tolkning av kvitto för utlägg av personal

[drprrf]

Personal som inte har företagskort köper ibland bl.a. förbrukningsmaterial till företaget som utlägg. De betalar med valfritt privat betalningsmedel.

Jag sköter bokföringen och har tidigare tejpat kvittona i en pärm och manuellt bokfört varje detalj med olika utläggskonton, förbr.material vs förbr.inventarie, momsen osv. Ofta samlar de ihop ett gäng kvitton och lämnar in som jag då hanterar i en klump.

Nu vill jag börja använda de "smarta" funktionerna i Visma men jag tycker jag fastnar hela tiden. Vi börjar med enkla varianten med ett enda kvitto.

Jag skannar in kvittot med en app, och sedan hittar jag kvittot i webbsidan som "Bildunderlag" och jag väljer "Hantera". 

Första valet är "Typ" och jag väljer Kvitto. Nästa val är "Välj bankkonto". Det saknas helt val för utlägg. Har jag hamnat fel i programmet?

Hur är det tänkt att vi ska hantera utlägg? 

(Jag såg något om en ny app som hanterar utlägg men det är säkert a) till en extra kostnad, och b) kräver att personalen är villig att installera jobbappar i sina privata mobiler - och c) säkert overkill för vårt lilla företag.)

Om jag nu istället för kvitto väljer dokument får jag upp ett föreslaget datum och ett förslag på bokföring.

Datumet har tolkats fel, korrekt datum finns tydligt på två ställen på kvittot. Vad beror detta på? 

Vidare är bokföringsförslaget helt tomt. Det är inget konstigt med kvittot, några rader med varor längst upp, summa, momsbelopp brutto netto osv.

 

Om jag väljer den bokföringsmall jag själv skapat för att korrekt bokföra sådant manuellt kommer mallen upp, men inget är automatisk ifyllt. Är inte det poängen att allt ska fyllas i automatiskt?

Lättare då att bara skapa manuell verifikation, välja samma mall, och plita in sifforna för hand. Och koppla kvittot som otolkad bild. Men det borde gå att få till en tolkning av kvittot.

Finns det en inställning jag råkat få i Visma så att smarta funktioner är avstängda?

Hur borde jag göra för att det ska bli smidigare i Visma? Hur gör ni?

[GetSamla]

Hej!

Det du beskriver är ganska vanligt i Visma när man börjar jobba med bildunderlag och utlägg.

Några korta förklaringar:

• “Utlägg” är inte alltid ett eget val – det hanteras ofta via verifikation eller bankhändelse/återbetalning till anställd
• “Kvitto” vs “Dokument”: Kvittot ger oftast bättre automatisk tolkning och bokföringsförslag
• Fel datum beror på OCR-tolkningen (inte en inställning som är fel hos dig)
• Tom kontering beror ofta på att leverantör/regler saknas eller inte är kopplade ännu

För att få det smidigare brukar det hjälpa mycket att:
– använda samma flöde varje gång (inte blanda kvitto/dokument)
– sätta upp enkla bokföringsregler per typ av inköp
– jobba med leverantörsmatchning så systemet “lär sig”

Då blir det betydligt mer automatiskt över tid .

[drprrf]

Första punkten, jag förstod nog inte riktigt. Bankhändelser: har bara det för skattekonto som inte har med utlägg att göra. Återbetalning: den lägger jag ofta som en separat bokföringspost.

Andra punkten, tack, bra, så för utlägg är den "låst" eller "oimplementerad", men för köp med företagskort är det bästa val? Och det blir ett moment 22 för utlägg eftersom man ju aldrig kommer välja den eftersom det inte går att välja. 🙂

Tredje punkten, dess förslag råkar vara samma datum som jag har bokfört en sak på i framtiden. (Arbetsgivardeklaration gör jag manuellt samma dag som jag skickar ut löner dvs typ 25/6, annars riskerar jag glömma det. Den för junilönen är bokförd på 12/7, det datum den "triggar" i skattekontot.) Det är säkert därifrån programmet plockade 12/7, när den skippade OCR helt.

Fjärde, intressant. Varje användare har alltså en egen AI som ska tränas upp först? Varför inte kombineras med en generisk AI som kan läsa vanliga ICA-kvitton / Ellevio-fakturor osv och som fattar att t.ex. "Zoegas" alltid är på kontot förbrukningsmaterial med rätt momssats osv?