Ändra typ på bildunderlag med nya automatiseringen

[Maxon00]

Hej!

Jag har bildunderlag som felaktigt tolkas som leverantörsfakturor och numera alltså hamnar direkt under Leverantörsfakturor-Utkast. Där går det inte att ändra typ på underlaget till kvitto eller dokument, som gick att göra när underlaget hamnade under Bildunderlag, utan det enda som går att göra är att radera underlaget. Jag har nu gått omvägen att skriva ut underlag för att vid inskanning via appen kunna ange att det är ett kvitto eller ett dokument. Hur är det tänkt att fungera?

[Khedron Wilk]

Har lite av samma problematik som PatrikCarlander, om än i mindre skala.  Jag har fakturor som avser kortköp. 

Visst, jag kan ändra mitt arbetssätt. Men det är inte återigen inte förändringen som är problemet, det är den upplevda försämringen.
Intrycket blir lätt att  Spiris helt missat Bildunderlags-vyns funktion som en samlande inkorg över saker att arbeta med?

Jag förstår viljan att automatisera levfakturaflödet och det ÄR vägen framåt, för de flesta av oss, för de flesta situationer.

Men eftersom det inte erbjuds någon inställning för om denna funktionalitet skall vara på eller av så tvingar ni nu på det även för arbetsflöden där det inte passar. DET är ett problem.

Jag förändrar mig gärna om någon visar mig vägen framåt. Jag kan även stå ut med en tillfällig omväg om någon kan visa mig att det blir bättre när allt är klart. Men min upplevelse är att det är ingen som visar mig vare sig det ena eller andra just nu. 

[Björn Källén]

Hej. Läser in ett bildunderlag som går automatiskt till fakturautkast. Jag vill bokföra manuellt utan hjälp men om jag fyller i 50% av det jag behöver fylla i och sparar utkastet så måste jag börja om igen om jag väljer "manuellt utan bokföringshjälp". Det är ju super irriterande och lite fult gjort att jag inte kan välja att spara halva jobbet utan måste börja om hela tiden. Detta hoppas jag ni kan titta på och ändra.

Mvh Björn

[Annie Sten]

Hej!

Instämmer helt i att modellen enbart är så bra som den kan bli med den informationen den har. Av olika anledningar är samma typ av underlag ibland en faktura och ibland dokument. Jag tar den inputen med mig i vidareutvecklingen här. Samma gällande spara utkast där du nu får börja om - detta tar jag med mig. 

Jag har full förståelse för att man skapar sina egna vägar och sina egna rutiner för sin egen bokföring. Det är kanske inte alltid i linje med vad vi från Spiris benämner som bästa arbetssättet. Så jag tänker att det kanske underlättar att höra hur tankegångarna har gått i denna process. Förhoppningsvis blir det tydligare med vad vi önskar uppnå framåt och kanske till och med att ni anammar något nytt framåt om ni inte redan arbetar så idag.

Vi har tidigare nämnt Bildunderlag just så, inkorgen med underlagen att jobba med.
Men det har inte varit hela sanningen, eftersom e-fakturor och fakturor via integrationer ändå hamnat i utkast - de behöver man också agera på.

Listan över kvitton i Bildunderlag har också haft sina utmaningar.  
I samband med att bankintegrationer ökar och det rekommenderade arbetssättet via Kassa- och bank så har även bokföring av Kvitton via Bildunderlag börjat spela ut sin rätt som rekommenderat arbetssätt för företagskontot. Vi vet att väldigt många bokför kvitton här inne - det kommer ni fortsätta kunna göra. Men vi vill undvika fel för de som automatiskt får in sitt kontoutdrag, och säkerställa att de matchar kvittot mot de inköp som finns i Kassa- och bank. 

När vi träffar våra användare och sammanställer utmaningar kring underlag blir det också tydligt att man vanligtvis hanterar olika typer av underlag i separata processer. Leverantörsfakturor hanteras för sig och kvitton för sig. Därför ser vi det som naturligt att även dela upp dessa processer tydligare i Spiris.

Alla Leverantörsfakturor bor i den menyn. De som är utkast, de som ska attesteras, de som är avvisade, bokförda och betalda. 

Arbetssättet via Kassa- och bank har en mer och mer central roll, att utgå från respektive banktransaktion, matcha motsvarande händelse och säkerställa att inget faller mellan stolarna. Det är givet för dig med bankintegration men också rekommenderat arbetssätt för dig som för över kontoutdraget manuellt.

Hanteringen av kvitton rekommenderas att skötas till största del från Kassa- och bank. Spiris hjälper till att koppla rätt underlag till bankhändelsen, föreslår konton - du bokför och där är det klart. Det blir en naturlig del av resten av bankhändelserna du ändå ska stämma av.

Kvittona som blir kvar i Bildunderlag är kvitton som har betalats med egna pengar till exempel, som inte ska bokföras mot ett 19-konto.

Gällande övriga dokument, de som ska kopplas till en banktransaktion sker också som en naturlig del av bankavstämningen. De som ska bokföras som en verifikation sker i Bildunderlag.

Feedback om tydligare information innan genomförd release tar jag också med mig.
Ja, vi försökte vara kontextuella - försökte få uppmärksamheten när det behövdes på rätt ställe. Men det är ändå lätt hänt att vi inte når fram. Här fick den norska knappen störst uppmärksamhet 😉

Jag hör av mig igen nästa vecka när vi går in i nästa fas så får ni mer information då.

Tack så länge!

Annie

[PatrikCarlander]

Hej Annie,

Tack, jag förstår hur ni har tänkt kring Kassa- och bank och ert rekommenderade arbetssätt.

Men jag tycker fortfarande att det viktiga här är valfriheten. Ett rekommenderat arbetssätt är bra, men det bör inte innebära att alla kunder tvingas in i samma arbetsflöde.

Ett företagskreditkort är ett bra exempel. Ett kortköp skapar en skuld, exempelvis på 2419, och ska inte bokföras direkt mot ett 19-konto. Samtidigt går det vad jag vet inte att hantera 2419 som ett konto i Kassa- och bank på samma sätt som ett bankkonto.

Det här blir dessutom allt vanligare när företag köper IT- och AI-tjänster med kreditkort. Jag skulle exempelvis inte vilja lägga företagets debitkort, direkt kopplat till bankkontot, hos varje ny AI-tjänst som verksamheten behöver testa.

Så utveckla gärna det nya arbetssättet och gör det till det rekommenderade alternativet – men låt oss välja.

En enkel inställning för exempelvis ”Skapa automatiskt fakturautkast från uppladdade underlag” – På/Av skulle lösa mycket.

De som uppskattar automatiseringen får den, medan vi som har andra bokföringsflöden kan fortsätta arbeta effektivt.

Bra automatisering ska ge användaren färre steg, inte ta bort ett val som användaren behöver.

[MarieEr]

Hej
Jobbar med bokföring åt en förening och med alla dessa ändringar så medför det extremt mycket extra arbete. Vi har ingen bankkoppling och all registrering sker manuellt. Ni marknadsför ju er mot föreningar och med de förändringar som nu skett är det mycket tveksamt om man som förening bör använda Spiris. 
En av de saker som blir fel att det tolkas autmatiskt fast man inte bett om det samt att när man som ideell förening ej har momsredovisning markerat ändå beräknas moms på t.ex. kvitton.
Ytterligare en mycket konstig sak är att bildunderlag ligger under inköp. Har inte hittat det på någon annan plats men ett bildunderlag kan ju även vara som bilaga till en utbetalning som görs utan att faktura kommit in, i vårt fall t.ex. milersättning till styrelsemöte.

[Khedron Wilk]

Inköp får nig ses som ett annat ord för Utgifter. Men du har rätt i sak, ett bildunderlag kanske tänkt att användas för en intäkt med. Så, jam egentligen lite lustig placering.

[Erika_T]

Innan uppdateringen så använde jag kolumnen som nu heter Leverantörsnamn (minns inte om den hette så tidigare) till att skriva in tex vad kvittot gäller, ofta Friskvård och en anställds namn samt namn på leverantören av friskvårdskvittot. Nu kan man inte påverka denna text och den tolkar ju så olika när det är ett kvitto, det senaste står det "vi, bor" på den raden.... så irriterande att denna funktion ändrats! Någon som har samma erfarenhet och ev lösning?

AI assistenten visste inte och förstod inte att det hade fungerat tidigare.

[elins78]

Det skapas också nya leverantörer helt automatiskt. Det har det inte kommit någon information om, och de har en ny status i kursiv stil. Dokumentationen är inte uppdaterad. Det går ganska lätt att framkalla rena buggar om man ändrar mycket fram och tillbaka. Det framgår fortfarande inte vilka knappar som det kostar pengar att klicka på. 

För oss som använder Vismas API fungerar inte längre de rutiner som våra användare ska ha om de läser in bildunderlagen i Spiris eftersom det inte längre finns några bildunderlag när man har läst in dem. Det har inte kommit någon information om detta.

Mitt företag hade aldrig accepterat att släppa en produkt i det här tillståndet. Man inte släppa en delleverans med så dålig kvalitet. Vilka jobbar med testning hos er? Känner företagets ledning till hur otestad funktionaliteten är? Nu är vi mängder av användare som behöver lägga ned massor av timmar på att testa åt er.