Kan inte matcha bankhändelse med kundfakturor

[Sara H]

Hej,

Har fått en utlandsbetalning från en kund för 2 kundfakturor.

Bankhändelsen har kommit in och ska då manuellt matcha med de 2 fakturorna. 

Men när jag ska manuellt klicka i dessa så kommer de två fakturorna inte upp.

Inte någon kundfaktura kommer upp i listan.

Fakturan är utställd i SEK men betald i EURO. 

Bankhändelsen är iklickad som utlandsbetalning. 

Hur bokför jag denna bankhändelsen mot fakturorna? 

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Sara H

När du har angett utlandsbetalning på en transaktion, kommer programmet endast att söka efter fakturor i den valutan som du har angett. Detta kan leda till problem om transaktionen och fakturorna inte har samma valuta.

För att kunna matcha fakturorna som betalda, behöver både fakturorna och betalningarna vara i samma valuta. Du behöver alltså veta om fakturan ska vara i SEK eller EURO och kontrollera om betalningen har skett korrekt i EURO.
 

Om betalningen är korrekt, kommer du att behöva kreditera eller ångra fakturorna och skapa om dem i EURO. Om fakturorna är korrekta, kan du avmarkera "Utlandsbetalning" på transaktionerna i Kassa och bankhändelser, så att programmet söker efter fakturor i SEK.
 

Vill du att vi tittar på det tillsammans - ring oss så hjälper vi dig gärna. 

[LW - In Blue Accounting]

Hejsan, Tinna!

Från en som inte är så jättehaj på matchningen betalning/bank: 

Om man har aktiverat denna koppling i programmet, är man då tvungen att jobba med den?

Jag känner mig lite osäker på, varför man inte i ovanstående fall kan strunta i bankkopplingen och manuellt gå in på fakturorna och betala därifrån. Stör man eEkonomi om man gör så, så att det blir fel någonstans, såsom felmeddelande i "Matcha" eller något liknande?

Bästa hälsningar, Lena

[Tinna Gunnarsson · Accepted solution]

Hej @LW - In Blue Accounting 

Tack för din fråga, och vad bra att du funderar över hur du vill arbeta i Visma eEkonomi. Det är helt förståeligt att det kan kännas lite osäkert i början, och vi hjälper dig gärna.
Du bestämmer själv hur du vill arbeta, även när bankkopplingen är aktiverad.

Att du har aktiverat bankkopplingen innebär inte att du måste använda den fullt ut. Om du vill kan du fortfarande markera dina fakturor som betalda manuellt, precis som tidigare. Bankkopplingen är framför allt till för att förenkla din vardag genom att automatiskt hämta in dina transaktioner från banken, men det är inget du måste använda för varje betalning även om vi gärna ser att du gör det. 
 

Att tänka på när du mixar manuellt arbete och bankkoppling:

Om du både använder bankkopplingen och samtidigt registrerar betalningar manuellt är det bra att vara lite extra uppmärksam. Det kan i vissa fall bli så att samma betalning registreras två gånger – först när du gör det manuellt, och sedan när transaktionen importeras via bankkopplingen. Resultatet blir då att Visma försöker matcha en betalning som redan är markerad, och du kan få upp förslag* eller meddelanden i fliken "Kassa- och bankhändelser" som du då behöver bortse från eller markera som redan hanterade.
 

Får jag felmeddelanden om jag gör fel?

Du får sällan rena felmeddelanden – det brukar mest handla om att du får matchningsförslag som redan är bokförda. Programmet säger oftast till eller visar att det finns händelser att hantera i "Matcha", men du kan själv bestämma hur du vill hantera dessa och behöver bara vara lite extra uppmärksam.

Tips för ett smidigare arbete:

För att göra arbetet så smidigt och tydligt som möjligt rekommenderar vi oftast att du antingen använder bankkopplingen fullt ut, eller stänger av den helt och jobbar manuellt – så slipper du risken för dubbelarbete eller förvirrande matchningsförslag. Men det är absolut inget krav, och det går bra att bara använda det som passar dig!
 

Om du funderar på om bankkopplingen är rätt för dig och vill ha en genomgång eller tips på hur du kan arbeta på bästa sätt, går det jättebra att boka in ett samtal med en av våra specialister. Då får du hjälp med både inställningar och arbetsrutiner så att det blir rätt och lätt!

Glad påsk ☀️

[Katarina82]

Hej.

Jag har samma problem.  När jag ska matcha kundfakturor så är det tomt i rutan med kundfakturor. Varför? Jag har ingen bankkoppling och matchar då allt manuellt. Samma problem med Leverantörsfakturor. 

När jag skapar en kundfaktura så brukar jag skicka den direkt från Visma. Bokförs då kundfakturan automatiskt? 

När jag registrerar inbetalning på leverantörsfakturan bokförs den också då?

Tack för svar på förhand.

Mvh Katarina

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Katarina82 

Om rutan är tom när du ska matcha kund- eller leverantörsfakturor brukar det oftast bero på att det inte finns några obetalda fakturor som stämmer överens med bankhändelsen. 

Det kan till exempel bero på att:

• Beloppet på bankhändelsen inte motsvarar fakturans belopp

• Valutan skiljer sig mellan fakturan och bankhändelsen

• Fakturan redan är registrerad som betald

• Fakturan ännu inte är bokförd

Kontrollera att fakturan är bokförd och fortfarande står som obetald under Försäljning - Kundfakturor. 

När du skapar och bokför en kundfaktura i Spiris registreras den automatiskt i bokföringen. Själva betalningen bokförs däremot först när du registrerar att fakturan har blivit betald, till exempel genom att matcha den mot en bankhändelse eller registrera en inbetalning.

Vill du att vi förklarar närmare och visar i ditt program så ring oss på 0470-70 60 00 så hjälper vi dig gärna. 

[LW - In Blue Accounting]

Hejsan!

Vad jag tycker är viktigt, är att komma ihåg att det finns flera sätt än bara ett att registrera in- och utbetalningar av fakturor på. Funktionen "Matcha" är ett sätt att registrera betalningen på, men det finns andra också om inte matchafunktionen visar sig. Det som är viktigt att komma ihåg är följande:

1. Bokför endast de händelser som syns på bankkontoutdraget
2. Du kan registrera en inbetalning även här: Försäljning - Kundfakturor - Klicka på raden för fakturan så raden expanderar - Åtgärder - Betalning - fyll i nödvändig info. Var noga med datumet!
3. Du kan registrera en utbetalning på samma sätt: Inköp - Leverantörsfakturor - klicka på raden för fakturan så den så raden expanderar - Åtgärder - Betalning - Fyll i nödvändig information. Var noga med datumet!

Det är ingen skillnad bokföringsmässigt att göra så här istället för att matcha. Det är likvärdigt. Bägge alternativen resulterar i att huvudboken får sina bokningar och att fakturorna blir betalade. Däremot reserverar jag mig för ordet "Betalningar" inne bland fakturorna; det kan beskrivas som Utbetalning / Inbetalning e dyl också.

Om vi tar punkt a) här ovan. Ha en rutin att du går in på banken varje måndagmorgon och så tar du ut transaktionerna som hände veckan före. Gör du detta på måndagar och begär att få se transar för veckan före mellan måndagen och söndagen, får du med allt. Detta är ett facit. Dessa bokingar du får upp, är underlaget för dina betalningar som ska utföras inne i programmet.

Sedan går du till Spiris B&F och gör som i punkt b) och c).

Det är viktigt att inte fasta och stå still, utan det är istället en styrka att kunna göra saker på olika sätt med bibehållet resultat. Kunskap är makt! Ta makten över ditt bokföringsprogram. Se det inte som besvärligt att göra på ett annat sätt; det är karaktärsdanande och upplyftande för en själv att känna att man kan!

Lycka till!!

Mvh Lena

[Khedron Wilk]

Som hyfsat långvarig eEkonomi-användare skulle jag personligen vilja påstå att använd automatisk bankkoppling så mycket som möjligt. De få gånger det har gett mig eventuellt merjobb har varit värt det.

Tycks mig som att den extra utmaningen i just ditt fall är valutahanteringen och ja, det är inte alltid helt lätt.
Kan inte säga hur ni borde göra men det vi själva har gjort är att vi ser till att vi ställer ut eventuella fakturor i den valutan som kunden sagt de betalar i (Euro i vårt fall). Det blir naturligtvis en del valutaväxling i hanteringen men det åker man ju på hur som helst. Förstår att det inte är att svar på ditt problem här och nu men kanske ett tips inför framtiden?

// En glad bokföringsamatör