Både elektroniska och pappersfakturor

[Fd medlem]

Vi har för avsikt att gå över till elektronisk fakturering, men har kunder som inte vill/kan ta emot det, utan vill ha pappersfakturor. Kan VISMA SPCS hålla isär detta då vi fakturerar? Går det elektronisk faktura till kunderna som accepterat detta och pappersfaktura till de som tackat nej? Vi har lagt in mejladressen för fakturering under flik 3/Faktura/Kontakt. Är det riktigt?

[Fd medlem]

Hej!
Med elektronisk fakturering, menar du att mejla den till kunderna då eller skicka via eFaktura/EDI? Och pappersfaktura skriver du ut och skickar själv, som fysisk post eller skickar du den via mejl? Bara så jag är helt förstår din frågeställning.

[Fd medlem]

Hej, jag menar mejla fakturan och skicka pappersfakturan med post.

[Fd medlem]

Okej, då förstår jag bättre hur du menar.

För att ställa in att faktura ska mejlas till kund börjar du med att ange deras e-postadress i kundregistret under flik 1. Grunduppgifter. Gå vidare till flik 3. Sms/e-post och bocka i nedtill vilka dokument du vill skicka via e-post till kunden.

När du sedan skriver ut dina dokument, i det här fallet fakturor, kommer programmet känna av att de här kunderna ska få fakturorna via e-post. I utskriftsdialogen klickar du på knappen E-post så skapas mejlen till dessa kunder med fakturorna bifogade som pdf-filer.

Som standard öppnas mejlen så du ser dem och har möjlighet att redigera innan du själv väljer att klicka på Skicka i varje mejl. Vill du slippa det steget kan du i utskriftsdialogen välja bort detta genom att bocka i rutan E-post: Skickas utan att öppnas för redigering.

För att sedan skriva ut de fakturor som ska skickas fysiskt klickar du på Skrivare i utskriftsdialogen istället.

[Fd medlem]

Ok, så långt är jag med. 🙂
Men ... om kunden har en mejladress för ordererkännande, en för fakturamottagning o s v? Jag har testat en variant och mejlat fakturan separat, men vet inte om jag gjort rätt.

[Fd medlem]

Om du vill kunna skicka till olika adresser beroende på vilket dokument det gäller gör du inställningarna för detta inne på kunden och flik 3 Sms/e-post. I kolumnen Använd väljer du vilka uppgifter du vill utgå ifrån.

Kunduppgifter innebär att du skickar till e-postadressen du lagt in på flik 1. Grunduppgifter.
Kontakt innebär att du kan välja vilken av dina kontakter på kunden du vill skicka till. Du kan lägga upp hur många olika kontakter du vill och sedan kopplar du önskad kontakt till de olika dokumenten.
Er referens innebär att du skickar till den e-postadress som ligger inlagd på kontakten du har valt som kundens referens på flik 1. Grunduppgifter.

När du sedan har skapat dina olika dokument och ska skicka dem via mejl trycker du på knappen E-post i utskriftsdialogen så skickas de enligt inställningen du har gjort på kunden.