Hej!
Tack för din fråga. Gällande din första fråga om hur man kan bokföra detta för att hålla koll på hur mycket varje person har, om du inte skapar egna skuldkonton för varje person inom kontogruppen 242X. Det är dock inget att rekommendera då det kommer vara svårt för dig att hålla koll. Det är bättre att ni håller koll detta utanför bokföringen, i tex excel.
Gåvor är vanligtvis ej avdragsgilla även om de är en fin tanke. Det finns vissa undantag, men här kan det vara bra för er att dubbelkolla med Skatteverket så att den sortens avtackning ni har gäller inom skattefriheten, dvs är avdragsgilla. Du kan läsa om gåvor till anställda här och representationsgåvor här.
Själva skulden för presentkortet innan de använt detta bör bokföras mot ett 242X konto i kredit och mot lämpligt kostnadskonto i debet när du väl fått fram om det är avdragsgillt eller inte. När de sedan utnyttjar detta så bokar du bort skulden i debet och mot lämpligt intäktskonto i kredit.
Även om ni inte säljer presentkorten så bör det ändå rimligtvis hanteras som detta i och med att de kan lösa in dem hos er och borde bli en intäkt för er när de väl löser in dem.
Om ni har en revisor i er förening så rekommenderar jag att prata med hen hur hen vill hantera detta, och att även kontrollera med Skatteverket angående avdragsrätten.
Ha det fint!
/ Josefine
