Att börja arbeta i ett nytt system är roligt, men kan också kännas omfattande. Vi vill såklart visa dig alla fina funktioner i programmet på en gång, men vi förstår också att man behöver ge det tid och ta det en sak i taget. Spara gärna denna så att du kan återgå till det allt eftersom du landar i ditt nya system, så att du inte riskerar att missa någonting!
Innan du sätter igång:
Gör en plan för uppstarten
Saker som är bra att fundera över är exempelvis:
Vad vill du ha ut av programmet, vilka är ditt företags behov? Ska ni endast registrera intern tid? Ska ni ta ut löneunderlag? Vill du skapa fakturaunderlag som du sedan kan föra över till ditt ekonomisystem? Dessa frågor är bra att ha med sig när det sedan är dags för dig att sätta upp systemet. Vad ska respektive användare få tillgång till?
Vilken tidsplan har du? Det är alltid bra att avsätta tid till att sätta upp systemet på ett korrekt sätt, lära känna programmet och utbilda dina kollegor. Det även bra att fundera över tidsplanen så att det inte blir stressigt att hinna med allt på en gång.
Vi hjälper dig igång? Vi har ett uppstartssamtal på 1 timme där vi går igenom dina och ditt företags specifika behov, för att sätta upp tidsystemet på bästa sätt. Därefter bestämmer du hur mycket utbildning som behövs framöver.
Testa systemet
När du skapar ett konto i Tid & Projektplanering levererar vi det med testdata. Tanken är att du fritt ska kunna prova alla funktioner och även få inspiration till hur vi rekommenderar att du sätter upp det.
I uppstarten:
Det är dags att sätta upp systemet! Tid & Projektplanering är ett flexibelt som kan både göras väldigt stort och väldigt avskalat. Det är därför en bra idé att ha funderat igenom vad ni vill få ut av det.
I våra avsnitt för kom igång går vi igenom vad du bör tänka på.
Vill du ha stöd genom hela processen? I samband med ditt uppstartssamtal kan du boka in mer tider med en av våra specialister som ger dig tips och råd anpassade till just ditt företag. Antingen kan du som administratör ensam vara med, men även flera från företaget kan delta. Kanske vill du att din byrå ska vara med på uppstarten om ni ska samarbeta
Utbilda dina medarbetare
Du som administratör kan stötta dina medarbetare genom att ge dem en genomgång i hur de gör registreringarna. Arbetar dina kollegor utanför kontoret kan det vara bra att kontrollera så att de laddar ner appen, att de förstår hur den fungerar och hur de enklast gör sina registreringar.
Under första månaden
Första lönekörningen
Första månaden är avklarad och det är dags att skapa lön! Innan alla medarbetare kommit in i sina rutiner kan det vara bra att hålla lite extra koll på att de vet vad de behöver göra vid månadsskiftet:
Alla medarbetare: Behöver se till att alla tider och utlägg finns registrerade samt låsa sina tidsregistreringar.
Attestansvariga: Personerna som har attestansvar behöver attestera tiden och eventuella utlägg för sina medarbetare. I detta användartips ger vi en genomgång i attestmodulen vilket kan vara bra att dela med alla som har ett attestansvar.
Administratör/löneansvarig: När alla tider och utlägg är attesterade är det dags för dig att skapa löneunderlaget som du sedan för över till ditt lönesystem. I Skriv ut/exportera löneunderlag kan du läsa om hur du tar ut löneunderlaget.
Första faktureringstillfället
Antingen skapar du faktureringsunderlagen löpande under månaden, men det är vanligt att man gör faktureringen en gång i månaden. När du ska skapa fakturor behöver alla tider som ska faktureras vara attesterade. I Skapa fakturaunderlag förklarar vi hur du skapar ditt fakturaunderlag. Är det några frågor har vi samlat de vanligaste frågorna i Fakturering - Vanliga frågor.
Medarbetare som är projektledare kan fakturera sina egna projekt om du som administratör gett dem denna behörighet. Är det så att projektledarna ska fakturera sina egna projekt är det därför bra att dela ovan information med dem.
Tips på saker att se över när du landat:
När du arbetat en tid med de grundläggande funktionerna finns det fler saker du kan upptäcka i som kan hjälpa dig och effektivisera ditt arbete.
Uppföljning/ gruppering/etiketter
Uppföljning är en viktigt del i arbetet med projekt. Det är därför bra att kontrollera vilka rapporter som kan hjälpa dig och dina kollegor. Har du några frågor vår du gärna kontakta oss på supporten. Du kan skapa etiketter för exempelvis användare, projekt och kontakter, detta kan underlätta för dig när du ska göra urval i listlägen eller i rapporter. Du kanske vill göra urval på användare som har en viss behörighet? Då är det perfekt att använda sig av etiketter för detta! Läs mer i Etiketter.
Vill du ha bättre uppföljning av din budget och vad som bokförts på projektet? I Tid & Projektplanering finns det utökat stöd för ekonomisk uppföljning av budget, läs mer i Arbeta med ekonomisk uppföljning.
Hjälpmedel för att effektivisera
Det finns tilläggstjänster som kan hjälpa dig att effektivisera och digitalisera ditt arbete. Läs om dessa för att se om de skulle passa ditt arbetssätt:
E-signering - Skicka dina dokument snabbt, enkelt och digitalt för signering via vår smarta signeringstjänst.
Kvittotolkning- Underlättar för dina medarbetare som registrerar kvitton tack vare tolkningen av kvittot. Sparar tid och minskar risken för felregistreringar.
Kommunicera digitalt - Kanske har en medarbetare glömt att låsa sina tider för månaden eller så vill du snabbt skicka ett sms till en av dina kontakter?
Har du allt det du behöver?
Kanske valde du vid uppstart att arbeta i Tid och är nyfiken på om det finns fler funktioner? Då kan det vara en bra idé att kika på vår större Tid & Projektplanering. Här hittar du moduler som resursplanering, smarta flöden för att hålla koll på alla uppgifter, säljstöd och analysverktyg. Läs mer i Upptäck fler funktioner med Tid & Projektplanering.
Vill du djupdyka i en specifik funktion eller modul i programmet?
Om du vill få en genomgång i en specifik funktion i programmet brukar det räcka med en timmes genomgång. Våra specialister finns redo för att hjälpa dig med detta, du hittar mer information om detta på vår hemsida.
