Visma leverantörsfaktura reject i Hogia approval

[A_ ITchefen]

Vi har skapat en helt vanlig leverantörsfaktura i Visma admin 2000 med kundens kontakts namn i Er referens och kundens ordernummer i Ert ordernummer.

Vi får tillbaka fakturan från BGC Stockholm eftersom Hogia approval inte kan läsa in fakturan utan måste ha kundens ordernummer i fältet "Er referens". SUCK.

Hur ska vi göra för att få betalt av kunden som skyller på att Hogia inte kan läsa annat fält än er referens? Er referens i Visma är fältet man hårdkodar in kundens olika kontaktpersoner och mailadressen för epostfaktura och annat, INTE ordernummer...

Någon mer med samma problem?

Har Visma kontakter på Hogia som kan lösa detta??? Jag har mer info om kontaktpersoner etc som kan får via separat mail.

[KenArd]

Hej A, ITchefen,
Menar du inte kundfaktura om det är en kund som ska betala?

Om det är så så är det naturligtvis kunden som måste anpassa sina program så att dom kan läsa informationen, det kan aldrig bli leverantörens ansvar att bygga om mallarna i sitt program.

Vilket är enklast? Att 723 leverantörer bygger om sina fakturamallar eller att kunden ser till att dom kan ta emot information i sitt enda program?

Eller ska du meddela alla dina leverantörer att du bara kan betala fakturor med teckensnitt Bangla Sanam kursiv 10,3? 😉

MVH

Kenneth

P.S Det här är inget officiellt Visma svar jag är bara en i forum mängden.

[A_ ITchefen]

Hej
Jovisst är det en kundfaktura såklart (levde mig in i kundens roll lite för mycket där)...

Jag håller med, men får höra att det bara är vi i hela världen som inte tänker skriva ordernummer/refnummer i fältet Er referens.

Jag hoppas att vår kund får hjälp av Hogia att lösa denna felprogrammering när de tänker referens som ordernummer/projektnummer/referensnummer och väljer fältet för referens = kontaktperson att leta i istället för "Ert ordernummer" som vore mer riktigt.

[Fd medlem]

Hej!

När fakturor ska läsas och hanteras maskinellt för att sedan med automatik matchas och kopplas till t.ex inköpsorder, personer, enheter etc. i mottagarens ekonomisystem, är det vissa fält och element som måste styra detta. 

Precis som vissa e-faktura mottagare kräver att man anger en korrekt beställareferens/referenskod på fakturan.

Detta medför att det ligger ett ansvar på mottagaren att tydligt förmedla till sina leverantörer vilken information som fakturan måste innehålla för att den ska kunna behandlas.

Vi har varit i kontakt med Hogia och fått svar på att deras system endast tolkar och matcha att fakturorna har korrekt informationen i fältet Er referens. Jag håller med om att valet av fält inte stämmer överens om dess innehåll, men en förklaring kan vara att alla ekonomisystem på marknaden inte har specifikt fält för ordernummer. 

Med vänlig hälsning 
Emanuel.T