Vill du ha hjälp med att kontrollera så att din bokföring stämmer i programmet? Då rekommenderar jag att du använder programdelen Avstämningar som du hittar under Bokföring.
Hur ofta bör du göra en avstämning?
Det finns inga rätt och fel för hur ofta en avstämning ska göras men det finns fördelar att göra det regelbundet, gärna varje månad. Du kan då vara säker på att din bokföring är korrekt och att du får ut rätt uppgifter för resultat och balansräkningar samt momsrapport. Om du gör avstämningarna regelbundet blir det också enklare att hitta eventuella fel som behöver korrigeras.
Avstämningarna du kan göra är: :
- obetalda kundfakturor så att det överensstämmer med kundfordringar i bokföringen
- obetalda leverantörsfakturor så att det överensstämmer med leverantörsskulder i bokföringen
- pengarna i kassan så att det överensstämmer med kassasaldot i bokföringen
- kontoutdrag från banker så att det överensstämmer med bokförda tillgångar och skulder
Vad behöver du göra innan avstämningen?
Innan du gör din avstämning behöver du kontrollera så att de kund/leverantörsfakturor och betalningar som ska vara med i avstämningen är klara.
Hur gör jag avstämningen i programmet?
När du är redo går du in under Bokföring - Avstämningar. Väljer datum och vilka delar du vill göra avstämningen på. Du kan lägga till eller ta bort konton så att du får med dig de du önskar att stämma av.
Vill du göra avstämning på Övriga konton bockar du för den rutan samt fyller i kontonumret och vilket belopp du ska stämma av med. Beloppet hämtar du själv från ditt konto på banken.
När du valt Stäm av kan du i nästa vy se en lista över delarna du valde tidigare. Där ser du bland annat Bokföringsbelopp, Avstämningsbelopp samt eventuella differenser. Om du dubbelklickar på en rad där det finns en differens får du mer information om vad det kan bero på och vilken verifikation/faktura det handlar om. Orsaken kan du se i kolumnen Infotext och är du osäker på vad det betyder eller vill veta hur du kan åtgärda felet klickar du på frågetecknet på raden. En vanlig anledning till att du får en differens är att du har gjort en manuell verifikation på ett reskontrakonto.
Har du många rader med differenser är ett tips att skriva ut en lista via Utskrift - Avvikelser vid avstämning och bocka av raderna. Vissa belopp kan ta ut varandra och på detta vis kan du enkelt se vilken/vilka differenser som finns kvar som du behöver åtgärda. I huvudet på avstämningen kan du se den totala differensen, kanske är det någon rad som har hela differensen?
Genom att klicka på förstoringsglaset på verifikationen eller fakturan kan du ta en genväg in på verifikationen/fakturan för att kontrollera och göra korrigeringar om det behövs. När du har gjort dina korrigeringar behöver du göra om avstämningen. När det inte finns några differenser kvar är du klar och du har sett till så att din bokföring stämmer.
Här kan du även se ett par filmer som jag rekommenderar:
Automatisk avstämning
Stäm av lager mot bokföringen
Så funkar momskontrollen
