I det här inlägget vill jag berätta mer om programdelen för att hantera dina e-fakturor och underlag från Spiris Scanner - nämligen Inläsning underlag. Vi vill att du ska arbeta med hanteringen av e-fakturor och underlag från ett och samma ställe, på så sätt får du en bättre överblick över dina underlag.   När det finns en e-faktura att hantera får du information om det via notifieringar i sidopanelen till höger samt längst upp i leverantörsfakturalistan genom en gul informationslist.        När det gäller underlag från Spiris Scanner får du information via informationslisten under Bokföring - Verifikationer eller Inköp - Leverantörsfakturor, beroende på om det är ett kvitto eller faktura.    Klickar du på Visa kommer du in i den delen Inläsning underlag.  Här inne ser du alla dina e-fakturor och underlag som är ohanterade och kan läsas in för att bli en leverantörsfaktura eller verifikation.  Det finns 3 olika statusar ett underlag kan ha: Rött kryss: underlaget behöver åtgärdas för att kunna läsas in. Gul triangel: innebär att det finns åtgärder att göra, men en varning är inget som stoppar möjligheten att läsa in underlaget och skapa leverantörsfaktura/verifikation. Det som inte åtgärdas här, kan istället åtgärdas på den skapade leverantörsfakturan/verifikationen. Grön bock: innebär att det inte finns något att åtgärda och underlaget går att läsa in.     När du markerar ett underlag i listan så kommer du även se underlaget till höger i programmet och kan kolla på det samtidigt som du kompletterar med eventuella uppgifter. Klickar du på det så kommer det också öppnas upp antingen i ett bildprogram eller som en pdf.     I Inläsning underlag kan du göra följande ändringar:  Välja/byta leverantör Lägga till verifikationstext Ändra underlagstyp (leverantörsfaktura eller verifikation) Byta fakturadatum/betaldatum Göra klart konteringen av bokföringskonton. Antingen via konteringsmall eller att manuellt plocka kontona.  Kolla på underlaget När du läser in dina markerade underlag kommer leverantörsfakturor och verifikationer att skapas med automatik utifrån uppgifterna du lagt in. Vill du att din leverantörsfaktura ska vara helt klar så bocka även i Markera inläst leverantörsfaktura som attesterad under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp så blir den även attesterad vid inläsningen. Kika också gärna på våra filmer Inställningar för att ta emot e-fakturor och Läs in e-fakturor. ... Visa mer

Ingående balanser är de saldon som du har på dina balanskonton vid bokföringsårets början. Dessa uppgifter kommer från vad kontona hade för värde vid föregående års slut, det vill säga de utgående balanserna.   När du skapar ett nytt bokföringsår i Administration förs de ingående balanserna över med automatik. Hur blir det om du gör någon ändring i det gamla året? Du behöver inte längre tänka på att uppdatera de ingående balanserna manuellt när en förändring skett på det gamla bokföringsåret för det sker med automatik. Du hittar inställningen under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter och Överför UB till IB automatiskt. Funktionen går att stänga av om du vill fortsätta med att uppdatera de ingående balanserna manuellt.   Vill du ange de ingående balanserna manuellt kan du självklart göra det och även det görs under Bokföring - Ingående balans. Men istället för att använda Överför UB från föregående år knappar du själv in siffrorna på respektive konto. Du registrerar allt som ska läggas in i Debet utan minustecken och allt som ska läggas i Kredit med minustecken. När alla de ingående balanserna är inlagda ska summan för företaget totalt vara noll.    Vill du spara ner vyn du ser under Bokföring - Ingående balans väljer du att högerklicka på tabellen och Kopiera/Exportera tabellinnehåll och sedan tar du Exportera till fil. Här kan du också ta bort någon kolumn om den inte är relevant för just ditt företag.  ... Visa mer

I Administration kan du arbeta med attest av leverantörsfakturor på en grundläggande nivå. Här går vi igenom dels hur du arbetar med attestering direkt i Administration, men även tips på hur du kan arbeta om du har större behov av attestering på fler nivåer.   För dig som inte arbetar med attest: Arbetar du inte alls med attest finns det en inställning som underlättar genom att alla registrerade leverantörsfakturor automatiskt blir markerade som attesterade. Du hittar den under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp: Inställningen gör att du inte behöver markera manuellt i Attesterad på leverantörsfakturorna om du ändå inte arbetar med attest i ditt företag.   För dig som arbetar med enklare attestering av leverantörsfakturor: I Administration sker attestering i ett steg. Du kan alltså endast styra om fakturan ska vara attesterad eller inte. Du markerar detta längst ned på fakturan:   På leverantörsfakturorna kan du ange vem som är attestansvarig i fältet Attest: Som standard hämtas den person som är inlagd som attestansvarig under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Inköp.    Vill du ändra attest på fakturan kan du välja en annan person i listan här. Du kan enkelt lägga upp nya attestansvariga via Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Referens/ Attest. Det är då viktigt att personen är markerad för just Attest: Det är bra att ha rätt namn för attest inlagd på respektive faktura, på så sätt har du koll på vem som ska attestera.   Jag vill även tipsa rapporten som gör det enklare när du går igenom dina ej attesterade leverantörsfakturor. Rapporten heter Attestrapport och du kan ladda ner den från vår hjälp: Rapporter för nedladdning. Du hittar rapporten under rubriken Ej attesterade leverantörsfakturor där du även ser hur du läser in den till programmet. Rapporten visar de leverantörsfakturor som ännu inte är attesterade samt vem som är attestansvarig för dessa. Självklart kan du göra urval på rapporten om du endast vill se leverantörsfakturor som har en specifik person som attestansvarig.    För dig som har behov av utökade attestmöjligheter: Vi samarbetar med Rillion One som har en tjänst för scanning, tolkning och attest via Rillion One Invoice. En integration från Rillion One till Administration kan därför vara lösningen för dig som har större behov av attest än den hantering som finns i Administration idag. Låter detta intressant? Läs mer samt se en kort film om tjänsten via hemsidan. ... Visa mer