Flytta lagkassor från kortfristiga skulder till eget kapital

[DDDD80]

Hej!

Vid senaste årsredovisningen tyckte vår revisor (vi är en idrottsklubb) att lagkassorna inte borde ligga som kortfristiga skulder, eftersom dessa egentligen inte är utbetalbara vid anfordran. Hos oss gäller att lagkassorna är lagens, men de förvaltas av klubben och styrelsen prövar varje gång lagen vill ha pengar om detta är något som laget får ha pengarna till. Hittills har vi i styrelsen aldrig sagt nej, eftersom det många gånger handlar om cuper, pizzakvällar och liknande. Däremot skulle situationen uppstå att vi hamnar i kris är det styrelsen som bestämmer och inte lagen. Detta menade revisorn gör att lagkassorna inte är skulder utan eget kapital, och då kommer också soliditeten att se bättre ut.

Detta låter rimligt tycker jag, men frågan är hur man flyttar dessa pengar rent bokföringsmässigt. Som det är nu har alla lagkassor ett eget konto, så det ligger 22 konton som börjar med 2864. Var kan man i stället lägga dessa, finns det något särskilt konto man kan använda, typ under 207? Saken är också att vi har alla pengar på samma konto i banken, så man får gå till bokföringen för att se respektive lagkassa. Egentligen behövs alltså inte fler än ett konto till detta, men i och med att pengarna redan är specade är det inte jättebesvärligt att skapa 22 nya konton.

Och sedan en fråga till på samma tema. När lagen sålde Bingolotter i julas fick de behålla en viss andel, alltså att den tillföll lagkassorna till de lag som sålde. Men i och med att dessa pengar är på föreningens huvudkonto, går det på något bra sätt att bokföra detta, alltså att vi flyttar pengarna från 1930 till respektive lagkassa men detta bara görs i bokföringen.

Ett alternativ skulle givetvis vara att skapa ett nytt konto i banken för lagkassorna, och på så sätt också avskilja medlen, men som en tillfällig lösning, finns det något annat sätt?

[Joachim E]

Hej

Om du skall bokföra om medlemsavgifterna till rätt lagkassa senare som en klump så blir det helt korrekt så

/Joachim

[DDDD80]

Och en fråga till som jag nu blev osäker på och som jag inte riktigt får ihop med dina svar.

Hur ska man tänka när det gäller att bokföra överföringar där inga pengar flyttas till eller från 1930? Som du har skrivit tidigare gäller till exempel för ett lag som varit bollservice att laget får 750 kr till lagkassan för detta, men det flyttas inga pengar.

2074 Kredit 750
6XXX Debet 750

I och med att det är ett 6XXX-konto inblandat dyker detta upp i resultaträkningen som en kostnad för klubben. Däremot dyker summan inte upp som en intäkt för laget, men jag hittar den i stället på konto 2074 där det egna kapitalet har ökat. Alltså att lagets eget kapital har ökat och klubbens kostnader minskat. Men vad är det för skillnad mot att i stället bokföra samma överföring på detta sätt, där intäktskontot är lagets egna intäkter.

2067 Debet 750

30XX Kredit 750

Alltså att klubbens eget kapital minskas med 750 samtidigt som lagets intäkter ökar. Vad jag kan se har jag inte varit konsekvent, eftersom jag har bokfört till exempel Bingolotto-provision till laget så här:

2074 Kredit 10 000

2091 Debet 10 000

...samtidigt som har jag bokfört bollservicen så här:

2074 Kredit 750

7610 Debet 750

Som jag ser det som glad amatör är detta likadana slags överföringar, där inga pengar flyttas från 1930 men lagets eget kapital ökar. Men i första fallet har jag bokfört det som att klubbens balanserade vinst minskar och i andra fallet som något som är en kostnad för klubben. Det blir ju i slutänden samma sak, men jag antar att något av sätten borde vara mer rätt än det andra?!

[Joachim E]

Hej

Om det bara skall flyttas pengar så är det mot eget kapital du skall motkontera det.

2074 Kredit 750
2067 Debet 750

Har det sålts något så bokförs det när pengarna kommer in på banken

1930 Debet 750
30XX Kredit 750

Samma sak om det har köpts in något.

1930 Kredit 750
6XXX Debet 750

Då skall summan återföras från lagkassan till eget kapital efter det

2074 Debet 750
2067 Kredit 750

Det som är gjort innan ser inte rätt ut och behöver rättas till.

Joachim

[DDDD80]

Då är jag med, tror jag. Det var att det inte var konsekvent, men nu tror jag att jag har de flesta alternativ täckta:

1. Om bara flytta pengar men inte sälja eller köpa något
   1. pengar till lagkassan (till exempel Bingolotto-provision)
      1.      2074 Kredit            750: lagets eget kapital ökar
      2.      2091 Debet            750: klubbens balanserade vinst minskar
   2. pengar från lagkassan (oklart om detta händer utan att laget köper något)
      1.      2074 Debet             750: lagets eget kapital minskar
      2.      2091 Kredit            750: klubbens balanserade vinst ökar
   3. Om laget köper något (oftast i kiosken) men det flyttas inga pengar, utan det dras från lagkassan
      1. 3510            Kredit       500: klubbens intäkter ökar
      2. 2074            Debet       500: lagets eget kapital minskar
   4. Om laget säljer något men det flyttas inga pengar, utan det läggs till lagkassan – oklart om detta inträffar ö h t.
   5. Om laget säljer till exempel kakor och det kommer in pengar på 1930
      1. 1930            Debet            15 000: klubbens tillgångar ökar
      2. 3404            Kredit            15 000: lagets intäkter ökar
      3. 2074            Kredit            15 000: lagets eget kapital ökar
      4. 2091            Debet             15 000: klubbens balanserade vinst minskar (eftersom skulden till laget genom lagets eget kapital ökar)
   6. Om laget köper något (till exempel anmälningsavgift för cuper, pizzakvällar etc) och det går ut pengar från 1930
      1. 1930            Kredit            15 000: klubbens tillgångar minskar
      2. 6024            Debet            15 000: lagets kostnader ökar
      3. 2074            Debet            15 000: lagets eget kapital minskar
      4. 2091            Kredit            15 000: klubbens balanserade vinst ökar (eftersom skulden till laget genom lagets eget kapital minskar)

Här borde det mesta finnas med, och nu verkar också sifforna stämma bättre i bokföringen.

[Joachim E]

Hej

Den sammanfattningen av hanteringen är helt korrekt. 

/Joachim

[DDDD80]

Nu har det dykt upp ytterligare ett problem, som jag inte vet om det beror på att jag räknar fel eller om det är bokfört fel.

Alla lagkassor stämmer nu i förhållande till bokföringen och i förhållande till beloppen i Sportadmin där lagen själva kan se sitt saldo. Detta gör att jag utgår från att utgångspunkten är rätt, men att det är något annat som sedan blir fel i förändringarna i det egna kapitalet. För 2023 och 2024 gällde dessa siffror.

Men det är här som det blir fel. Om jag ställer upp det på motsvarande sätt blir till exempel UB på balanserat resultat korrekt utifrån siffrorna i balansrapporten. Däremot är det något fel med det balanserade resultatet. Nu har jag bokfört alla transaktioner på 2091 blir det ett annat belopp än när jag har ställt upp det i förändringen av det egna kapitalet, och det antar jag beror på att det finns vissa värden som inte ingår i resultatet.

De allra flesta transaktionerna som är gjorda till och från lagkassorna är på grund av att pengar kommit in på 1930. Så som detta är bokfört nu påverkar samtliga dessa transaktioner både resultatet och det egna kapitalet. Ett utlägg innebär till exempel att tillgångarna minskar, kostnaderna ökar, lagets eget kapital minskar och klubbens balanserade resultat ökar. Sammanlagt har lagen 2024 haft 1930-intäkter på drygt 400 000 kr medan kostnaderna varit ca 670 000 kr. Men allt detta ska vara bokfört på rätt sätt, vilket gör att kostnaderna i resultaträkningen ska stämma. Däremot tror jag att det blir något fel med de tillfällen när inga pengar flyttas till eller från 1930. Drar jag ut transaktionerna från 2091 blir det balanserade resultatet ett annat än det som balanserades på stämman så som förändringen i det egna kapitalet är uppställd. Det skiljer inte så mycket, ca 26 000 kr, men jag antar att detta beror på att det är något fel, och jag har svårt att komma på vad det är som skulle vara fel.

Det kan kanske bero på skillnaden i saldo på lagkassorna, där IB är ca 474' och UB 430'. Men jag vet inte omdet ska in någonstans i förändringen av eget kapital och i så fall hur. Spontant sett tänker jag att det borde vara något med de överföringar som inte innebär pengar in eller pengar ut från 1930, men som påverkar lagens och klubbens eget kapital.

Att detta bokförs på 2091 är för att tidigare kassör inte bokförde på 2067/8/9 och det har jag fortsatt med. Möjligen att det är där som det blir problem, alltså att 2091 används både löpande under året och utgörs av balanserad vinst sedan tidigare!?

[Joachim E]

Hej

Om jag förstår det hela korrekt så bör det vara lagkassorna som påverkar detta. Det är tagit pengar från det egna kapitalet och det har istället lagts på kontona för respektive lagkassa. Så det egna kapitalet skall vara lägre och lagkassorna skall ligga under ändamålsbestämda medel eller bundet eget kapital.

/Joachim

 

[DDDD80]

Ok, tack. Då ska jag börja leta vad det kan diffa.

[DDDD80]

Nu börjar det falla på plats mer och mer. Men hur gör jag när jag med saldot på konto 2091 när året är slut? UB 2024 är ca -30 000 kr, alltså att lagen har använt 30 000 kr mer än de har fått in. Antar att dessa ska omföras på något sätt eller tömmas den 31/12, eftersom annars IB på 2091 är -30 000 och den tänker jag borde vara noll.

[Joachim E]

Hej

Saldot på 2091 låter du bara vara. Ett eget kapital kan i princip aldrig vara noll.

/Joachim

[DDDD80]

Tack! Då gör jag så. Hittade förresten nu diffen, jag hade råkat bokföra ett lag-utlägg på 2901 i stället för 2091 (antagligen tryckt fel tangent) så nu stämmer förändringen i lagkassornas sammanlagda IB vs. UB med förändringen av det egna kapitalet.

Och en fråga till som jag fortfarande inte förstår, enligt den utmärkta instruktionen (som jag nu också har gett vår bokförare) ska jag bokföra till exempel överföringar utan att pengar flyttas på ett visst sätt, med "bara" två konton inblandade. Men vad är då skillnaden mellan detta och de gånger när laget "köper" i kiosken men inga pengar flyttas. I min okunniga värld är det samma sak: man ökar värdet på ett skuldkonto och minskar värdet på ett annat skuldkonto. Det jag inte riktigt är med på är varför jag ska bokföra en sådan på ett intäktskonto när det inte flyttas några pengar. För mig påminner sådant mer om att ett lag får pengar från klubben, men att då är det inte någon intäkt eller kostnad inblandad.

[Joachim E]

Hej

Skillnanden är att när pengar förbrukas fysiskt så måste man bokföra upp en intäkt eller en kostnad, skall den intäkten eller kostnaden tillfalla något lag så reglerar man detta via eget kapital och kontot för just den lagkassan.

När de använder pengar från lagkassan utan att några pengar byter ägare skall enbart lagkassan minskas dvs laget har mindre pengar att röra sig med och det du köper skall bokföras upp som en intäkt i föreningen som påverkar resultatet och det egna kapitalet vid årets slut.

/Joachim

[DDDD80]

Utmärkt, tack för bra svar. Då kör jag på detta!

[LW -60]

Hejsan!

Jag avundas dig inte, jag har arbetat på en hockeyklubb en gång i tiden och det var otroligt många transaktioner och avancerad bokföring.

Om du inte redan gjort det , så undrar jag ifall det inte skulle vara en idé att lägga upp lagen på egna resultatenheter? Då blir inte balansräkningen så lång (ifall man har ett konto för varje lag). Jag tror man kan ha resultatenheter på balanssidan också i eEkonomi, men jag kan ha fel.

Kanske Joaachim kan svara på den frågan.

Mvh Lena

[Joachim E]

Hej

Jag hade också föreslagit resultatenheter istället för olika balanskonton. Har något svagt minne av att jag föreslagit det tidigare. 
Normalt sett brukar man bokföra enbart intäkter och kostnader på resultatenheter men det går att även lägga till exempel bankkontot att tillåta resultatgrupper för att få rätt saldo som tillhör respektive lag. 

Resultatgrupper

Sedan kräver detta en del arbete och ombokningar vid uppstart om du hellre skulle vilja avnända resultatgrupper.

/Joachim

[DDDD80]

Jotack, det vaga minnet stämmer: lite längre upp i denna numera rätt långa (men ack så hjälpsamma tråd) står det.

[LW -60]

Ja, det är ett jobb att lägga till resultatenheter så här. Nu kan föreningen ha brutet räkenskapsår 0501 - 0430, så jag hoppas att trådskaparen i så fall kan börja med det från i morgon ifall det är intressant att göra så. Jag själv fick uppfinna en hel del genvägar för att säkerställa bokföringen när jag jobbade på hockeyföretaget. När jag tog över där, så jobbade man "i blindo", bokade intäkter "i skarpt läge" utan att direkt ha kontroll över vilken typ av intäkt det handlade om. Jag började med en hel del avräkningskonton och speedade upp säkerheten så det inte skulle bli lika många fel som tidigare. Men det var kämpigt. Företaget med flera döttrar hade en stor omsättning och flera gånger i timmen kom det in folk för att fråga saker, vilket gjorde att man tappar tråden. Bokföring, ja, man börjar med A och slutar med Ö och däremellan går rutinerna i sträng logistik. Läste för ett tag sedan att när man blir avbruten, tar det en kvart att hitta tillbaka till tråden man var på innan man blev avbruten. Inte undra på att jag till sist mer eller mindre gick in i väggen av att börja om från A igen hela tiden...

Mvh Lena

[DDDD80]

Som Joachim skrivit här har han föreslagit det, och vi har kommit en bit på vägen. Att allt detta började en gång i tiden berodde på att vi hade dålig koll på lagkassorna, vilket i sin tur berodde på att vi bara hade ett enda konto. Detta tänkte jag fixa genom att öppna lagkonton på banken, men banken sade nej. Nu har vi i stället gjort ett fysiskt konstituerande styrelseprotokoll, vilket borde göra att banken tillåter att vi i alla fall öppnar ett konto för varje lag. På så sätt blir det i alla fall lättare att hålla koll på 1930 i f t lagkassorna. Så där tänker jag att steg 2 blir, och sedan får jag se hur vi tar det vidare.

[LW -60]

Lycka till!!!

😉

[DDDD80]

Jag tänker att jag fortsätter på den inslagn vägen och frågar lite till.

En viktig sak som har dykt upp på sistone är det egna kapitalet. I jämförelse med den iofs. inte bindande verksamhetsplanen är det egna kapitalet lite väl lågt för tillfället (eller egentligen är det väldigt högt nu men då är ju den roliga delen av året avklarad och nu återstår mest kostnader).

Om jag vill kunna presentera något slags motsvarighet till förändringen av det egna kapitalet kvartsvis eller helst månadsvis, hur ska man tänka då? Jag förstår ju att resultatet måste vara med, men sedan? Lagkassorna UB för respektive period ska också vara med + balanserad vinst sedan tidigare, men hur gör jag med det balanserade resultatet, alltså det som kontinuerligt bokförs på 2091? Det känns på något sätt om om jag tar med det i beräkningen - vilket jag antar att jag ska göra eftersom sifforna i så fall stämmer på årsbasis - räknar jag resultatet två gånger. Jag tänker ju fel på något sätt här, men hur?

[Joachim E]

Hej

Det egna kapitalet blir helt korrekt beloppen som finns bokförda på konto 2091 - 2099 plus lagkassorna och det beräknade resultatet.

Det balanserade resultatet plus lagkassorna är det totalt balanserade egna kapitalet för verksamheten historiskt. Detta är inte något du gör något med utan det ligger alltid kvar ett balanserat resultat som förändras varje år (I ert fall förändras det mer regelbundet om man använder 2XXX konton för lagkassorna)

Hoppas detta var svar nog på frågan.

/Joachim