Bokföra särredovisning av projekt i ideell förening

[Östen123]

Jag har satt mig i en situation som jag behöver hjälp att lösa.
I vår ideella förening har vi nu en fristående arbetsgrupp som ska genomföra ett projekt med sökta stödmedel. Jag som kassör har lovat att bokföra projektet så det kan redovisas fritt från föreningens övriga ekonomiska åtaganden. De pengar som via stödet kommer in på vårt konto ska konteras som föreningens skuld till den fristående arbetsgruppen. När projektet är klart och redovisat så ska överskjutande medel vara tillgängliga för den arbetsgruppen. Så långt blir det ju bara ett spel mellan tillgångs och skuldkonton, helt inom balansräkningen.
Men arbetsgruppen vill kunna redovisa hur pengarna använts och då måste jag bokföra verifikaten för kostnader på kostnadskonton. Här blev det svårt för mig eftersom verifikatet då inte balanserar. EX-vis Pengar ut för en kostnad 1940 kredit, vilket minskar föreningens skuld till arbetsgruppen konto typ 2441 debet, kostnadskonto 4xxx kredit. Här blir det missbalans i verifiktatet. Kan detta lösas på något sätt?

[LW - In Blue Accounting]

Hejsan!

Du kommer få in ett stöd som ska lägga sig som ett lån, men du behöver även redovisa detta på resultatsidan i bokföringen. Det görs, genom att man även kostnadsför på ett konto för redovisningens skull, men i samma veva motbokar det kontot på ett annat resutatkonto. Man aktiverar också skuldkontot 2071 och ger det kontot ett lämpligt namn. Du behöver också arbeta med resultatenheter. Se här:

Upplägg av en resultatenhet:

• Bokföring - Resultatenheter - Ny kostnadsbärare - Grupp 1 - Välj ett kort namn - Välj ett långt namn - Spara

Upplägg av nya konton och aktivering av kostnadbärare:

• Konto 2071: Inställningar - Kontoplan - Sök konto 2071 - Klicka på raden för att expandera den - Klicka på Redigera längst ut till höger - Aktivera Aktiv samt Kostnadsbärare - Byt namn (här kallas det Projekt X) - Spara: 
  
  

• Inställningar - Kontoplan - I sökfältet skriver du 4000 - Klicka på raden så den expanderar på höjden - Välj Kopiera längst till höger - Klicka i rutorna Aktiv och Använd resultatenheter - Kontonummer blir 4111 - Byt namn till Projekt X (eller rättare det du själv önskar) - Ingen momskod (för det ska vara likställt konto 4000) - Spara: 
  
  

• Inställningar - Kontoplan - I sökfältet skriver du 4111 - Klicka på raden så den expanderar på höjden - Välj Kopiera längst till höger - Klicka i rutan Aktiv men inget annan ruta - Kontonummer blir 4119 - Byt namn till Eliminering Projekt X (eller rättare det du själv önskar) - Ingen momskod (för det ska vara likställt konto 4111) - Spara:
  
  

Användning av dessa konton:

Din förening får in pengar på banken:

• Debet  1930:         100 000 kr
• Kredit 2071:         100 000 kr      (Resultatenhet ska vara Projekt X)

Kostnaderna som ni sedan har för projektet, måste konteras enligt nedan:

• Kredit 1930:           1 500 kr
• Debet  2071:           1 500 kr      (resultatenhet Projekt X)
• Debet  4111:           1 500 kr      (resultatenhet Projekt X)
• Kredit 4119:           1 500 kr      (utan någon resultatenhet)

När du tar ut balans- och resultatrapporter sedan, enbart för Projekt X, kommer enbart de konton och konteringar med som har denna resultatenhet på sig, det vill säga konto 2071 och 4111.

Tar du ut en balans- och resultaträkning utan att välja resulatenhet, kommer allt med och kontona 4111 och 4119 kommer ta ut varandra, men du ser kostnaden på konto 4111. Det enda som syns är att skulden minskat på 2071 i takt med inköpen på 4111. Det som är viktigt är att man ändå ser på konto 4111 att man haft en kostnad. Att 4119 eliminerar summan kan man bortse ifrån och man måste göra så. När man bokför så här, kommer skulden på 2071 att minska ihop med inköpen till projekten och på resultatsidan, kikar man på konto 4111.

Drar projektet ut över flera år, kommer 2071 att hänga med till nästa år, men nästa år kommer kontona 4111 och 4119 börja om på noll, precis som det ska vara. Vill ni följa hur siffrorna på kostnadssidan ser ut i flera år i sträck, behöver ni använda Excel för att följa åren. 

På det här viset, får du en rättvis bild över hur projektpengarna använts. När någon vill se hur Projekt X artat sig, tar du ut rapporter enbart för den resultatenheten.

Lycka till och hör av dig igen om något är oklart.

Mvh Lena