Bokföra Google Workspace-faktura i EUR med omvänd moms och matcha mot bankhändelse i SEK

[VictorHS]

Hej!

Jag kör faktureringsmetoden i Spiris och försöker bokföra en Google Workspace-faktura från Google Cloud EMEA Limited.

Fakturan är utställd i EUR:

• Fakturabelopp: 4,96 EUR
• VAT: 0%
• Text på fakturan: “Services subject to the reverse charge - VAT to be accounted for by the recipient”
• Leverantör: Google Cloud EMEA Limited, Irland

Bankhändelsen är däremot dragen från mitt svenska företagskonto i SEK:

• Bankhändelse: -54,70 SEK

Jag har förstått att detta ska bokföras med omvänd moms, alltså ungefär:

• Kostnad IT-tjänster
• Beräknad utgående moms 25%
• Beräknad ingående moms 25%
• Ingen debiterad moms på fakturan

Min fråga är:
Ska leverantörsfakturan i Spiris registreras i EUR med 4,96 EUR och sedan matchas mot bankhändelsen på 54,70 SEK med valutakurs/kursdifferens, eller bör jag registrera fakturan direkt i SEK enligt bankens dragna belopp 54,70 SEK?

När jag försöker matcha leverantörsfakturan mot bankhändelsen verkar Spiris vilja matcha 4,96 mot 54,70, och då blir det ett belopp kvar att stämma av. Hur är det tänkt att detta ska hanteras korrekt i Spiris?

[Tinna Gunnarsson]

Hej @VictorHS 

Du har tänkt helt rätt kring den omvända momsen — det hanterar du smidigast genom att använda rätt utgiftskonto/artikel för inköp av tjänster från EU, så att momsraderna (in och ut) skapas per automatik.

Gällande din fråga om registrering och matchning, så här är det tänkt att fungera i Spiris:
 

1. Registrera leverantörsfakturan i EUR

Registrera leverantörsfakturan i originalvalutan, alltså 4,96 EUR. En leverantörsfaktura från ett annat land registrerar du på samma sätt som en svensk — enda skillnaden är att du anger beloppet i den valuta som står på fakturan. Spiris räknar därefter automatiskt om beloppet till SEK i din bokföring, baserat på det fakturadatum du anger.

2. Rätt matchning mot bankhändelsen

Anledningen till att Spiris försöker matcha 4,96 mot 54,70 är att bankhändelsen just nu tolkas som en vanlig svensk SEK-betalning. För att kopplingen ska bli rätt behöver du aktivera valutafunktionen på själva bankhändelsen.

Gör så här under Kassa- och bankhändelser:

• Klicka på bankhändelsen på -54,70 SEK och välj Ändra bankhändelse (om händelsen kommit in automatiskt från banken). Alternativt skapar du en Ny bankhändelse från ditt kontoutdrag.
• Leta upp och markera kryssrutan för Utlandsbetalning.
• I fältet Belopp ska det faktiska SEK-beloppet som banken drog stå, alltså -54,70.
• I menyn Utländskt belopp och valuta väljer du valutan EUR och fyller i fakturabeloppet -4,96.
• Har banken tagit ut en specifik, separat bankavgift kan du fylla i den i fältet för bankavgift. Är avgiften inbakad i totalsumman lämnar du det tomt.
• Klicka sedan på Matcha.
• Välj bokföringshändelsen Betalning av leverantörsfaktura och markera din Google-faktura i listan.

När du gör på det här sättet förstår Spiris att 54,70 SEK var exakt vad de 4,96 euron kostade dig. Fakturan prickas då som fullbetald, och kursdifferensen räknas ut och bokförs automatiskt åt dig i bakgrunden. Inget restbelopp lämnas kvar att stämma av.

Behöver du ytterligare hjälp med det här rekommenderar jag att du ringer supporten på 0470-70 60 00 så visar vi dig gärna steg för steg.

[VictorHS]

Hej Tinna,

Jag har gjort enligt stegen ovan: ändrat bankhändelsen till Utlandsbetalning, med -54,70 SEK som draget belopp och -4,96 EUR som utländskt belopp/valuta.

Leverantörsfakturan från Google Cloud EMEA Limited ligger bokförd och obetald på 4,96 EUR med omvänd moms.

Men när jag går till Matcha → Betalning av leverantörsfaktura är listan för leverantörsfaktura tom, så jag kan inte välja fakturan.

[Tinna Gunnarsson]

Hej @VictorHS,

Vad tråkigt att det strular, men vi ska säkert kunna hitta anledningen till varför fakturan inte dyker upp i listan. När en bokförd leverantörsfaktura inte syns vid matchning brukar det oftast bero på någon av följande orsaker:

1. Fel valuta på leverantörsfakturan
Detta är den vanligaste anledningen. Även om du har skrivit in beloppet 4,96, är det lätt hänt att valutafältet av misstag låg kvar på SEK när fakturan registrerades. Om systemet tror att fakturan är på 4,96 SEK döljs den automatiskt när du försöker matcha mot en utlandsbetalning i EUR.

Så här kontrollerar du det: Gå till Inköp - Leverantörsfakturor, klicka på din Google-faktura och se efter vilken valuta som står angiven. Om det står SEK behöver du kreditera eller makulera fakturan och registrera den på nytt med EUR som valuta.

2. Sökfilter eller datumintervall
Ibland kan fakturan döljas på grund av att datumet på bankhändelsen ligger före fakturadatumet, eller på grund av ett förinställt sökfilter i matchningsvyn.

Så här gör du: Prova att rensa eventuella filter i matchningsfönstret eller sök manuellt på fakturanumret eller beloppet 4,96 i sökrutan.

3. Inställning på leverantören
Det kan också vara bra att kontrollera hur leverantören är upplagd i ditt register.

Så här gör du: Gå till ditt leverantörsregister, klicka på Google Cloud EMEA Limited och säkerställ att EUR är vald som standardvaluta för leverantören.

Om du har kontrollerat ovanstående punkter och fakturan fortfarande inte visas är du varmt välkommen att ringa vår support på 0470-70 60 00 så kan vi titta på det tillsammans och lösa det på plats.
 

Hoppas att detta hjälper dig vidare!