Bildunderlag för allt eller fysiska underlag för vissa transaktioner?

[Fredrik41]

Jag går som många andra över från ett pappersbaserat system till digitala bildunderlag för att slippa onödigt pappersvändande. Hitillis har jag sparat generöst med pappeskopior. Jag arbetar dagligen i en bransch som är väldigt fokuserad på "wet ink signatures" och "paper trail" och har kanske därför lite extra svårt att släppa papperskopiorna.

Nu aktualiseras frågor som gnagt under många år så det är dags att fråga.

Vad är rätt bildunderlag (om det ens behövs) till följande transakationer:

* Överföring från affärskonto till skattekonto - räcker det att skapa verifikationen i systemet genom att matcha uttag/insättning på de båda kontona? Eller måste jag styrka den med t.ex. bokföringsorder?

* Försäkring som betalas med autogiro / debiterad preliminär F-skatt. I början av året får jag en betalningssammanställning över de belopp som kommer att dras under året. Behöver jag scanna den sammanställningen och matcha kopior av bildunderlaget med varje betalning? (Systemet protesterar mot att samma bild scannats in flera gånger.)

* Utbetalning av t.ex. utdelning. Behöver jag skriva en pappers-bokföringsorder? Kan jag använda dititala underlag?

[LW - In Blue Accounting · Accepted solution]

Hejsan, @Fredrik41 !

Du ställer mycket bra och adekvata frågor. När jag läser många frågeställares inlägg, så tycker jag att jag känner en liten "kopplingspanik" mellan raderna. Det behöver inte vara så komplicerat. Jag har sedan e-fakturor kommit och även innan dess, haft en struktur över dokument på servern eller på extern hårddisk för att snabbt kunna ta fram material utan att leta i bokhyllornas pärmar. Idag har jag släppt pärmar helt och övergått till att spara digitalt. Det hela handlar om att ha ordning och reda och att stämma av varje månad.

Förklaring:

• Överföringar mellan affärskonto och skattekonto: Vad du gör, är att du tar ut ett kontoutdrag från banken på månaden som varit och gör detsamma för skattekontot på www.skatteverket.se. Dessa två underlag sparar du på servern eller på hårddisken (fixa till en lämplig katalogstruktur). Sedan kollar du att 1930 och 1630 stämmer med dessa två underlag du hämtade hem. Per den sista varje månad, ska bokföringens summor på 1630 och 1930 stämma med bankens resp.  Skatteverkets summor. Så länge du har sparat ner underlagen och att du stämt av att transaktionerna finns med på bägge håll, så har du en spårbarhet ifall någon skulle vilja följa detta.
• Försäkring autogiro: Du får ett underlag på autogireringar en gång per år. Lägger du upp dokumentet på hårddisken, att du har underlaget som ett verifierbart dokument, räcker det sedan att  boka autogireringen när den inträffar. Du behöver inte koppla något alls.
• Preliminärskatten: Om du varje månad per den 1:a bokar debet 2518 / kredit 1630 och den 12:e varje månad bokar utbetalningen debet 1630 / kredit 1930, så räcker det. Du har ju sparat ner bankkontoutdraget och saldot på skattekontot redan (första punkten). Du behöver inte koppla något alls.
• Övriga utbetalningar: så länge som du har leverantörsfakturor och kundfakturor och kontoutdrag från banken som är sparat över betalningarna till och från dessa leverantörer och kunder behöver du inte koppla dessa transaktioner under förutsättning att du stämmer av 1510 mot kundreskontran och 2440 mot leverantörsreskontran och att bankkontot stämmer med 1930. Dina kundfakturor finns ju i systemet, men däremot ska du tänka på att spara ner PDF:er av leverantrösfakturorna.
• Utdelning: I och med att en beslutad utdelning finns skapad - med största sannolikhet i PDF-form - behöver du inte koppla den heller till utbetalningen, under förutsättning att du ha koll på var du spara underlagen.

Mvh Lena

[Fredrik41]

Tack för ett utförligt och hjälpsamt svar!

Det är nog som du säger - det är lätt att få "kopplingspanik". Till viss del beror det nog på att bokföringsprogrammens bildunderlag marknadsförs som "Den Rätta Lösningen på Allt". Dina synpunkter är oerhört värdefulla, det är bra att påminna sig om att "bokföringen ska vara spårbar och lätt att följa" inte är samma  sak som att "allt måste vara kopplat till ett unikt bildunderlag" eller "allt måste sitta i samma pärm".

Trots att jag arbetar med snarlika krav i en annan starkt reglerad bransch och varje dag tänker på liknande frågor ("Vilka underlag/datakällor har vi som stöd för det här påståendet?") är det förvånansvärt svårt att flytta över de kunskaperna till ett annat fackområde (bokföring). Så tack igen!

[Khedron Wilk]

Grymt bra lista @LW - In Blue Accounting! 🙏
Själv har jag i många år använt ett upplägg som liknar LWs. Jag gör vissa saker lite annorlunda men principen är densamma. 

Jag som amatör skulle vilja trycka på ett ord som proffset (LW) använder: spårbarhett. Bokföring skall vara spårbar men det innebär inte att varje enskild händelse måste ha ett eget underlag. Så länge det går att läsa av sammanhanget varför händelsen existerar. Exempel som LW nämnde: preliminärskatten. Vill du vara extra säker kan du ladda ner/spara skatteverkets beslut från gång till annan. Det beslutet behöver inte bifogas varje enskild händelse.

Arbetar man, som jag brukar säga, med systemet, så får man mycket gratis. Arbetar man med fakturareskontra så har man underlaget automatiskt i den första transaktionen (faktura inkommen/utställd) och sedan behöver inte ut-/in-betalningen något eget underlag eftersom dessa hänvisar tillbaka till den första händelsen. 

Sedan finns det säkert dokument/underlag som kanske inte strikt behövs som kopplade bildunderlag men som kan vara nyttigt att ändå spara undan som extra stöd. Om inte annat så är det något som en eventuell revisor blir lite extra glad över. 

Slutligen, som LW också nämner, laddar ner alla bildunderlag (kopior) på dem till någon förvaring utanför själva ekonomisystemet. Du skall inte låta Spris vara den enda förvaringsplatsen för alla underlag. Eller bokföringen för den delen, exportera SIE-filer med jämna mellanrum(). Om dessutom du har disciplin att göra det med struktur så kommer du förr eller senare tacka dig själv.