”Jag hör av mig igen nästa vecka” – nästa vecka? Som produktägare tycker jag faktiskt att man borde se allvaret i situationen. Ni har ändrat ett fungerande arbetsflöde och flera användare säger nu tydligt att förändringen skapar merarbete. I mina ögon borde det här vara en sådan situation där man samlar teamet, prioriterar problemet och tar fram en Av/På-inställning så snabbt som möjligt. Sedan kan ni på måndag säga: ”Förlåt, vi lyssnade. Nu kan ni stänga av automatiseringen och arbeta som tidigare medan vi fortsätter utveckla den nya funktionen.” Det är dessutom bara några dagar kvar till månadsskiftet. Då sitter många företagare och ska bokföra månadens fakturor och kvitton. Det är verkligen inte rätt tidpunkt att tvinga in dem i ett nytt arbetsflöde som för vissa innebär betydligt mer arbete. Och ser ni inte varningssignalen här? Flera av era kunder skriver på allvar att de funderar på att lämna Spiris på grund av den här förändringen. Det är red alert i mina öron i alla fall. När en ny funktion får kunder att börja fundera på att byta bokföringssystem är det inte något jag hade väntat till nästa vecka med. Utveckla gärna den nya funktionen vidare – men ge oss valet att stänga av den nu. Det borde vara högsta prioritet. ... Visa mer

Hej Annie, Tack, jag förstår hur ni har tänkt kring Kassa- och bank och ert rekommenderade arbetssätt. Men jag tycker fortfarande att det viktiga här är valfriheten. Ett rekommenderat arbetssätt är bra, men det bör inte innebära att alla kunder tvingas in i samma arbetsflöde. Ett företagskreditkort är ett bra exempel. Ett kortköp skapar en skuld, exempelvis på 2419, och ska inte bokföras direkt mot ett 19-konto. Samtidigt går det vad jag vet inte att hantera 2419 som ett konto i Kassa- och bank på samma sätt som ett bankkonto.   Det här blir dessutom allt vanligare när företag köper IT- och AI-tjänster med kreditkort. Jag skulle exempelvis inte vilja lägga företagets debitkort, direkt kopplat till bankkontot, hos varje ny AI-tjänst som verksamheten behöver testa.   Så utveckla gärna det nya arbetssättet och gör det till det rekommenderade alternativet – men låt oss välja. En enkel inställning för exempelvis ”Skapa automatiskt fakturautkast från uppladdade underlag” – På/Av skulle lösa mycket. De som uppskattar automatiseringen får den, medan vi som har andra bokföringsflöden kan fortsätta arbeta effektivt.   Bra automatisering ska ge användaren färre steg, inte ta bort ett val som användaren behöver. ... Visa mer

Ett konkret exempel är en faktura från Google Workspace. AI:n kan titta på dokumentet och helt korrekt förstå att det är en faktura, men den kan inte veta hur fakturan har betalats. Många av våra sådana fakturor betalas direkt med företagets kreditkort. Då ska de inte bli leverantörsfakturor i Spiris. Jag bokför i stället köpet manuellt mot 2419 – Övriga kortfristiga skulder till kreditinstitut och kopplar fakturan som underlag till verifikationen. När kreditkortsfakturan sedan kommer bokförs den mot 2419, så att skulden för kortköpen regleras. Detta är särskilt viktigt för utländska köp. Exempelvis kan Google-fakturan vara i USD eller EUR, men det är först när kortköpet har behandlats som man vet vilket belopp som faktiskt belastade kortet i SEK och vilken valutaväxling det blev. Det här är ett bra exempel på en grundläggande begränsning när man arbetar med AI: AI:n kan bara fatta beslut utifrån den information den har tillgång till. Den kan känna igen dokumentet som en faktura, men den kan inte från fakturan veta att den redan är betald med kreditkort eller vilken faktisk valutaväxling kortutgivaren gjorde. Därför kan en mer träffsäker modell fortfarande fatta fel beslut om arbetsflödet. Att känna igen att något är en faktura är inte samma sak som att veta att den ska bli ett leverantörsfakturautkast. ... Visa mer

Hej Annie, Jag tycker fortfarande att ni missar hela poängen med kritiken. Problemet är inte bara att modellen ibland gissar fel och att ni därför behöver göra AI-modellen mer träffsäker. Problemet är att många av oss inte vill att Spiris ska göra det valet åt oss överhuvudtaget. Vi vill själva kunna välja vad som ska bli ett leverantörsfakturautkast och vad som bara ska vara ett underlag som vi kopplar till en verifikation. Ett väldigt konkret exempel från min egen bokföring är fakturor som redan är betalda med företagets kreditkort. De bokför jag manuellt mot 2419 – Övriga kortfristiga skulder till kreditinstitut och kopplar fakturan som underlag till verifikationen. Hur träffsäker AI-modellen än blir kan den inte titta på själva fakturan och veta att just den fakturan redan är betald med mitt kreditkort och därför inte ska skapas som ett leverantörsfakturautkast. Det är information som inte finns i dokumentet. Att jag efteråt kan gå in i utkastet och välja ”Manuellt utan bokföringshjälp” löser därför inte grundproblemet. Det innebär fortfarande att Spiris först har gjort ett val åt mig som jag sedan måste gå in och ändra. Dessutom upplever jag att det tar ungefär tio gånger längre tid att ladda upp när underlaget ska behandlas och skapas som ett utkast jämfört med det tidigare enkla arbetsflödet. När man har många fakturor och kvitton blir det här väldigt frustrerande. Snälla, lyssna på era användare. Gör automatiseringen valbar. Låt de kunder som vill ha automatisk klassificering och fakturautkast använda den, men ge oss andra möjlighet att stänga av den och fortsätta arbeta som tidigare: vi laddar upp underlaget och väljer själva om det ska bli ett fakturautkast, kvitto eller dokument. En bättre AI-modell löser inte detta problem. Det är själva arbetsflödet och avsaknaden av ett val som är problemet. ... Visa mer

Den nya automatiseringen ställer tyvärr till det även för mig. Många av mina fakturor och kvitton är redan betalda med företagets kreditkort. De ska därför inte registreras som vanliga leverantörsfakturor i Spiris. Jag bokför dem manuellt mot 2419 – Övriga kortfristiga skulder till kreditinstitut och kopplar sedan kvittot eller fakturan som underlag till verifikationen. Tidigare fungerade detta väldigt smidigt: jag kunde ladda upp underlaget som ett kvitto och sedan koppla det till den verifikation jag själv skapade. Med den nya automatiseringen försöker Spiris i stället automatiskt göra exempelvis en uppladdad kvitto/faktura till en leverantörsfaktura. Visst går det att gå in i utkastet, välja manuellt läge och ändra typen till kvitto eller dokument, men det innebär flera extra steg för varje underlag. När man sitter med många kreditkortsköp, kvitton och fakturor blir det snabbt ett betydande merarbete. Jag tycker därför att lösningen borde vara enkel: låt oss själva välja i inställningarna om vi vill använda den automatiska klassificeringen eller inte. De som vill ha automatiseringen kan använda den, medan vi andra kan behålla det tidigare arbetsflödet. Jag arbetar själv med utveckling av IT-system. En grundläggande del när man inför den här typen av förändring är att först förstå hur kunderna faktiskt arbetar och vilka olika arbetsflöden som finns. Sedan kan man automatisera utan att samtidigt förstöra fungerande arbetsflöden för andra användare. Här tycker jag faktiskt att ni har misslyckats. En funktion som är tänkt att spara tid har i mitt fall gjort precis tvärtom och skapat mer manuellt arbete. Jag hoppas därför att ni tar en ordentlig diskussion med ansvarig projektledning om hur den här förändringen kunde införas utan möjlighet att välja bort den. Det här borde ha fångats upp innan funktionen släpptes. Automatisering ska vara ett hjälpmedel – inte något som tvingar kunden till ett sämre arbetsflöde. ... Visa mer