Lön 300/600 Använd Egna ackumulatorer för spårning och varningar

[Anna Svensson]

I Visma Lön 300/600 finns som standard ackumulatorer som samlar värden från dina lönespecifikationer. Jag tänkte tipsa om Egna ackumulatorer som du kan använda för en del rapporter men också för att underlätta ditt arbete genom att varna vid visst belopp eller kvantitet.

Alla ackumulatorer hittar du under Lönearbete - Ackumulatorer och genom att klicka dig in på en ackumulator får du en beskrivning när ackumulatorn används.

Skapa egen ackumulator

Genom att klicka på Ny kan du lägga upp egna ackumulatorer. Du fyller i namn, benämning, om ackumulatorn ska räkna på Belopp eller Kvantitet, om den ska nollställas och om den ska varna om värdet överstiger eller understiger ett visst värde.

Ackumulatorn plockar du därefter upp på lönearten som ska påverka ackumulatorn.

Exempel: Friskvård upp till ett visst belopp

En del företag ersätter friskvård i belopp löpande under året och om du vill ha koll på när du överstiger ett visst belopp (i mitt exempel 5000kr) kan du göra inställning för det. 

Gör såhär:

1. Skapa en ny ackumulator under Lönearbete - Ackumulatorer.
2. Klicka på Ny och fyll i Ackumulator och Benämning - exempelvis Friskvårdsersättning.
3. I Ackumulatortyp väljer du Belopp.
4. Markera Nollställning sker Vid årsskifte om beloppet ska räknas per år. 
5. Vid Gränsvärde fyller du i Överstiger 5000
6. Spara.
   
   
   Därefter ska vi koppla ackumulatorn till lönearten för friskvård.  Hur du skapar den kan du läsa i Egna lönearter »
   
   
7. Gå till Lönearbete - Lönearter. Klicka in på lönearterna 12271 (har du fler lönearter som används gör du samma inställning på dem).
8. På fliken 3. Egna inställningar plockar du upp ackumulatorn i fältet Egen statistik.

När du registrerar friskvårdsersättning på en anställd kommer den här ackumulatorn räknas upp och när du överstiger 5000 och ska klarmarkera lönebeskedet får du varning om att du överskridit gränsen. 

Du kan läsa mer om ackumulatorer här »

Vill du kika på värdena på dina ackumulatorer rekommenderar jag ackumulatorlistan som du hittar under  Utskrifter och Spårning - Utskrifter eller spårningen som du kan göra under Utskrifter och Spårning - Spårning.

Har du använt egna ackumulatorer eller har förslag på andra användningsområden blir jag jätteglad om du delar med dig av dem!

[CarinaEsp]

Tusen tack för tipset 😊👍

Gissar att sådant man redan registrerat i januarilönen inte kommer med i ackumulatorn, men det blir suveränt framåt i tiden.

[Anna Svensson]

@CarinaEsp Ja, lite synd att jag inte kom på att tipsa om detta innan årsskiftet! 🙂 

Men du kan lösa det genom att bara öka ackumulatorn. 

På en lönespecifikation kan du först lägga in lönearten för Friskvård - exempel 12271 och lägga in beloppet som är utbetalt hittills i år. Sen lägger du in löneart 1227 och samma belopp med minustecken. 

Då kommer endast ackumulatorn påverkas men inte några belopp. 

För att göra lönespecifikationen snygg sen så tar du bort markeringen i Skriv ut längst ut till höger på löneartsraden, så syns det inte för de anställda.

[CarinaEsp]

Super 🙂 

Tack för tips @Anna Svensson 

[Fd medlem]

En undring - om nollställning sker vid årsskifte, kommer friskvård som redovisas i tidrapporteringen för december-20 men som utbetalas i januari-21, att räknas med i ackumulatorn för 2020? Eller hamnar den i ackumulatorn för 2021?

[Anna Svensson]

@Fd medlem bra fråga!

Jag har testat och om du lägger in datum på löneraden med friskvårdsersättningen i fälten Datum från och Datum till så hamnar det på 2020.

När du skriver ut ackumulatorlistan får du välja Händelsemånad i Perioden baseras på för att få med beloppet på 2020.

Däremot får du ingen varning om du överskrider maxbeloppet när du skapar lönekörningen i januari. Jag ska lyfta detta internt och se om det går att göra något åt detta. 

/Anna

[Anna Svensson]

Hej @Fd medlem !

Jag fick svar från en kollega gällande varför man inte får någon varning vid årsskiftet även om du väljer att ange datum på föregående år.

När du ställer in att ackumulatorn ska nollas vid årsskiftet kikar den automatiskt på utbetalningsdatum eftersom löneprogrammet utgår från beskattningsår. Vi kikar på om det går att förändra/förenkla detta på något sätt, men tills vidare så rekommenderar jag att man kikar på utskriften Ackumulatorlista för att kontrollera värdena.

/Anna

[CarinaEsp]

Hej,

Vill återkoppla till ovan när det gäller nollställning av ackumulator.

Nu har jag missat att skriva in datum på ersättning som har betalats ut på lön i januari där den anställde har gjort utlägget i december. Går det att få in datum på händelsen i efterhand?

Det kommer troligtvis att komma fler kvitton under året och då ska ju händelsen i december (utbetald i januari) inte påverka ackumulatorn, vilket det ju kommer att göra i mitt fall då datum saknas. Är det någon som har bra tips på hur jag kan hantera detta?

//Carina

[Tinne Lestrin]

Hej Carina!

Jag uppfattar dig som att det saknas datum på en löneartsrad, stämmer det?

Det är möjligt att lösa detta genom att låsa upp lönekörningen för att komplettera med detta i efterhand, men det är dock inget vi rekommenderar att man gör så pass lång tid efteråt. I ett sånt här fall så rekommenderar vi att manuellt hålla koll på avvikelsen som blivit fel.

Jag hoppas att detta hjälpte dig med din fråga, återkom gärna om du har några fler funderingar!

/Tinne

[CarinaEsp]

Tack @Tinne Lestrin 

Jag har lagt in att markören ska stanna på datum framöver så jag får rätt på det senare. Tänker inte låsa upp gamla lönekörningar då jag inte vill riskera att något blir tokigt.

Vet du om det går att ta sig förbi varningen som kommer upp när någon passerar gränsen, eller om man är tvungen att plocka bort gränsvärdet som är lagt för att få igenom lönekörningen när 5 000 kr passerat?

Trevlig helg!

//Carina

[Tinna Gunnarsson]

Hej Carina!

Nej låsa upp gamla lönekörningar undviker man ju gärna 🙂 

Jag testade precis att överstiga gränsvärdet gällande friskvård på en anställd och vips kom varningen upp. Glad i hågen klickade jag på knappen Fortsätt ändå och kunde sedan klarmarkera samt låsa lönekörningen utan problem. 

Hoppas du får en jättefin dag och att vi ses snart i forumet igen. Du är grym!

//Tinna

[Annelie L]

Hej

När jag registrerar friskvård använder jag mig utav löneart 1228 friskvård samt 1235 ingående moms. Detta gör att jag inte får med momsen i ackumulatorn för friskvård. 

Jag har testat att koppla 1235 till 1228 men momsen räknas ändå inte med i ackumulatorn för friskvård. Finns det någon lösning för mitt problem som jag inte ser?

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Annelie L 

Tack för din fråga. 

Momsen ska inte med på friskvård då den anställde redan har skattat för det de har köpt och därför finns inte ackumulatorn friskvård med på moms.

Ha en fin helg och välkommen tillbaka till forumet framöver. 

/Tinna

[Björn_S]

Hej

Jag sitter just nu och överväger att göra om löneartskopplingar för att börja använda ackumulatorn för Friskvård. För många år sen gjorde jag en egen löneart för friskvårdsbidrag och den fick typen Nettoersättning - Kostnadsersättning från en annan lart som jag kopierade, därför fungerar inte standardacken. Så antingen ska jag börja använda standardlönearten eller också skapa en ny ack.

Mitt problem är att jag inte förstår svaret här ovanför, på Annelies fråga för flera år sen?

Vi har 5 000 kr i friskvårdsbidrag, och 5 000 kr ink moms är ju också taket för tillåtet skattefritt friskvårdsbidrag enligt Skatteverket. Våra medarbetare redovisar friskvård via Resa & Utlägg, så Lön 300 skapar automatiskt snabbrader där ingående moms bryts ut på lart 1235. Ska Tinnas svar uppfattas som att endast beloppet på lart 1228 (om man använder den) kommer med i acken, och att den ingående momsen på kvittot inte kommer med i acken? Såvitt jag kunnat testa mig till så verkar det så. Då blir väl acken meningslös som hjälp, eftersom jag ändå måste hålla reda på manuellt hur mycket ingående moms som jag ersatt om jag vill undvika att totalersättningen överstiger 5 000 kr? Eller är det jag som missförstår?

Mvh

Björn

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Björn_S 

Du har uppfattat det korrekt. Ackumulatorn räknar endast beloppet från själva friskvårdslönearten, exempelvis 1228, och inte momsen som hamnar på löneart 1235.

Det är också korrekt enligt hur programmet hanterar friskvårdsersättning när den anställde själv gjort köpet och sedan lämnar in kvitto för ersättning. I dessa fall hanteras momsen som en del av företagets kostnad och inte som ett separat ersättningsbelopp till den anställde. Därför räknas endast nettobeloppet från friskvårdslönearten in i ackumulatorn.

Skatteverkets gräns för skattefritt friskvårdsbidrag är samtidigt max 5 000 kr inklusive moms per anställd och år. Det innebär därför att ackumulatorn inte fullt ut kan användas som kontroll av totalbeloppet inklusive moms när friskvård registreras via Resa & Utlägg, utan totalbeloppet inklusive moms behöver följas upp separat.

Vill du ha hjälp att sätta upp en egen lösning med ackumulatorer och lönearter är du varmt välkommen att boka tid med våra lönespecialister, så hjälper supporten dig gärna vidare.

Glad sommar!

/Tinna