Fritidskortet och avgiftsperiodisering

[DDDD80]

Hejsan,

man kan säga vad man vill om Fritidskortet, men det genererar i vart fall arbete åt oss föreningsmänniskor.

Vi har valt att hantera detta halvt tillsammans med Sportadmin, men det har inte blivit särskilt lätt trots det (även om det inte ska lastas Sportadmin). Vi har också valt att betala ut hela beloppet till de som har ansökt, så för föreningen är det ett nollsummespel - minus arbete och irritation dvs...

Alla pengar, ca 150 000 kr som vi fått från Försäkringskassan under november och lite in i december, är bokförda på ett 16XX-konto där det bara är Fritidskortpengar. Den enkla delen har hittills varit att betala ut pengarna till de som har betalat in sina avgifter tidigt 2025 men sedan valt att inte fortsätta i klubben och därför inte haft något att kvitta mot. De har betalats ut rakt av och då har 16XX-kontot debiterats, vilket gör att de är ute ur leken.

Det mer besvärliga är de som sökt under hösten 2025 men vill kvitta dessa mot avgiften för 2026. Denna gång hamnade vi lite dumt till, eftersom vi tajmade fel (medvetet ska sägas). Men det gjorde att rätt många medlemmar när fakturan skulle betalas i december frågade om de kunde använda Fritidskortet som klubben fått i november (deadline var 30 november) för att på så sätt kvitta bort 500 kr från 2026 års avgifter. Detta löste vi genom att uppdatera fakturan, och på så sätt betalade de 500 kr mindre än den ursprungliga fakturan mot att vi behöll den 500-lapp som vi fick in november. Detta gick ändå helt ok, men nu ska det bokföras också.

Problemet som jag inte lyckas lösa är hur detta ska periodieras. Avgifterna som betalades in i december tillhör 2026 så att flytta över dem är i sig inget problem. Det gör vi varje år. Men om jag för över beloppet rakt av till 2026 kommer det saknas ca 100 000 kr, eftersom de ligger på 16XX-kontot.

Om man ser en avgift i taget är det något förenklat en tusenlapp i avgift som medlemmarna vill kvitta mot en 500-lapp (som hör till Fritidskortet). Men hur ska jag bokföra detta?

En idé är att den 31 december 2025 "ta" en 500-lapp från 16XX-kontot genom att debitera det med 500 kr och kreditera 2900-kontot. På 2900-kontot kommer då sedan tidigare ligga 500 kr, som alltså är den inbetalda avgiften minus Fritidskortet (500 K 2900 och 500 D 1930). Den 1 januari 2026 bokför jag det rätt genom att debitera 2900 med 1 000 kr och kreditera ett 30XX-konto.

Men får man göra så? Eller ska man hellre flytta över hela 16XX-kontot till 2026, "bara" periodisera 500 kr och den 1 januari debitera 500 kr från 16XX-kontot + 500 kr från 2900-kontot och möta dessa med 1000 kr på rätt intäktskonto.

Resultatet blir i min värld samma sak, och jag hittar inget särskilt som säger hur man ska eller bör göra.

[LW - In Blue Accounting]

Som du skriver längst ner att resultatet blir detsamma stämmer ju men bokföring handlar också om spårbarhet, och då måste allt ligga på rätt ställe. Jag måste bara höra med er hur det här funkar i praktiken, för jag  förstår kanske inte.

Ni har fått pengar från  Försäkringskassan, 150 000 kr totalt sett. Kom pengarna in på ert bankkonto då (eller på plusgirot)?

I så fall, tycker jag att ni skulle ha bokat upp det hela som:

Debet 1930:        150 000 kr

Kredit 2071:       150 000 kr   (kontot heter ändamålsbestämda medel (ev namnbyte till Fritidskort))

Sedan så ska medlemspengarna in. Ni skickar ut avier och då uppstår frågorna om de inte kan använda en del av dessa pengar på Fritidskortet (500 kr) att betala avgiften med (1 000 kr), har jag förstått det hela rätt?

Vi har alltså två stycken olika bokningar att göra och man måste hålla isär detta. 

Bokningarna skulle ha sett ut så här, ifall man inte kvittat:

Avgift kommer in:       Debet 1930:      1 000 kr

Avgift intäkt:          Kredit 3010:     1 000 kr

Fritidspeng går ut:     Kredit 1930:       500 kr

Fritidsskuld minskar:   Debet 2071:        500 kr

Då måste man tänka så här när man ska kvitta: intäkten för avgiften måste vara intakt och fritidsskulden måste också minska på korrekt sätt.

I och med det, får vi (vi säger att det är december 2025 nu):

Avgift kommer in:       Debet 1930:        500 kr

Intäkten bokas:         Kredit 2900:     1 000 kr

Fritidsskulden minskar: Debet 2071:        500 kr

Första januari 2026, bokas 2900 bort och intäktsförs:

Intäkten bokas:         Debet 2900:      1 000 kr

Intäktsföring:          Kredit 3010:     1 000 kr

Fritidskortet har jag här lagt på ett skuldkonto och en skuld är en skuld och den periodiserar vi inte. Den bokas bara upp som den är oavsett räkenskapsår. Sedan minskas skulden i takt med att människor väljer kvitta avgiften med en del av kortet men det enda som behöver periodiseras är  intäkten för 2026 ifall intäkten hamnar på bankkontot före decembers utgång 2025. I och med att Fritidskortet ligger som en skuld behöver vi alltså inte krångla med den biten mellan åren.

Jag tror det var så här du menade i alla fall!

Mvh Lena

[DDDD80]

Jag tror att du har förstått det rätt. Det har inte varit särskilt lätt för oss heller, och var man än hör sig för pustar allt och alla över den goda tanken med detta men också på grund av allt arbete som det innebär.

Föräldrarna ansöker på Fritidskortets hemsida (så här såg det ut i höstas i alla fall) och sedan kommer det 500 kr till föreningens konto, i detta fall vårt vanliga konto (1930). Sedan får man som förening göra vad man vill med pengarna, men jag tror ändå att de flesta gör som vi, att pengarna ska tillbaka till föräldrarna till barnet. Det viktiga för oss har varit att inte ha fordringar på medlemmarna, utan att de får kvitta först när vi har fått pengar från Fritidskortet att kvitta med. Däremot är jag osäker på om de pengarna vi har är tillgångar eller skulder. Vi måste inte betala ut dem, utan det är vi som bestämmer när vi gör det och hur. Jag tänkte därför att det kunde bokföras likadant som Bingolotter och liknande, att man bokar upp det på ett tillgångskonto och sedan när fakturan kommer krediterar man beloppet och överskottet läggs på ett 30XX-konto. Men i detta fall handlar det om några tusenlappar så det är egentligen ingen stor sak.

Men om du menar att det ska bokföras som en skuld tror jag på det och det är ändå genomförbart att bokföra om inbetalningarna som skulder i stället för tillgångar.

[LW - In Blue Accounting · Accepted solution]

Det är enklare att ta hand om avräkningar via balansräkningen i och med att det är årsskiften inblandade. 

Vad jag också förstår är det här med kortet också en löpande historia och att man då kan intäktsför eventuellt överskott sista december. Säg att ni som nu fått in 150 000 kr för 2026 och att ni går tillväga så som jag beskrivet. Sedan upptäcker ni att vid årsskiftet 2026/2027 finns det 10 000 kr kvar på 2071. Då kan ni boka om överskottet på 10 000 kr till ett intäktskonto. För som du skriver, ni får göra vad ni vill med pengarna. Då ligger ingen skuld kvar 2027 från pengarna för år 2026 utan ni har fått en intäkt. Nya pengar för Fritidskortet kommer in i slutet av 2026 för 2027 och bokas återigen upp på 2071 och så börjar ni om. 

Varför man använder ett skuldkonto istället för ett tillgångskonto är för att när pengar kommer in i debet från Försäkringskassan måste man bokföra nästa post i kredit (annars balanserar inte verifikatet) och då ska man använda ett skuldkonto och inte ett tilllgångskonto. Använder man tillgångskontot blir ju det krediterat - summan där ligger som en kreditpost - och tillgångskonton ska vara på debetsidan (undantag finns) och sådant som hamnar i kredit på balanssidan ska ligga som en skuld. Det är ju en skuld föreningen har i och med att pengarna ska tillfalla medlemmarna.  Sedan har föreningar tillgång till ett konto avsett för det här - 2071 - och då tycker jag att man kan använda det.

Det är inte så krångligt det här om man tar en post i taget som jag gjorde överst. Du kan också lägga in medlemsregistret i Excel, ha kolumner för vem som betalat in och vilka som har kvittat och de som inte har kvittat. Man måste hålla koll på det här, men det är roligt pyssel. Allt känns besvärligt i början, men när man testat ett par gånger sitter det i ryggmärgen. Det här är inget att oroa sig för. Känns det  besvärligt hör av dig igen, så löser vi det hela!

Lycka till!

Mvh Lena