Ändra typ på bildunderlag med nya automatiseringen

[Maxon00]

Hej!

Jag har bildunderlag som felaktigt tolkas som leverantörsfakturor och numera alltså hamnar direkt under Leverantörsfakturor-Utkast. Där går det inte att ändra typ på underlaget till kvitto eller dokument, som gick att göra när underlaget hamnade under Bildunderlag, utan det enda som går att göra är att radera underlaget. Jag har nu gått omvägen att skriva ut underlag för att vid inskanning via appen kunna ange att det är ett kvitto eller ett dokument. Hur är det tänkt att fungera?

[Maxon00]

Jag hade tidigare markerat mitt problem som löst, men det visade sig vara förhastat. Som några av er skrivit så ändras inte fakturaformatet för posten även om man ändrar typ under fakturautkast. Det har dessutom visat sig omöjligt att ta bort/radera underlaget när jag försökt mig på en typändring

[Carina Wesenlund-Jonsson]

Det är inte acceptabelt att det görs automatiskt. Det blir dubbeljobb att ta bort alla utkast och som andra skrivit underlag som absolut inte skall hanteras automatiskt eller tolkas som leverantörsfakturor. Hur kan ni göra en så galen sak, det skall vara frivilligt att hantera alla leverantörsfakturor automatiskt inte påtvingat.

[Eva P på PS]

Jag har håller med alla "talare". Uppdateringarna är väl till för att underlätta för oss ute på fältet. Är det någon från Spiris

som läser alla kommentarerna i den här chatten?

[Mariët Eken Redovisning]

Innan den senaste uppdateringen kunde jag bokföra ett kvitto mot ett annat konto när exempelvis ägaren hade betalat ett företagsinköp privat.

I sådana fall ska kvittot exempelvis kunna bokföras mot skuldkonto 2893. Detta fungerade utan problem tidigare.

Efter den senaste uppdateringen verkar detta inte längre fungera. När jag försöker bokföra kvittot på samma sätt som tidigare dyker det dessutom upp en konstig text/ett felmeddelande, se bifogad bild.

Vad är det som har ändrats i uppdateringen? Hur är det tänkt att man nu ska bokföra ett kvitto som ägaren har betalat privat mot exempelvis konto 2893?

Det här är en funktion som fungerade bra tidigare och som behövs i det löpande bokföringsarbetet. Det vore önskvärt att uppdateringar och ändringar av befintliga funktioner testas ordentligt innan de lanseras, så att fungerande arbetsflöden inte plötsligt slutar fungera.Skärmbild 2026-09-16 094435.png

[Amanda - Diginomi]

Nej nej nej, det här gillar jag inte! Dubbelarbete och inte smidigt alls.. ändra tillbaka snarast möjligt..

[Khedron Wilk]

Förlåt Spiris men vad i ------ håller ni på med?

Jag brukar inte ta till kraftuttryck, har alltid ansträngt för att vara konstruktiv men jag börjar lessna nu. Hela hanteringen kring bildunderlag har varit bristfällig i ett år nu, sedan ni ändrade den i fjol. Och den blir inte i praktiken bättre för oss användare, trots nya funktioner.

Jag får väl börja med att säga att kvittot jag laddade upp som bildunderlag faktiskt blev klassat som kvitto. 

Men, sedan.. första fakturan blev ett "Dokument". Och andra andra fakturan.. well, systemet säger att filen är uppladdad men inget bildunderlag skapas. Alls. Jag har provat flera gånger. Jag har bytt till andra delar av systemet och kommit tillbaka. Ingen skillnad.
Märk väl att detta är fakturor från leverantörer jag laddat upp många gånger förr och jag ser inga påtagliga förändringar av layout eller innehåll i dem.

Att det dessutom är felstavningar i gränssnittet är bara glasyr på kakan. Tyvärr ganska salt sådan.

Skärmavbild 2026-09-16 kl. 09.35.23.png

 
Sker det någon mänsklig testning internt alls av det som utvecklas?

[Khedron Wilk]

Okej, nu fattar jag vad som menas med att det skapas ett förifyllt utkast. I och med att det utkastet skapas så finns det inte något bildunderlag kvar. Men det gör också att jag tvingas använda Spiris automatiska tolkning och medföljande kostnad. Vilket jag inte har något problem med när det är frivilligt. Men nu är det med tvång. Det är minst sagt ett ganska hårdhänt sätt att styra oss kunder.

Smart funktion - felaktig implementerad. Behöver vara valbart för användaren.

Jag kan se vad slutmålet är med de ändringar ni gjort i längre tid nu är: automatisering av alla bildunderlag. Lovvärt, jag om någon har i alla år förordat så mycket automatisering som möjligt av bokföringen. Men återigen;  felaktig implementerat. Väldigt tunghänt införande.

[Khedron Wilk]

Självkorrigering nr 2: Okej, nu ser jag att man på fakturautkasten kan välja manuell hantering. Så egentligen är det som hänt bara att man flyttat manuellt uppladdade bilderundlag som tolkas som fakturor från vyn för bilderunderlag till vyn för Leverantörsfakturautkast. Egentligen har inget annat ändrats? Följdeffekten är otydligare gränssnitt för användaren eftersom denna inte ser direkt vad som hänt. Och med tanke på Spiris tar betalt om man använder den automatiska tolkningen så kan man nu bli ännu mer nervös att den kostnaden kickar in, programmets ny beteende/funktion  öppnar upp för ökad grad av missförstånd/misstolkning. 

Så min grundtes kvarstår: lovvärd idé - felaktig implementerad. UX har i mitt tycke brister i flera led.

[Maxon00]

Kan man fakturera Spiris för all tid man måste lägga ner för att de släpper ändringar i systemet utan att ha gjort rimliga funktionstester?

[Lars B]

Vad har ni nu hittat på ????? Skulle läsa in 10 st pdfavier autogiro från banken som vi endast kan få med manuell hantering, tolkades som leverantörsfaktura utkast, helt hopplöst att ändra . Slutade med att jag även raderat andra e fakturor som låg i utkast, efter allt tryckande hit o dit.

[Annie Sten]

Hej!

Tack för ert engagemang kring Spiris.

Förändringarna som nu sker i Leverantörsfakturaprocessen är ett första steg för att nå enhetlighet. Tidigare samlades några leverantörsfakturor under bildunderlag och några under Leverantörsfaktura utkast. Det gav ett rörigt intryck och en osäkerhet kring om allt var hanterat i leverantörsfakturaprocessen.

Därför ser vi fram emot ett förbättrat flöde med en gemensam lista över alla leverantörsfakturor, oavsett hur de har skickats in - inne under Leverantörsfaktura utkast.

I grund och botten är detta helt rätt väg att gå, men det utmanar och förändrar ett invant beteende vilket upprör känslor såklart.

Men vi vill försäkra er om att slutmålet med enhetlig lista för leverantörsfakturor och att bildunderlag enbart innehåller Kvitton och Dokument kommer ge bättre arbetsflöden - även om de känns ovana just nu såklart.

När leverantörsfaktura utkastet skapas upp automatiskt så sker det ingen debitering i samband med det. I listan över dina utkast har du fortsatt möjligheten att via drop down välja ‘Manuellt utan bokföringshjälp’. Går du denna vägen bokför du fakturan utan debitering.

I samband med denna release har vi också identifierat några oplanerade förändringar. 

• Meddelande “En eller flera av bilderna du försöker koppla är redan kopplade till andra fakturor eller kvitton”. Detta problem är åtgärdat
  
  
• Scenarion där underlagen laddas upp som dubbla bildunderlag. Detta problem är åtgärdat
  
  
• Scenarion där Bildunderlag inte kopplas korrekt. Detta problem är åtgärdat. 

Det som många beskriver som problem där dokument och kvitton också blir leverantörsfakturor, det är den åtgärden vi hoppas få ut till er innan lunch imorgon. Håller er uppdaterad i tråden här. Det är såklart inte tanken att ni ska behöva rätta typen på alla dokument manuellt.

De dokumentet som nu felaktigt har hamnar som en leverantörsfaktura finns det en lösning för. Öppna utkastet och ändra typen i drop downen till vänster till Dokument och spara typen via den lilla gröna boxen till höger. Då försvinner utkastet och dokumentet hittas under Bildunderlag.

Jag återkommer när jag har mer information.

Med vänliga hälsningar
Annie

[Amanda - Diginomi]

Hej! Jag undrar angående kommentarer som mina kunder skriver när set skickar in underlagen via scanner-appen, kommer dessa med i utkastet? Vi använder oss mycket av kommentarerna och jag ser ett stort problem om det är så att dessa inte kommer med och syns när programmet själv skapar ett utkast.

[JennyL]

Varför är det så svårt för er att lyssna på oss som använder programmet. Om vi säger att detta blir en massiv FÖRSÄMRING så spelar det inget roll att ni tycker att det blir en förbättring. Detta är otroligt genomskinligt att det bara är ett sätt att tjäna mera pengar genom att tvinga oss att använda leverantörsfakturor som ni börjat ta betalt för. Tror ni vi är dumma? Ni gör nu så att det tar längre tid att hantera varje faktura, vilket ni medvetet gör så att vi tycker att det blir för krångligt och ta för lång tid att hantera det som kvitton istället och då välja den automatiska tolkningen - med andra ord ni kan ta betalt för ytterligare en sak. Jag tycker det är helt hål i huvudet att ni inte lärde er något av Fortnox under våren. Vi redovisningsbyråer är VÄLDIGT priskänsliga och när vi känner att ni hellre motarbetar oss än lyssnar så kommer det komma nya program som ser en marknad och då kommer vi att byta. Om ni istället brydde er om vad vi säger så hade ni kanske nöjda kunder som satt still i båten och var nöjda med den programvaruleverantör de har. 

[Khedron Wilk]

Hej Annie och tack för att du skriver i tråden!

"I grund och botten är detta helt rätt väg att gå" - personligen håller jag med om det. Problemet som jag, och vad jag tolkar det som många andra, upplever är hur dessa förändringar genomförs och framförallt hur de (inte) kommuniceras.

"förändrar ett invant beteende vilket upprör känslor såklart". Så varför inte informera i förväg om kommande förändringar? Varför inte ge oss kunder en roadmap? Tänk om Spiris för två veckor sedan gått ut med information om att "Med start 14 september så kommer hanteringen av leverantörsfakturor som laddas upp manuellt ta ett första steg till ett nytt enhetlig arbetsflöde. Såhär kommer du påverkas av detta..." Med bilder.

Visst, en del av oss kunder kommer fortfarande bli upprörda, förändringar är smärtsamma. Men som det hanteras nu så gör ni det så mycket svårare för både oss kunder och er själva som leverantör. Jag skulle vilja påstå att denna tråd är en tydlig konsekvens av det.

Jag ser att du i ett uppföljande inlägg nämner kommande förändringar. Bra! Mer sånt. Då har jag som användare i alla fall en chans att ställa in mig på att "och den dagen får jag vara beredd på att det kanske tar några minuter extra". Men som det är nu, och hittills alltid varit, så ställs man in för fullbordat faktum. helt plötsligt har ny inflöt något nytt, det är produktionssätt utan förvarning, det blir en stor överraskning varenda gång. Och när det gäller ens ekonomisystem så är överaskningar inte en positiv upplevelse. Hur bra den nya funktionen än är. Speciellt inte med tanke på, utifrån hur jag upplever det, tendens till att det vid förändringar blir alla möjliga följdfel och därmed störande för användarens arbetsflöde. Det gör systemet/appen opålitligt. 

Ni kanske har ett bra slutmål men återigen, genomförandet är bristfälligt. Tidigare kunde jag ladda upp en levfaktura manuellt och börja bearbeta den direkt. Nu måste jag klicka mig bort till en annan vy av systemet, eventuellt till och med två klick bort beroende på vilken flik jag hade uppe senast. Det är en försämring av arbetsflödet som lätt hade kunnat undvikas genom att ha någon form av representation av det till utkast omvandlade bildunderlaget kvar under bildunderlag. Ett slags alias, ett stödhul tills ni kunnat implementera hela det kompletta nya arbetsflödet. Förändirngar av invant beteende är svårt som du säger, så varför gör ni det mer smärtsamt än nödvändigt för oss användare. Varför inte mer mjukt tvinga oss in i det nya? 

Sidonot: skall jag se till mig själv så visst, det fanns en ny finns liten inforuta i appen (den som jag ondgjorde mig över stavningen i :-)). Problemet med den är att Spiris reda, ur min synvinkel, tränat mig att ignorera dylika popuprutor eftersom det tidigare avsett funktioner som inte är intressanta för mig och som snarare avsett funktioner som jag inte vill ha eller ens köpt. Spiris har indirekt lärt mig att klicka bort dessa så fort som möjligt. Och ja, det är ironiskt att jag reagerade på felstavningen men inte på budskapet. Kanske något för Spiris att fundera på?

[Hansen]

Hej, 

Varför fungerar det inte längre att dra in leverantörsfakturor och dokument i programmet. Jag som har bokföringsbyrå blir otroligt frustrerad då jag inte kan lägga in från olika ställe utan att de hamnar som utkast. Även om jag drar in ett dokument så funkar inte det heller eftersom de också hamnar som fakturautkast och jag inte kan ändra dem till dokument. Det fungerar inte heller att stå inne i bildunderlag  och lägga till fil för det fungerar inte heller utan det lägger sig som fakturautkast. Det tar mycket längre tid att arbeta på detta viset och man blir bara irriterad när allt blir svårare. Jag valde bort Fortnox för att Spiris var så mycket enklare men varför försämrar ni programmet. 

[Eva P på PS]

Förändringar och uppdateringar är bra om det blir lättare för oss användare, men i detta fallet blir det betydligt fler arbetsmoment tyvärr.

[Cecilia H]

Tidigare när jag jobbade i Spiris och hade en kopplad bild uppe vid sidan när jag tex bokförde ny leverantörsfaktura så räckte det med att jag placerade muspekaren på bildunderlaget för att förstora en viss del, sedan en tid har det hjälpmedlet försvunnit. Är det bara hos mig? Eller har funktionen tagits bort? Om det bara är hos mig - vad är det som ändrats? Jag skulle gärna få den hjälpen tillbaka. Som det är nu får jag öppna tex fakturan i ett nytt fönster.

[Annie Sten]

Hej! Jag lovade att återkomma gällande fixen för underlag som felaktigt tolkas som leverantörsfakturor. Detta är sedan innan lunch åtgärdat. Så nu vi har en mer träffsäker modell på plats som placerar dokumenten på rätt plats i Spiris.

Det är alltså inte med avsikt att fler underlag ska bli leverantörsfakturor, utan detta har varit ett fel. Vill man fortsätta bokföra manuellt utan kostnad så finns möjligheten även i listan över fakturautkast. Där väljer ni som tidigare drop down och alternativet “Manuellt utan bokföringshjälp”.

Gällande frågan om kommentar från Spiris Scanner, så kommer kommentaren fortsatt hänga med in på leverantörsfaktura utkastet.  

Jag vill också passa på att informera om de delleveranser vi gör här.
Vi är mitt uppe i den stora förändringen här, så jag har full respekt för att det upplevs lite rörigt just nu.
Jag ber om ursäkt för allt besvär och förvirring som sker i samband med detta.

Den första förändringen med start i måndags gäller enbart underlag som laddas upp manuellt eller som drag n dropas.

Under nästa vecka kommer vi rulla ut andra förbättringar, så som en egen attestflik. Där allt som rör attestflödet samlas. Allt för att undvika långa förvirrande listor bland utkasten. Vi kommer också göra det möjligt att snabbkontera fakturorna direkt från listvyn.

I sista releasen ingår det att alla andra digitala underlag som kommer in från de övriga källorna hanteras enligt det nya arbetssättet. Kvitton & Dokument hamnar i Bildunderlag, Leverantörsfakturorna hamnar i fliken för Utkast.

Jag håller er uppdaterad i denna tråden med nyheterna som är på g ut framåt!

Annie

[PatrikCarlander]

Hej Annie,

Jag tycker fortfarande att ni missar hela poängen med kritiken.

Problemet är inte bara att modellen ibland gissar fel och att ni därför behöver göra AI-modellen mer träffsäker. Problemet är att många av oss inte vill att Spiris ska göra det valet åt oss överhuvudtaget.

Vi vill själva kunna välja vad som ska bli ett leverantörsfakturautkast och vad som bara ska vara ett underlag som vi kopplar till en verifikation.

Ett väldigt konkret exempel från min egen bokföring är fakturor som redan är betalda med företagets kreditkort. De bokför jag manuellt mot 2419 – Övriga kortfristiga skulder till kreditinstitut och kopplar fakturan som underlag till verifikationen.

Hur träffsäker AI-modellen än blir kan den inte titta på själva fakturan och veta att just den fakturan redan är betald med mitt kreditkort och därför inte ska skapas som ett leverantörsfakturautkast. Det är information som inte finns i dokumentet.

Att jag efteråt kan gå in i utkastet och välja ”Manuellt utan bokföringshjälp” löser därför inte grundproblemet. Det innebär fortfarande att Spiris först har gjort ett val åt mig som jag sedan måste gå in och ändra.

Dessutom upplever jag att det tar ungefär tio gånger längre tid att ladda upp när underlaget ska behandlas och skapas som ett utkast jämfört med det tidigare enkla arbetsflödet. När man har många fakturor och kvitton blir det här väldigt frustrerande.

Snälla, lyssna på era användare. Gör automatiseringen valbar.

Låt de kunder som vill ha automatisk klassificering och fakturautkast använda den, men ge oss andra möjlighet att stänga av den och fortsätta arbeta som tidigare: vi laddar upp underlaget och väljer själva om det ska bli ett fakturautkast, kvitto eller dokument.

En bättre AI-modell löser inte detta problem. Det är själva arbetsflödet och avsaknaden av ett val som är problemet.

[PatrikCarlander]

Ett konkret exempel är en faktura från Google Workspace. AI:n kan titta på dokumentet och helt korrekt förstå att det är en faktura, men den kan inte veta hur fakturan har betalats.

Många av våra sådana fakturor betalas direkt med företagets kreditkort. Då ska de inte bli leverantörsfakturor i Spiris. Jag bokför i stället köpet manuellt mot 2419 – Övriga kortfristiga skulder till kreditinstitut och kopplar fakturan som underlag till verifikationen.

När kreditkortsfakturan sedan kommer bokförs den mot 2419, så att skulden för kortköpen regleras.

Detta är särskilt viktigt för utländska köp. Exempelvis kan Google-fakturan vara i USD eller EUR, men det är först när kortköpet har behandlats som man vet vilket belopp som faktiskt belastade kortet i SEK och vilken valutaväxling det blev.

Det här är ett bra exempel på en grundläggande begränsning när man arbetar med AI: AI:n kan bara fatta beslut utifrån den information den har tillgång till. Den kan känna igen dokumentet som en faktura, men den kan inte från fakturan veta att den redan är betald med kreditkort eller vilken faktisk valutaväxling kortutgivaren gjorde.

Därför kan en mer träffsäker modell fortfarande fatta fel beslut om arbetsflödet. Att känna igen att något är en faktura är inte samma sak som att veta att den ska bli ett leverantörsfakturautkast.

[PatrikCarlander]

Den nya automatiseringen ställer tyvärr till det även för mig.

Många av mina fakturor och kvitton är redan betalda med företagets kreditkort. De ska därför inte registreras som vanliga leverantörsfakturor i Spiris. Jag bokför dem manuellt mot 2419 – Övriga kortfristiga skulder till kreditinstitut och kopplar sedan kvittot eller fakturan som underlag till verifikationen.

Tidigare fungerade detta väldigt smidigt: jag kunde ladda upp underlaget som ett kvitto och sedan koppla det till den verifikation jag själv skapade.

Med den nya automatiseringen försöker Spiris i stället automatiskt göra exempelvis en uppladdad kvitto/faktura till en leverantörsfaktura. Visst går det att gå in i utkastet, välja manuellt läge och ändra typen till kvitto eller dokument, men det innebär flera extra steg för varje underlag. När man sitter med många kreditkortsköp, kvitton och fakturor blir det snabbt ett betydande merarbete.

Jag tycker därför att lösningen borde vara enkel: låt oss själva välja i inställningarna om vi vill använda den automatiska klassificeringen eller inte. De som vill ha automatiseringen kan använda den, medan vi andra kan behålla det tidigare arbetsflödet.

Jag arbetar själv med utveckling av IT-system. En grundläggande del när man inför den här typen av förändring är att först förstå hur kunderna faktiskt arbetar och vilka olika arbetsflöden som finns. Sedan kan man automatisera utan att samtidigt förstöra fungerande arbetsflöden för andra användare.

Här tycker jag faktiskt att ni har misslyckats. En funktion som är tänkt att spara tid har i mitt fall gjort precis tvärtom och skapat mer manuellt arbete.

Jag hoppas därför att ni tar en ordentlig diskussion med ansvarig projektledning om hur den här förändringen kunde införas utan möjlighet att välja bort den. Det här borde ha fångats upp innan funktionen släpptes.

Automatisering ska vara ett hjälpmedel – inte något som tvingar kunden till ett sämre arbetsflöde.