Ändra fakturadatum på leverantörsfaktura - Fel datum efter inscanning

[BNCABBNR]

Hej,

Jag har några leverantörsfakturor som fått fel fakturadatum efter inscanning. Det var ren tur att jag noterade detta... alla ligger i rätt månad men är ibland några dagar fel - Spiris har ibland valt att strunta i "Fakturadatum" och gå på "Utskriftsdatum" istället.

Har följt detta men fältet för fakturadatum är ändå utgråat:

https://support.spiris.se/bokforing/sv-se/content/online-help/purchasing-purchase-invoice-void-edit....

Om du har lagt in fel faktura- eller förfallodatum på fakturan, vill ange ett annat konto eller om du vill ta bort eller lägga till rader behöver du inte ångra fakturan. Du kan göra dessa ändringar direkt på fakturan. Fakturan kan redigeras så länge den inte ingår i en momsrapport eller en låst period. För att aktivera den här inställningen går du in på Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter och markerar rutan Tillåt redigering av leverantörsfakturor under Leverantörsfakturor.

Hur gör jag?

Tack

[LW -60]

Det är tråkigt när utlovade funktioner inte fungerar som de ska och att en "work around" fallerar.

Jag anser, att så länge som en funktion inte gör det den ska, skall hårtkodningen tas bort, så att datumändring kan ske.

Mvh Lena

[BNCABBNR]

Helt enig. Det måste gå att korrigera på något sätt - annars blir jag riktigt förvånad.

Med tanke på hur ofta det är strul med diverse funktionalitet i Spiris (i vart fall det som tidigare hette eEkonomi) så börjar jag som kund undra hur bra koll Spiris har på sin driftsäkerhet och kontinuitet.

Hur ofta är det inte "förseningar" i inläsningen av transaktioner från bankkontot till exempel?

På senare tid har jag ofta behövt hantera leverantörsfakturor manuellt. Fakturor från exakt samma leverantörer som jag fått fakturor från tidigare och som knappast är ovanliga, d.v.s. bör finnas många kunder som får fakturor från dessa leverantörer och inläsningen bör vara väl "tränad" på dessa.

Antingen så har konteringen inte gjorts automatiskt, eller så har datum inte fångats upp, ibland har inte fakturanummer fångats upp...

Lätt att ha en större mängd småkunder som får en produkt med brister, varje enskild kund har ganska lite förhandlingskraft och prioriteras inte. Det är min känsla i alla fall.

Kostar tid (och pengar) för mig att behöva lägga ner tid på att jaga Spiris för support på saker som bör vara självklara... eller som i alla fall bör gå att hitta i dokumentation. Synd bara att dokumentationen inte stämmer överens med verkligheten ibland.

Skönt att det i alla fall går att få ut en SIE-fil så att jag enkelt kan byta affärssystem.

Börjar överväga att titta på ett annat system.

[LW -60]

När det gäller leverantörsfakturornas kontering, har jag en lösning. 

I leverantörsregistret, inne på varje enskild leverantör, finns en inställning där du kan lägga in en konteringsmall, eller som de kallar det i eEkonomi, ett bokföringssförslag. Gå in där, skapa ett konteringsförslag så det blir kopplat till leverantören. 

Jag jobbade med dessa konteringsmallar stenhårt tidigare och de är träffsäkra till 100%, förutsatt att du vill ha samma kontering på alla fakturor från specifik leverantör (typ alltid kontera telefonkostnader på fakturorna från Telia). Konterar du olika på en del leverantörer, skapar du flera mallar, kopplar en av dem till leverantören för att sedan byta till annan mall inne på fakturan när den registreras .

AI är inte helt träffsäker, det kommer den aldrig bli, men träffsäkra till 100% är dessa mallar. Hur man än motionerar funktionen med AI-automatik, kommer den fallera då och då. Mallarna gör det INTE.  När det gäller datuminläsning, har jag har svårt att förstå att när man har motionerat AI:n flera gånger och hållt på med byte av datum varje gång, att den inte ska förstå var den ska leta datumet någonstans. När det inte fungerar, skapar det osäkerhet hos användaren och dessutom irritation. Man känner det tar onödig tid och undrar om det går snabbare att lägga in fakturorna manuellt istället.

Litet tips: varje konteringmall / bokföringsförslag ska ha ett eget namn.  Om man ger konteringsmallen ett namn som är samma som ett kostnadskonto, kan man använda mallen på flera företag, inte bara ett. Så om man köper in förbrukningsmaterial från flera leverantörer, skapar man en mall som heter 5460 och kopplar den till de leverantörer man köper förbrukningsmaterial av.

Visma har egna mallar som du kan hitta inspiration ifrån för att se hur man lägger upp en konteringmall. Kredit ska vara 2440 för leverantörsskulder, som ett litet tips ifall det inte finns mallar för leverantörsfakturor att kika på.

Lycka till!

Mvh Lena

[BNCABBNR]

Tack! Bra tips för hur jag kan jobba runt bristerna i mjukvaran!

Dessa mallar lär definitivt vara mer pålitliga!

Mitt bekymmer som jag beskrev kopplat till konteringen var inte nödvändigtvis att den blev "fel" - under en kortare period dök det inte upp några rader alls och jag var tvungen att kontera helt manuellt - trots att det rörde sig om en faktura från en leverantör som jag fått många fakturor från tidigare.

[Tinna Gunnarsson]

Hej @BNCABBNR 

Vi har tagit frågan vidare till våra specialister för att säkerställa att vi inte missar något, och nu har jag fått ett svar.

När en faktura attesteras och bokförs innebär det att all information har granskats och godkänts. Då ska det inte vara möjligt att ändra något i efterhand.

Vi kommer att uppdatera den skrivna hjälpen och lägga till att attesteringen är en av anledningarna till att det inte går att göra ändringar, precis som vid momsredovisning och låst bokföring.

Det är all information jag har men jag vill passa på att tacka dig @LW -60 för att du som alltid är så generös med att dela din kunskap. ⭐

[BNCABBNR]

Hej,

Jag förstår principen med att det inte ska gå att ändra "direkt" på verifikationen, men det måste gå att makulera/ångra för att sedan posta en korrekt verifikation?

Hur bär man sig åt för att göra detta?

Nu pratar vi alltså om transaktioner som varken är i en låst period eller i ett stängt räkenskapsår.

MVH

[LW -60]

Hejsan Tinna och tack för dina vänliga ord!

Fråga: kan man då "av-attestera" fakturan för att kunna ändra den?

Mvh Lena

[Tinna Gunnarsson]

Godmorgon @LW -60 

När en leverantörsfaktura är bokförd och attesterad går det inte att ta bort attesten eller ändra fakturadatumet. Om det är fel på fakturan i detta läge behöver man ångra fakturan och skapa om den med rätt uppgifter.

Ha en fin dag 🌻

[BNCABBNR]

Hur ska jag göra steg för steg för att ångra en sådan faktura?

https://support.spiris.se/bokforing/sv-se/content/online-help/purchasing-purchase-invoice-void-edit....

Du kan inte välja Ångra faktura om leverantörsfakturan är helt eller delvis betald. Då måste du istället skapa en kreditfaktura manuellt och kvitta den mot den betalda fakturan.

Om du har en aktiv bankkoppling och fakturorna antingen skickas till banken automatiskt eller ingår i en betalningsfil, kommer det inte gå att ångra fakturan om den redan har skickats eller ingår i en betalningsfil.

1. Ångra betalningen(?)

2. Skapa en kreditfaktura manuellt

3. Kvitta kreditfakturan mot ursprungsfakturan

4. Skapa en korrekt faktura

5. Matcha betalningen mot den korrekta fakturan?

Stämmer det?

[LW -60]

Datumproblematiken:

Det finns inget bokföringsprogram på marknaden som till 100 procents träffsäkerhet matar in korrekt fakturadatum varje gång. Jag har däremot lärt mig att hålla ett öga på förfallodatumet i första hand, så att det datumet stämmer. Det viktiga är att betala på rätt datum. Du kan alltid justera ett förfallodatum utan att ändra fakturadatum om det sistnämnda skiljer en dag eller två eller tre… Det som är av vikt, är att fakturadatumet håller sig inom korrekt månad, annars tycker jag det kvittar.

Problemet med felkonterade fakturor:

När det gäller en fakturas kontering, matar man in leverantörsfakturorna i leverantörsreskontran. Denna reskontra, är en sidofunktion till bokföringen. I reskontran ser man en lista över alla fakturor som finns och klickar man in sig på dem, ser man också hur konteringen ligger, faktura- och förfallodatum etc.

Bokföringen av dessa fakturor, ser man inte förrän fakturan är sparad och attesterad. Då som först, hamnar fakturans kontering i själva bokföringen. Du ser i verifikationslistan alla verifikat som avser leverantörsfakturor och andra bokförda verifikat, men verifikationslistan och leverantörsreskontran ligger skilda åt, är två skilda delar.

• Ibland så bokför man en faktura fel och det är trist. Man är inte felfri, det är inte någon. Det går att justera enkelt.

Lösning på problematiken:

Låt säga att du har fått en faktura från Office Depot eller liknande och du konterar fakturan på konto 5460 (förbrukningsmaterial) och kommer på en vecka senare att det hela egentligen skulle in på konto 6110 (kontorsmaterial).

Gör då så här:

1. Gå till Bokföring och välj Kontoanalys och välj fliken Resultaträkning.
2. I resultaträkningen letar du dig fram till konto 5460. Klicka på kontot (där det är blå färg).
3. Leta i listan efter det verifikationsnummer som du behöver ändra konto på och klicka på numret (blå färg igen)
4. Där får du upp verifikatet (utanför reskontran) och du kan där ändra konto till 6110
5. Klicka på Spara längst ner (grön knapp)

Visserligen kommer det i reskontran ligga en faktura med kontering på 5460 istället för 6110, men vad gör det? Du har fått till bokföringen korrekt.

Lycka till!

Mvh Lena

[BNCABBNR]

Tack för att du hjälper till med svar!

Jag har inga verifikat med inkorrekt kontering, den biten har jag alltid fångat upp i samband med att jag petat in belopp för respektive konto.

Det känns lite fel att ha fel datum i bokföringen, men allt ligger i rätt månad - det finns inga fakturor/verifikationer som ligger i fel månad i alla fall.

Jag kanske får nöja mig med att det är så bra som det kan bli. Spiris/Visma själva verkar inte vara intresserade av att svara på min senaste fråga.

Ha en fin sommar och tack för hjälpen, Lena!

[LW -60]

Jag förstår vad du menar med att man vill ha korrekt datum, och var och en av oss har en yttre gräns för vad vi kan mäkta med att kontrollera. Dunkar det in 25 fakturor per dag, måste man snabba på och då måste något stryka på foten. Jag tänkte också att det kanske finns några därute som har haft problem med felkonteringar, så jag lade med det också i svaret. Det är bra att det finns dokumenterat, om någon söker på just det.

Ha en trevlig sommar du också!

Mvh Lena