Jag har tidigare anmält detta problem till supporten, uppskattningsvis för 1–2 år sedan, men såvitt jag kan se har ingen förändring skett.
Problemet är att Spiris offert-/ordermodul inte tillåter att en orderrad har priset 0 kr. Det går inte heller att lösa genom att ange ordinarie pris och lämna 100 % rabatt.
Detta skapar ett konkret problem vid hantering av reklamationer.
Vi använder Spiris enligt en sammanhängande administrativ process:
Offert → Order → Produktion/leverans → Faktura
Ordermodulen är alltså inte enbart ett underlag för fakturering. Den är också en del av vår produktionsstyrning och kvalitetssäkring. Produktionen planeras bland annat efter i vilken tidsordning accepterade offerter har omvandlats till order.
Vid en reklamation kan vi behöva utföra ett nytt eller korrigerande arbete utan kostnad för kunden. Vi vill då kunna hantera även detta arbete i samma process.
Exempel:
En kund reklamerar en tidigare utförd tjänst. Vi kommer överens om att arbetet ska göras om utan kostnad. Vi vill kunna dokumentera den överenskomna åtgärden, registrera den som en order, lägga in den i produktionsplaneringen och därefter kunna följa att åtgärden faktiskt har genomförts och levererats.
Ordervärdet ska i detta fall vara 0 kr.
Att kunden inte ska betala innebär inte att det saknas en order eller ett arbete som ska utföras.
Med nuvarande begränsning tvingas vi i stället skapa ett parallellt administrativt system för reklamationsarbeten. Det försämrar spårbarheten och ökar risken för att ett arbete missas eftersom reklamationsärendet inte kan hanteras tillsammans med övriga order.
För oss är detta särskilt problematiskt ur kvalitetssäkringssynpunkt. Ett reklamationsärende bör snarare kräva bättre dokumentation och spårbarhet än ett normalt försäljningsärende – inte sämre.
Jag skulle därför vilja ha svar på följande:
- Vad är det tekniska eller redovisningsmässiga skälet till att Spiris inte tillåter en orderrad med priset 0 kr eller alternativt 100 % rabatt?
- Varför måste denna begränsning finnas redan på orderstadiet? En order är inte en faktura och behöver inte nödvändigtvis leda till någon kundfordran.
- Hur rekommenderar Spiris att ett företag registrerar och produktionsplanerar en reklamationsåtgärd som ska utföras utan kostnad för kunden, om företagets ordinarie arbetsflöde och produktionsplanering bygger på offert- och ordermodulen?
- Finns det någon annan funktion i Spiris som ger motsvarande koppling och spårbarhet mellan kund, ursprunglig affär, reklamation, överenskommen åtgärd och ny produktionsorder?
Om det inte finns någon sådan funktion önskar jag att ärendet registreras som ett konkret förbättringsförslag: Spiris offert- och ordermodul behöver kunna hantera order med ett totalt ordervärde på 0 kr.
Det handlar inte om att skapa en faktura på 0 kr. Det handlar om att kunna registrera en verklig order och ett verkligt arbete som av affärsmässiga skäl ska utföras utan kostnad för kunden.
