Hej @Veronica-Gbg
Vad roligt att ni vill effektivisera ert flöde genom att bifoga rapporter direkt vid faktureringen. Det brukar vara väldigt uppskattat av kunder.
Här kommer svaren på dina frågor om hur det fungerar praktiskt i Spiris:
Var sparas rapporten?
Rapporten skickas med till kunden och sparas som en bilaga på själva kundfakturan i Spiris (den sparas däremot inte på den tillhörande verifikationen). I listläget över dina kundfakturor ser du ett litet gem vid de fakturor som har en bilaga, och du kan enkelt klicka upp fakturan för att titta på rapporten i efterhand.
Åtkomst för revisor och behöriga användare
Ja, så länge en användare eller revisor har en behörighet i Spiris som ger dem tillgång till kundfakturor, så kan de utan problem öppna och se den bifogade rapporten.
Export av bokföringsmaterial
- Standardexport (SIE-fil): Bilagorna följer tyvärr inte med om du gör en vanlig export av en SIE-fil. Den bästa lösningen för revisorn är att du ger dem ett eget revisorsinlogg. Då får de en läsbehörighet och kan själva logga in och se all information och alla bilagor direkt i programmet.
- Vid avslutat avtal: Om ni i framtiden skulle avsluta ert avtal med oss kan ni göra en "Export av företagsuppgifter". Då inkluderas bilagorna i PDF-filerna för kundfakturorna.
- Vid eventuell skattekontroll: Skulle ni råka ut för en revision från Skatteverket kan vi på Spiris hjälpa till att plocka ut informationen åt er, mot att ni visar upp ett intyg från Skatteverket som bekräftar revisionen.
Begränsningar att hålla koll på
Det går jättebra att bifoga rapporter till samtliga kundfakturor, så länge du håller dig inom dessa tekniska ramar:
- Filen måste vara i PDF-format.
- Du kan bifoga maximalt 4 filer per kundfaktura.
- Den totala storleken för bilagorna får vara högst 9,5 MB per faktura.
Hoppas att detta ger er en bra bild av hur ni kan lägga upp ert arbete framöver och att du får en fin sommar såklart 🌼
