Jag har gjort så här i alla år med denna kvittohantering:
- Jag bokför kvittona i ekonomiprogrammet (och bokar momsen korrekt) och bokar upp skulden mot skuldkontot 2820: Kortfristiga skulder till anställda
- Vid månaden slut, tar jag ut ett kontoutdrag på 2820 och ser hur mycket pengar det gäller
- I löneprogrammet väljer jag den löneart som ger nettopengar ut.
- På det här sättet, kan jag boka kvittona med underlag i egen verifikationsserie (om jag önskar) i lugn och ro fram till den sista den månaden
- Momsen blir korrekt hanterad och kostnaden hamnar också där den ska (i rätt period)
- Skulden hamnar på ett skuldkonto för den anställde / de anställda (2820)
- Avräkning görs en gång per månad per den sista och betalas ut i efterskott med lönen
Frågor som brukar uppstå:
Fråga: Det är så många människor som kommer med kvitton och då blir det besvärligt att särskilja alla när allt ligger på konto 2820!
Svar: Lägg upp kostnadsställen på balanssidan i bokföringen som du kopplar till 2820. Du tar sedan ut en lista över månaden som gått och sorterar på kostnadsställen och får de anställda separerade.
- Kom ihåg att det är bäst att betala ut utläggen månaden efter. Det betyder att alla kvitton som är inlagda månad 1, kommer löntagaren tillgodo den 25:e månaden efter, månad 2. Som regel brukar alla justeringar ske i efterskott (som när man är sjuk) och då införs efterskottsjustering även på utlägg.
Fråga: Men de vill ha tillbaka utläggen direkt!
Svar: OK säg så här: I och med ökad administration avseende kvitton, har jag varit tvungen att se över rutinerna. En ökad säkerhet är fördelaktigt för bägge parter då jag så här minimerar att fel uppstår på lönen, vilket minskar administrationshanteringen. Jag slipper ändra lönen i efterhand, vilket kommer företaget tillgo då då risken för övertid för min del minskar.
För mig har utläggshantering alltid varit en besvärlig del, men på det här sättet lägger man upp en hållbar rutin som är enkel att följa.
Lycka till!
Mvh Lena
