Spara underlag till verifikationer i eEkonomi

[Sofia1]

Hej, Vi undrar hur tanken är att man ska kunna spara underlag till verifikationer i eEkonomi? Exempelvis insättningsuppgifter från bankgirot, dessa ska ju sparas tillsammans med verifikationen för inbetalningen - hur gör man det? Och specifikationer på swishbetalningar - dessa ska ju sparas tillsammans med de verifikationer man upprättar för swishförsäljningarna, hur sparar man dessa specar digitalt i eEkonomi tillsammans med verifikationerna? Vi vill alltså inte behöva skriva ut dem och spara dem separat, ej heller spara dem som pdf separat på datorn då det innebär väldigt mycket jobb med att märka upp dem med hänvisningsnummer till varje verifikationsnummer etc. Utan vi vill koppla underlagen till varje verifikation men på ett snabbt och smidigt sätt samtidigt som inbetalningar resp försäljningen bokförs hela tiden. Det handlar ju om mängder av ex swishbetalningsspecar etc. 

Tack på förhand!

[Anton Martinsson]

(Rättning av svar)
Hej @Sofia1 och tack för din fråga! 

Du behöver varken skriva ut dem eller ladda ner dem som PDF på datorn. När du bokför en händelser, oavsett vart du gör det i bokföringen så kan du både koppla bildunderlaget i efterhand men också i vyn där du skapar verifikatet. Du har alltid "Koppla bild" ute i högerkanten i en lila flik. Välj det underlag du vill koppla och spara!

Hoppas det var till din hjälp annars är det bara att svara här! 😊

[Sofia1]

Hej Anton!

Kan du skriva hänvisning till vart i lagen detta står? För enligt BFN ska dessa underlag sparas och BFN hänvisar till 5 kap 6 paragrafen BFL där det står att mottagna uppgifter skall användas som verifikation. Så det verkar konstigt om BFN säger mot lagen?

[Anton Martinsson]

Hej igen! 

Du har helt rätt Sofia. 

Jag får backa, rätta mig själv och ursäkta mig. Alltså inget krav på att koppla underlagen till dess verifikat i Bokföring & Fakturering. Sedan förstår jag, som du också skriver i din ursprungsfråga, att man gärna vill det för att ha ordning och reda på sina underlag. 

Jag rättar mitt första svar och ber åter om ursäkt för förvirringen!

[Sofia1]

Hej igen! 

Eftersom du rättade ditt svar då du tog bort texten där du felaktigt skrev att man inte behöver spara några underlag från banken etc så blev ditt svar sedan väldigt otydligt så jag skulle behöva ett svar på nytt. 

Hur gör vi på ett enkelt sätt för att spara/koppla inbetalningsjournaler, specifikationer på swishbetalningar, specar på exempelvis eget uttag från banken etc, i eEkonomi? 

Du skriver att vi inte behöver spara filen som en pdf-fil men för att kunna koppla exempelvis en specifikation på ett eget uttag så finns väl inget alternativ än att vi först sparar ner specen på våran dator så att vi överhuvudtaget har tillgång till specen? Och sedan på något sätt hämtar upp den för att kunna koppla den till en verifikation? Samma sak med övriga underlag i form av inbetalningsjournaler, specar för swishbetalningar etc? Detta är ju ett jättejobb och skulle ta enorm tid för varje transaktion, att först ladda ner dom, märka upp dom, sen leta upp vilken som tillhör rätt verifikation och matcha ihop dom, om det ens går?

Vi läser in bankkontot via en pdf-fil men vi jobbar INTE mer med bankkoppling då banken inte kan erbjuda exempelvis inläsning av inbetalningsjournaler etc så all bokföring sker manuellt. 

Tacksam för snabbt svar.

[Anton Martinsson]

Hej igen @Sofia1! 😃

Förstår att det blev rörigt och otydligt. Jag sträcker upp händerna för det! 

Det smidigaste sättet i Bokföring & Fakturering är att koppla bildunderlagen till verifikaten när de bokförs under Kassa & bankhändelser. Då slipper man göra det i efterhand och det valda dokumentet/underlaget är kopplat till respektive verifikation. Och förutsättningarna för att kunna göra det är att dessa underlag eller specar finns inlagda som dokument under bildunderlag i funktionen. 

När du väl har dina specar och dokument i funktionen så kopplar du sedan dessa till händelsen som du bokför (se bilder). Men det kräver att du kan ladda upp dokumentet i Bokföring & Fakturering för att kunna koppla underlaget till dina betalningar. 

Hoppas det är svar på din fråga och är du kommer vidare, om du skulle köra fast eller har fortsatta funderingar kring processen så skulle jag rekommendera att slå supporten en signal för vidare hjälp! 

[Sofia1]

Tack för svar. Då stämmer det som jag skrev, att vi först måste spara alla dokumenten som pdf-filer på våra datorer för att sedan ladda upp dem som dokument i eEkonomi och därefter koppla ihop dem med verifikationerna? Men hur är tanken att man hanterar detta med swishbetalningar för det är ju inte hanterbart då det handlar om kanske 20-30 swishbetalningar på en dag? Då kan vi ju omöjligt spara ner var och en av dessa och på något sätt lyckas hitta vilken som är vilken och sitta och matcha ihop och koppla dem med verifikationerna? Hur ska swishbetalningar hanteras i eEkonomi för att arkiveringen av rätt underlag ska säkerställas? Dvs man behöver ha ett underlag för swishförsäljningen till verifikationen. 

[Anton Martinsson]

Tack själv!

Alternativt om flera swishbetalningar är på samma datum - att då slå ihop de händelserna och även slå ihop specifikationerna som ni har. Om dessa ej kommer en och en alltså, för då behöver du ändå koppla alla specifikationerna till den "samlade" händelsen.

Vi skulle rekommendera dig att ringa in till supporten så vi kan förklara och visa vilka alternativ som finns och även höra dina tankar för att ta de vidare som feedback på förbättring. Jag har bollat lite med vår support i ärendet och de ser gärna att vi kommer i kontakt med dig över telefon istället. Ring gärna till oss på 0470-70 60 00! 😊

Med vänliga hälsningar

[Sofia1]

Alla händelserna kommer en och en och det finns en spec till varje händelse. Vad menar du med koppla alla specifikationer till den "samlade händelsen"? Det finns ingen samlad händelse? Det finns tjugo olika händelser på en dag med tjugo olika specifikationer. Går dessa istället slå ihop till en samlad verifikation? Vilket är ok enl BFL vid likartade händelser på samma dag. Men då förutsätter det att vi kan koppla alla tjugo underlag till den verifikationen?

(Jag vill ej ringa in, vill ha skriftlig kommunikation).

[Anton Martinsson]

När du har flera bankhändelser som hör ihop med en bokföringshändelse kan du matcha dem alla samtidigt och får på så vis en verifikation i bokföringen som samlar alla händelserna. Det här är exempelvis användbart när försäljningen för dagen består av flera Swish-transaktioner. Du slår ihop händelser genom att bocka i rutan ute till vänster sedan kan du matcha alla tillsammans, så länge de ligger på samma datum under kassa och bankhändelser. 

Det finns ingen uttalad gräns som säger att du bara kan koppla tex 10 bildunderlag till en verifikation och 20 underlag tänker jag personligen inte vore något problem. 

[Sofia1]

Ok fast matchar vi dom så så slås de ihop i en klumpsumma på banken så om det kommit in tjugo olika summor på banken kan man inte följa det i bokföringen mot bankkontot för det bokförs istället en klumpsumma den dagen bestående av hela den summan? Vi vill ju att det ska skapas en verifikation men varje summa ska synas för sig så att det enkelt går att följa i bokföringen om man tar ut en huvudbok på kontot för banken så ser man varje transaktion och kan stämma av det mot transaktionerna som skett mot banken. 

[Sofia1]

Vi har inte hittat något sätt utifrån bankhändelser att slå ihop flera händelser utan varje händelse måste bokföras separat med varsin verifikation? Jag förstår att vi kan radera bankhändelser och bokföra dem manuellt via verifikationer men då faller ju hela poängen med att läsa in bankkontoutdraget om man ska behöva sitta och radera de flesta raderna för att bokföra dem manuellt och risken för fel blir större om en del ska gå via bankhändelser och en del ska plockas bort och bokföras manuellt.