Import av kundfakturor

[Mats Uppsala]

Vi är en samfällighetsförening som använder Visma eEkonomi Pro. Fyra gånger per år så skickar vi ut fakturor till alla medlemmar. Problemet är att dessa fakturor måste skapas manuellt och det tar väldigt lång tid.

Finns det något sätt att importera kundfakturor? Jag kan enkelt skapa den information som behövs för fakturorna och lägga i en fil, t.ex. CSV, XML eller JSON. Jag hittar inget sätt att göra detta.

Jag har sett att det finns ett API och där verkar det finnas funktioner för att skapa kundfakturor. Kan jag som slutkund använda mig av detta API eller är det bara app-tillverkare som kan göra det?

/Mats

[Therbén Redovisning AB]

Hej Mats, 

Varför måste Ni skapa fakturorna manuellt? 

Mycket bättre att fakturera från Visma eEkonomi. Det går fint att ange fastighetsbeteckningen som kundnummer och på så sätt enkelt att bara ändra namn om fastigheten byter ägare. 

Är Ni en stor samfällighet med många medlemsfastigheter så rekommenderar jag att Ni använder Vägfas eller annat system anpassat för samfällighetsföreningar för att fakturera och sedan använder SIE-filer för att importera till Visma. 

Dumt att krångla till det i onödan.

Mvh Hanna

[Mats Uppsala]

Anledningen till att vi skapar fakturorna manuellt är att de är unika. T.ex. mängden vatten en medlem har förbrukat varierar och ska ut på fakturan. Olika medlemmar betalar också för olika saker beroende på var de bor. Lösningen för vatten och avlopp i samfälligheten varierar mellan husen. Det är både fasta och rörliga avgifter som varierar mellan medlemmarna och de olika fakturorna.

Vi har alla uppgifter i en stor Excel-kalkyl som beräknar hur mycket varje medlem skall betala och för vad. Att sedan få in det på fakturorna i eEkonomi Pro innebär en hel del manuellt arbete. Jag har inte hittat något sätt att automatisera arbetet.

/Mats

[Therbén Redovisning AB]

Jag fattade det som att Ni inte använde Visma för att fakturera, men du menar att det är tidskrävande att skapa dem i Visma.

Ett sätt att minska det manuella arbetet är att debitera ett schablonbelopp för förbrukning av vatten och avlopp tre kvartal och sedan göra en exakt uträkning det fjärde kvartalet.

Som jag skrev tidigare, är Ni en större samfällighetsförening, så rekommenderar jag att Ni använder ett anpassat system för faktureringen.

Mvh Hanna

[gunjer]

Hej Mats, har du fått något svar av Visma, vi är i samma sits?

[Mats Uppsala]

Jag har inte pratat med Visma om det ännu. De säger sig ha marknadens bästa kundsupport men jag hittar inget sätt att skicka meddelanden till dem och telefonsupporten har alltid minst 30 minuters kö.

Det finns ett tillägg som heter "Integration" för 89 kr/månad som verkar vara det som aktiverar APIet. Om det stämmer så kan jag förmodligen skriva enklare programvara själv som kan importera en textfil för att skapa fakturor.

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Mats Uppsala 

Du har helt rätt i att det är tillägget "Integration" (för 89 kr/månad) i Visma eEkonomi som aktiverar API-modulen. Om du vill bygga ett eget program för att skicka in information till eEkonomi kan du absolut göra det via API:et – det går dock inte att importera textfiler direkt via API:et, utan det är data i specifika format som tas emot.

Om du vill arbeta med textfiler kan det därför vara värt att kika på någon av våra färdiga integrationslösningar. T.ex. DinHyresvärd och flera andra partners erbjuder smidiga alternativ för att hantera import och fakturering.

Vill du få kontakt med någon av våra duktiga samarbetspartners? Skicka gärna ett mejl till oss på partner@spiris.com, så hjälper vi dig vidare!