Inköp och vidarefakturering i AB

[Dap123]

Jag jobbar med en kund. Jag gör en hel del inköp till kunden just som jag sedan ska fakturera honom för.

Det handlar om exempelvis möbler, hyllor, diverse ventilationstillbehör, innerdörr med karm osv. Jag har ingen verksamhet där jag köper in varor och säljer vidare, detta är därför en lite ovanligare företeelse. 

Hur bokför jag inköpen? Är det som inköp av varor, förbrukningsmaterial eller något annat?

Hur fakturerar jag materialet vidare? Måste det faktureras på något speciellt sätt?

[LW -60]

Jag staplar upp det hela lite:

Du har en kund som du gör inköp åt och dessa inköp ska du vidarefakturera.

I verksamhetsberättelsen för DITT företag ingår inte köp och sälj i den här formen som det blivit med denna kund.

1. Ett alternativ är att du lägger in kostnaderna för inköpen på ett specifikt kostnadskontokonto just för dessa inköp och när du fakturerar hamnar intäkten på ett specifikt intäktskonto det också, så man ser att det hela tar ut varandra. Summan för inköpen skall vara identisk med summan för den utfakturerade summan.
2. Ett annat alternativ är att alla inköp som du gör för denna kund, konteras mot ett avräkningskonto som sedan regleras med en betalning från kundens sida utan att faktura gått ut, för du har bara gjort ett tillfälligt utlägg. Det här kräver nästan att man arbetar i Excel.

I vilket fall som helst, behöver du ett avtal som reglerar hur detta ska gå till. Det kan nämligen bli en tvist om ifall detta är utlägg du haft eller om du gjort regelrätta inköp som  du sedan av en slump velat sälja vidare till denna kund, men som han helt plötsligt inte vill ha och vägrar ta emot. Tänk dig för här, så du inte råkar ut för något obehagligt! Frågan som poppar upp i mitt huvud är varför han inte själv kan betala sina grejor direkt. Jag vill ju inte att du ska stå där med ett dyrt lager som han vägrar betala dig för om han inte har några pengar!  Han kan säga att han inte alls beställt det du köpt in! Tänk dig för ordentligt här, så du inte hamnar i en jäkla sits!! Egentligen skulle du begära att få ett förskott på utläggen för detta!!

Alternativ a:

I det här fallet använder du dig av resultatkonton. När du fakturerar, skapar du en artikel som direkt pekar mot ett resultatkonto, 3051. Du fakturerar med moms och kallar det hela "Inköp för X räkning". Det konto du ska aktivera på intäktssidan är alltså 3051 om det inte är aktiverat ännu. 

Du skapar en artikel för utfakturering som heter Inköp för vidarefakturering för kunds räkning och kopplar konto 3051 (det går med automatik utan handpåläggning). Sedan när du fakturerar, använder du artikeln och då kommer intäkten att hamna mot konto 3051 automatiskt.

• Artikel skapar du under: Försäljning -> Artiklar -> Ny artikel, sedan väljer du Artikelnummer: 3051 som namn på artikeln (så det blir samma artikelnummer som kontonummer). Under "Försäljningsinformation" ska artikelkonteringen vara "Varor 25% moms".
  
  
• Inköpen blir enklare; fakturorna du  får, konterar du i debet på  konto 4000. Du kan under Inställningar -> Kontoplan välja konto 4000 och ändra namn på det hela om du vill, till "Inköp av varor till kund X, vidarefakturering". Fakturan du får, eller verifikatet du gör på inköpet ska i debet alltså vara konto 4000. Momsen ska ligga på konto 2641.

Alternativ b:

• Du köper in en vara. Kostnaden lägger du på ett balanskonto, konto 1681 (utlägg  för kunder).
• I Excel lägger du upp en lista på vad du köpt in 
• Du presenterar listan för kunden och begär att kunden betalar in pengarna till ditt bolag.
• När pengarna kommer in, motkonterar du konto 1681, så att din fordran på kunden försvinner.
• Du kan även använda konto 1681 ifall kunden ger dig ett förskott på pengarna du ska köpa varor för

Som jag ser det i det här fallet, är alternativ a  det som är mest gångbart om det handlar om en omfattande operation med mycket pengar inblandat; jag kan tänka mig att en revisor eller att Skatteverket skulle tycka alternativ b är lite för mycket "hejbaberiba". Därför är det också av yttersta vikt, att du har ett avtal med kunden som stipulerar exakt ditt uppdrag i det här fallet, att du ska köpa in produkter till din kund. Rätt som det är kommer Skatteverket farande och då måste man ha alla sina papper i ordning och bokföringen måste vara i bästa skick. Det ska inte vara en uns tvekan till vilket ditt uppdrag är eller hur förfarandet ska ske. ALLT måste vara up to date och allt måste stämma på öret!

Handlar det hela däremot om några enstaka händelser, få inköps- och försäljningstillfällen, där inte så mycket pengar är inblandade och där det inte är en kontinuitet av inköp och försäljning, är alternativ b enklare för alla. I princip  gör du ett utlägg för inköpen åt någon annan.

Men jag vill att du tänker dig för, så att du inte råkar illa ut. Jag ser en stor röd flagga framför mig. Jag gillar inte att du gör stora inköp utan säkerhet. Återigen: tänk  dig för!!!

Mvh Lena

[Dap123]

Tack för ett väldigt utförligt svar. Detta handlar om enstaka tillfällen. Jag har gjort 3st inköp på sammanlagt ca 15.000kr inkl moms. Jag har betalat med kort och ska bokföra in kvittona i mitt AB (som är nystartat och då mitt nya bankkort inte kommit ännu så ska det läggas in som ett utlägg i Spiris).

Gällande risken med kunden så är jag inte särskilt orolig då det är en kund som jag känner till sedan tidigare. Anledningen till att jag gör dessa inköp är att det är ett stort arbete där han jobbar väldigt mycket övertid och jag i min tur åker förbi ett större handelsområde på väg till arbetsplatsen. Men jag uppskattar din omtanke.

Det kanske blir ett eller två inköp ytterliggare. Vilket av alternativen skulle du rekommendera då du nu har fått grepp om summor och omfattning?

[LW -60]

Jag funderar under natten!

Vi hörs i morgon

Natti, natti!

[Dap123]

Tack så mycket.

Kunden förväntar sig att jag fakturerar honom för inköpen. Rent spontant så tycker jag att alternativ A låter passande. Är det så att det måste stämma på öret gällande summan som jag köpt in materialet för kontra summan som jag fakturerar kunden?

Då jag inte fått bankkortet till mitt AB ännu så är inköpen gjorda med kortet kopplat till min enskilda firma. Där har jag bokfört inköpen på 2013 övriga egna uttag då köpen inte gäller den enskilda firman. Jag har därefter skickat kvittona till mitt AB via Spiris Scanner. Så om vi kör på alternativ A så mottar jag väldigt gärna en tydlig uppställning på hur jag bokför dessa kvitto enligt förutsättningarna ovan. 

Jag ska även tillägga att jag bokför enligt kontantmetoden, ifall det gör någon skillnad.

[LW -60]

Om faktureringen måste stämma på öret? 

Svar: nej:

Jag tycker bara att du inte ska gå back. Du gör kunden en administrativ tjänst som jag tycker du ska ta betalt för. Du har omaket med inköp och transport, så jag tycker att du ska debitera mer än vad du köpt in det hela för. Att jag initialt skrev att det skulle stämma på öret, var väl mer att du skulle ha fullständig koll över kostnaderna ihop med att om upplägget skulle bli mer av "utläggskaraktär" att man lägger ut åt någon för inköpen i stället för att ha det som en riktig "tradingaffär" så ska man ju vara juste att visa kvitton att det här har jag lagt ut åt dig. Men som det verkar, så tror jag det lutar åt att det är bättre att du gör en riktig affär av det hela, att du lägger på så att du får betalt för besväret också, precis som i alla andra affärssammanhang.

• Du har exemplariskt bokat det hela i din enskilda firma!

Jag ska försöka att göra en tydlig beskrivning. Jag byter konton nu, så bli inte förskräckt...

Kostnadskonto 4500, kontroll att det är aktivt:

• Gå till Inställningar -> Kontoplan
• Kolla att konto 4500 är aktivt

(Är kontot inte aktivt, klicka på "Visa även inaktiva poster", klicka på det klickbara kontonumret och aktivera där inne)

Överkurs:

• (Klicka på kontonumret och) byt namn på det till "Inköp till kund NN" eller det som passar dig.
• Spara längst ner på gröna knappen

Då har vi klarat av kostnaderna för dina inköp. Nu kommer vi till försäljningen.

Försäljningskonto 3590, kontroll att kontot är aktivt

• Stå kvar där du står, inne under ”Kontoplan”
• Skriv 3590 i rutan upptill. Observera att detta konto kommer debitera 25% i moms

Överkurs:

• Klicka på kontonumret och byt namn på det till "Försäljning till kund NN" eller det som passar dig.
• Spara längst ner på gröna knappen

Skapa en artikel till försäljningen:

• Gå till Försäljning -> Artiklar ->Ny artikel:

• Fyll i det som är passande och som ska stå som beskrivning av artikel:

• Spara längst ner på den gröna knappen

Skapa kundfaktura

• Gå till: Försäljning -> Kundfakturor -> Ny kundfaktura

• Här skapar du din faktura som vanligt. Det som är bra, är att du kan gå in på ”Benämning” och fylla i vad det är för produkt du sålt. Det behöver alltså inte stå på fakturan att det är en försäljning till kunden utan du kan byta namn på faktureringsraden.

• Efter det går du längst ner till höger och väljer på den gröna knappen om du ska Skapa en PDF eller hur du vill göra.

• Jag använder själv faktureringsmetoden och är lite osäker på hur programmet hanterar fakturorna när man jobbar med kontantmetoden, så jag frågade AI-assistenten. Fick följande svar:

Ett svar till från AI:

Lycka till!

Mvh Lena