Semesterdagar för deltidsanställda

[Rasmus22]

Hej!

Jag skulle behöva ha hjälp med hur jag hanterar semesterdagar för deltidsanställda.

Anställd nr 1. Jobbar 90% med fast schema att hon är ledig varannan måndag. Hon har 31 semesterdagar/år (som heltid). Hon har haft 90% tjänstgöringsgrad under hela året.

Anställd nr 2. Hon gick ner från 100% tjänst till 80% tjänst från och med mars månad och har detta tillsvidare. Hon har fast schema att vara ledig varje fredag. Hon har 32 semesterdagar/år (som heltid).

Hur ska man hantera deras semesterdagar på bästa vis? De båda var lediga varsin vecka i juni, och vi har frånvaro som justeras på lönen månaden efter, så nu inför juli lönen behöver jag hantera detta.

När programmet inte gör någon justering själv på semesterdagar utifrån tjänstgöringsgrad så skulle jag ju velat lägga 5 semesterdagar i kalendern för dom trots att de enligt schema bara hade 4 arbetsdagar på deras semesterveckor de hade i juni. 

Men samtidigt så inser jag att det mest rättvisa borde bli att räkna om det till nettosemesterdagar och manuellt justera deras semesterdagar, och sedan bara lägga in semester på de dagar i kalendern som de har schemalagt arbetet. Eller? Men finns det någon formell man ska använda när tjänstgöringsgraden ändras under året som för anställd nr 2?

Tar tacksamt emot hjälp hur man bör tänka och om det finns nån hjälp i programmet för att hantera detta.

Ringt supporten 2 ggr och diskuterat detta och fått olika svar båda gångerna så hoppas att bli lite klokare här 🙂

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Rasmus22 

Välkommen som ny forummedlem. 

Jag förstår att semesterhanteringen för deltidsanställda ibland kan kännas lite klurig.

I Lön hanteras semesteruttag alltid i bruttodagar (det vill säga enligt kalenderdagar, inte justerat efter arbetstid eller tjänstgöringsgrad), till skillnad från det äldre programmet Visma Lön 600 där det finns stöd för nettosemester.

Det innebär att även för deltidsanställda – oavsett om de till exempel arbetar 80% och har vissa veckodagar lediga enligt schema – så ska du lägga in 5 semesterdagar för en hel veckas frånvaro, precis som du redan gör idag. Man ska alltså inte justera ned antalet uttagna semesterdagar utifrån deras schema, utan alltid utgå från brutto-semesterdagar.

Det är viktigt att inte räkna om till nettosemester manuellt, eftersom då riskerar man att semesterdaglönen/dag blir felaktig – programmet är helt enkelt inte byggt för det, och det kan leda till att både saldo och löneberäkningar blir fel.

När det gäller förändringar av tjänstgöringsgrad under året (som för anställd nr 2) finns det idag inte något automatiskt stöd för detta i Lön vad gäller semesterberäkning. Därför rekommenderar vi att du fortsätter lägga in uttagen semester enligt bruttodagar, oavsett om personen jobbat heltid eller deltid under året.

Hoppas detta klargör hur semesterhanteringen fungerar i Lön! 

[Rasmus22]

Hej Tinna. 

Tack för svar.

Jag måste komma med nån följdfråga då. Det känns ju som att det blir upplagt för fel om jag inte tänker tokigt här.

Scenario med anställd nr 1 som jobbar 90%, och har fast schema med att vara ledig varannan måndag.

Scenario 1. Hon skulle ta semester varannan vecka. Om hon då prickar så hennes semesterveckor är samma veckor när hon har ledig måndag enligt schema. Ändå dras det 5 semesterdagar. Tar hon ut t.ex. 30 semesterdagar på detta vis så jobbar hon praktiskt måndag-fredag varannan vecka i 12 veckor, och då får hon 6 hela veckor ledigt och har då förbrukat 30 semesterdagar.

Scenario 2. Samma anställd tar semester varannan vecka men prickar så det utförs på hennes arbetsveckor som ej innefattar ledig måndag enligt schema. Då skulle ju det innebära att hon bara jobbar tisdag-fredag i 12 veckor med varannan vecka helledig, med samma resultat att det dragits 30 semesterdagar.

Detta känns väl väldigt märkligt? Eller?

[Tinna Gunnarsson]

Hej igen @Rasmus22 

Du tänker helt rätt — och jag förstår absolut att det här kan kännas lite märkligt och orättvist. Ditt exempel visar tydligt effekten av bruttosemester; det spelar egentligen ingen roll vilka veckor medarbetaren väljer att ta semester, programmet kommer alltid att dra 5 semesterdagar för hela perioden måndag–fredag, oavsett om måndagen i fråga var en schemalagd arbetsdag eller ej.

Varför blir det så, och varför gör man så i systemet?

Eftersom Lön inte har nettosemester, utan utgår ifrån bruttosemester, så baseras semesterdagsuttaget alltid på heltidsschema. Det är alltså samma antal semester­dagar som dras för en vecka, oavsett om medarbetaren varit ledig någon enskild dag enligt sitt schema. Detta är samma princip som finns i semesterlagen när nettosemester inte används – just för att semesterlön/dag och saldo ska fortsätta räknas rätt och konsekvent.

Skulle man istället hantera detta på annat vis (till exempel endast dra semester när det faktiskt är en arbetsdag enligt schema) så skulle semesterersättning, saldo och uttag bli fel i förhållande till antalet intjänade dagar och värdet per dag. Därav rekommenderar vi att alltid följa systemets logik och räkna enligt bruttodagar.

Om du vill ha ytterligare hjälp finns möjlighet att boka en tid hos våra lönespecialister så kan ni tillsammans se över ditt specifika fall. Du bokar tid på vår hemsida eller via supporten. 

Ha det fint och lycka till🌻