som tillgångar och finns i vårt anläggningsregister, aldrig som en förbrukningsinventarie, detta är första gången vi stöter på det här delikata problemet med anläggningstillgång kontra bidrag... Årets anläggningstillgångar som vi förvärvat genom bidragen ligger nu i anläggningsregistret, skrivs av på 8 år och skrivs av månadsvis för en mer översiktlig och snygg bild av anläggningsredovisningen. Håller med dig att månad för månad är bäst. 

Bra idé med att ha olika konton för medel olika år så att det separeras och enkelt och smidigt hålls koll på!

Oftast, eller i princip alltid så förbrukar vi de medel vi får i bidrag och stöd innevarande år. Så i vårt fall har 1/10 av bidraget använts till anläggning som renovering och underhåll, det har vi haft kostnader på, där tänker jag att det får bli intäkt mot kostnad i resultaträkningen då det förbrukats samma år. 

Är fortfarande lite vilsen med det här kring bidraget kontra förvärv av anläggningstillgångarna som består av 9/10 av bidraget. Just nu ligger de i anläggningsregistret med pågående avskrivningar på 8 år vardera. Dessa anläggningstillgångar, cirka 8 st, har helt förvärvats av bidrag, så enligt den regeln skulle det inte finnas någon avskrivningsunderlag, då de helt är förvärvade av bidrag. Men lite galet och orättvis bild visst om hela bidraget redovisas i resultaträkningen, men endast 1/9 av kostnaden finns med där, bättre resultat än vad vi egentligen borde ha haft. 

Du får gärna förklara arbetsgången för inventarieinköp igen med hela konteringar för a-d, är det den processen du tycker vi borde köra på i vårt fall med bidraget? Finns det något ytterligare alternativ? Kan man föra om bidraget från 391x till 207x, och sedan när avskrivning sker och kostnad uppstår, då flyttar man motsvarande belopp från 207x till 391x och intäkt tar ut kostnad, eller blir det tokigt? Periodisera bidraget över anläggningstillgångens nyttjande period över 7-8 år, kostnad tar ut intäkt i slutändan, fast över flera år. 

Känner att det är ett stort aber att få till det här med att minska anskaffningsvärde när tillgångarna redan är igång, hur man ska justera det retroaktivt för året 2025. Eller får jag på något sätt ta bort dem och sen lägga till dem igen i anläggningsregistret. Fylla i anskaffningsvärdet men typ ange samma summa på avskrivning, på så sätt finns tillgången med i balansräkningen och i anläggningsregistret men ingenting att skriva av då den är bidrags finansierad. Och därmed blir bokfört restvärde egentligen för lågt då tillgångarna egentligen har ett värde på 9/10 av bidraget, men fortfarande med på saldot på 1250.

Hmm, vad tror du?

Tusen tack för all din input och support! Har du någon mejl också att nå dig på om det krisar efter arbetstid innan bokslutet stänger? :S

Tack på förhand, ser fram emot svar.

Mvh B4ld3r

[LW - In Blue Accounting]

Upprättar ni årsredovisningen enligt K2 eller K3-reglementet?  Jag har nämligen utgått från något annat. Är det uttryckt att pengarna ni fått är direkta investeringsbidrag per inventarie?

Om du upplever att det inte står rätt till med anläggningsregistret, tar vi och fixat det nu. Vi gör så nu, att vi utgår från att ni får investeringsbidrag från kommunen, att ni använder K2- eller K3-reglementet och att ni skriver av på 8 år. Jag tycker nu - jag har ändrat mig, jag fick en idé - att vi namnändrar konto 1258 till "Nedskrivning, investeringsbidrag" och använder det, så att inventarierna finns kvar i orört läge men att vi gör en nedskrivning av värdet på eget konto. I och med namnbytet ser vi direkt att det handlar om investeringsbidrag! Vad tror du om det?

Ni köper in ett inventarium  för 100 000 kr:

Debet 1250:          100 000 kr

Kredit 2440:         100 000 kr

Ni får ett investeringsbidrag på 9/10-delar av detta och bokar då:

Debet 1930            90 000 kr

Kredit 1258           90 000 kr    Namnbyte: Nedskrivning, investeringsbidrag

• Kvarvarande summa - 10 000 kr - ska skrivas av med 1/8-del per år:
• 8 x 12 = 96 månader = 10 000 / 96 = 104:17 per månad x 12 = 1 250 per år

Bokas:

Kredit 1259:            104:17 per månad

Debet 7835:             104:17 per månad

eller

Kredit 1259:          1 250:00 per år

Debet 7835:           1 250:00 per år

De inventarier som helt förvärvats med bidrag, blir då:

Inköp:

Debet 1250:          100 000 kr

Kredit: 2440:        100 000 kr

Bidraget kommer in:

Debet 1930:          100 000 kr

Kredit 1258:         100 000 kr

Ingen avskrivning sker, men själva inventarierna finns kvar i anläggningsregistret tills de skrotas. Inventarierna har ett värde för er i föreningen, värdet syns, och det framgår också att ni fått bidrag för inköpet. Ha!! Där fick vi till det. Då får vi en rättvis bild över hur det ser ut på riktigt, vi har minskat värdet bokföringsmässigt och vi har gått efter stadgarna.

Är det så att du behöver ta ett övergripande grepp om nedskrivningarr och avskrivningar, behöver du skriva ner från åtta år tillbaka i tiden och fram till nu (lite beroende på hur det ser ut och på magkänslan), vad som köpts in, hur mycket som finns kvar, vad som kommunen sponsrat till 90% och hur mycket avskrivningar det ska finnas kvar. Man gör detta förslagsvis i Excel för enkelhetens skull. Det är så många parametrar. Jag som är van att arbeta i Excel, kanske det tar en dag att fixa till det här ifall jag har alla underlag. Är man däremot inte van tar det längre tid. Är det så att du vill ha en övergripande justering av det här och inte hinner med på något sätt, kan jag hjälpa dig, men tyvärr känner jag att det blir lite för omfattande att göra helt gratis.

Du ville ha min e-mail, här kommer den: lena.m.wahlberg@outlook.com

Mvh Lena