Missat leverantörsfakturor

[bo_bli]

Jag har registrerat 5 st leverantörsfakturor i dec 2024 i Visma Administration 500. Missade att skriva ut leverantörsfakturajournal så dessa blev inte bokförda som en kostnad på 2024. De är dock betalda och bokförda som betalda i dec 2024. Utbetalningsjournal är alltså utskriven och betalningen är bokförd i dec 2024. 

Att jag missat att skriva ut leverantörsfakturajournal för dec upptäcktes en bit in i 2025. Årsbokslut, momsdeklaration och inkomstdeklaration för 2024 var då redan gjorda så dessa kom alltså inte med.

Någon som har någon bra lösning på hur man hanterar detta? Har enskild firma.

[LW -60]

Hejsan!

Spontant så tycker jag det borde gå att spara journalen i januari 2025 istället för i december. Har du låst alla månader i år 2025, borde du kunna låsa upp dem. Innan du skriver ut journalen i januari, byt datum på fakturorna till januari istället ifall det går att göra så (alltså om det går att byta datum på fakturor som är satta som betalade).

Hör av dig igen om det inte fungerar. Att trixa så det blir rätt i bokföringen är något jag tycker är en intressant utmaning. Man lär sig alltid något nytt. Skulle det inte funka det jag beskriver här ovan, tror jag att jag har en annan lösning på problemet, så hör av dig då!

Uppmaning: håll fast vid Administration 500!

Mvh Lena

[bo_bli]

Hej och stort tack för svar!

Precis som du sa så var jag inne på att byta datum på fakturorna till januari men har inte lyckats med det eftersom det inte går att göra ändringar på fakturor där det finns en betalning. Och om jag lyckas låsa upp betalningen så blir det väl fel saldo på bankkontot 1930 i dec? Om det skulle funka att byta datum, behöver jag inte då registrera betalning på dem i januari? Och det blir ju fel eftersom de är betalda i dec.

/Bo

[LW -60]

OK då löser vi det på annat vis! 

Det finns två sätt att göra detta på. Det enklaste är att gå in i grundinställningarna och hitta det ställe där du kan få programmet att INTE bokföra journalen automatiskt. Hittar du den funktionen, kan du låsa upp räkenskapsåret 2024 enligt nedan, skriva ut journalen (utan att det blir bokat) och sedan boka upp det hela manuellt 2025 enligt min beskrivning för 2025 här nedan. Sedan justerar man, så att journalerna bokas automatiskt igen, när man är helt klar.

Om du inte hittar den inställningen, gör du så här och i denna ordning (VIKTIGT):

Räkenskapsår 2024:

• Du behöver låsa upp räkenskapsår 2024
• Skriv ut en balansrapport och en resultatrapport på papper, VIKTIGT!
• Du behöver sedan skriva ut leverantörsfakturajournalen per sista december 2024 så den blir bokad.
• Gå sedan till verifikatet där denna bokning har skett (2024).
• Vänd bort detta verifikat på samma datum, så att alla debetposter hamnar i kredit och alla kreditposter hamnar i debet. Du kan göra det i  samma verifikat eller i ett nytt. Huvudsaken är att allt blir +/- noll.
  • Kontrollera att momsen och alla konton blivit korrekt vända en extra gång!
  • Skriv ut en ny balans- och resultaträkning och kontrollera första balansrapporten med den andra och gör likadant sedan med resultatrapporterna. De skall vara identiska; bägge balansrapporterna ska vara lika, båda resultaträkningarna likaså.

Räkenskapsår 2025:

• Vad du nu måste göra, är att manuellt lägga upp bokningen av fakturajournalen igen per 1:a januari 2025, så fakturorna kostnadsförs.
• Du gör det som ett manuellt, vanligt verifikat.
• I stället för att boka konto 2440 i kredit tar du konto 2448 i stället (ej reskontraförda leverantörsfakturor) för att särskilja dessa fem fakturor från den vanliga reskontraförda fakturorna.
• Gör bokningen annars såsom den bokades upp via journalen, men som sagt, ta 2448 i stället för 2440.

Kom ihåg att utbetalningarna på dessa leverantörsfakturor, måste bokas:

Debet 2448   (inte 2440)

Kredit 1930   (eller det konto du använder för utbetalningar)

• Har du redan betalat ut dessa fakturor mot 2440, plocka fram de verifikaten och ta bort raden för 2440 och ta fram en ny rad och fyll i 2448 i stället (Admin rules!).

Kom ihåg att höra av dig sedan och berätta hur det gått. Om du inte kan låsa upp räkenskapsår 2024, hör av dig. Vi kan lösa det också...

Mvh Lena

[Ebba Arvén]

Hejsan! 

Jag kan ha missförstått och Lena får rätta mig om jag har fel. 😀 Jag tänker att det kan gå att skapa kreditfakturor som speglar dina originalfakturor så gott det går och lägga fakturadatum samt betaldatum på exakt samma sätt som originalen. Då tänker jag att du har nollat det felaktiga och sedan kan du skapa om med rätt faktura- och betaldatum. 

Hoppas att det löser sig! 
/Ebba

[LW -60]

Det finns alltid olika sätt att lösa problem på och det som det hänger på är om och när månader och år är låsta. Därför gillar jag inte att låsa ett år innan jag gjort både årsbokslut, årsredovisning och även fått OK på inkomstdeklarationen från Skatteverket. Ditt trick är en av de trick som fungerar, men man måste då göra nya fakturor 2025. Det är en smaksak hur man vill göra. Bara man håller tungan rätti mun.

[bo_bli]

Tack båda!

Ska läsa era svar noggrant...vill bara säga att inget är låst, varken 2024 eller 2025. Om jag skapar kreditfakturor enl Ebba och skapar nya med fakturadatum jan 2025, hur blir det då med tanke på att fakturorna är betalda och utbetalningsjournal är godkänd i dec 2024? Fakturorna är betalda och registrerade mot 1930 i dec. Så det går ju inte att ändra på om saldot på 1930 ska stämma end dec. Och om jag skapar nya fakturor med fakturadatum jan 2025 så blir det ju en leverantörsskuld som inte kan registreras som betald i jan eftersom den är betald i dec. Eller tänker jag fel....

[Ebba Arvén]

Med mitt exempel måste kreditfakturan ha exakt samma faktura- och betaldatum och journalerna ska skrivas på samma datum som debetfakturan. Som Lena säger är det här viktigt att man håller tungan rätt i mun här för att inte trassla till det mer. Det vill säga - att debet och kredit verkligen tar ut varandra och att alla datum/journaler på krediten är samma som debetfakturan. 
Eftersom fakturorna är betalda mot 1930 i dec blir ju även kreditfakturan det och nollar alltså den posten. 

I Administration kan du alltid ta en säkerhetskopia. Det går även att installera den som ett testbolag (OBS döp den då till testbolag så du inte blandar ihop) så kan man leka fritt om man vill testa något först. 

Lycka till nu så hoppas jag att det löser sig! 

[LW -60]

Du, vänta lite...

Jag sitter i Excel och hittar en lösning strax, men det tar lite tid. Det blir ett dribbel mellan konton. Gör inget ännu, gör inga kreditnotor. Allt blev ju betalat i december... Vänta tills du hör av mig igen...

Om du vill, kan vi även ta ett möte via Google Meet.

Jag kan boka upp ett möte i morgon, mer eller mindre vilken tid som helst. Helst efter kl 12.

Mvh Lena

[LW -60]

Jag tror jag har det nu och om du vill kan vi göra det här tillsammans via Google Meet i morgon, eller så testar du själv. I Admin är det ju så enkelt att justera, rena drömmen!

Här kommer en bild från Excel:

• A  = här ligger den obokade journalen och skvalpar så länge. 
• B = här ligger en bokad betalning per december 2024. Du har betalat ut (alla) fakturor och då har pengarna gått ut i kredit från 1930 och motbokats leverantörsskulderna på 2440. Det betyder att du har minskat leverantörsskulden i bokslutet med det dubbla, en gång när det inte blev journalfört och en gång när du betalade. Det måste bort, utan att påverka resultatet. Vi kan enbart dribbla mellan balanskontona nu.
• C = Du bokar journalen per sista december såsom den är, och då kommer moms och kostnader att också bokas och de måste väck. Du måste efter journalbokningen, öppna det verifikatet (eller verifikaten om det är fem stycken) radera raderna med moms och kostnader på (på alla fem verifikaten, om verifikat finns) och byta momskontot och kostnadskontot mot konto 1799 i stället! Konto 2440 i kredit ska ligga kvar; det elimineras av bokningen i B.
• D = 2025-01-01 bokar du 1799 i kredit (1799 elimineras  då) och bokar kostnaden och momsen i debet. Förresten! Har du redan gjort en momsbokning för första kvartalet i år? I så fall, gör du denna bokning nu i juni istället...

Nu tror jag det blir rätt, och vill du tar vi det gemensamt över datorn!

Mvh Lena

[bo_bli]

Superbra och pedagogiskt😊Bara en fråga. Hittar inte 1799 i kontoplanen.  Är det ok med 1790 "Övriga interimsfordringar"? 

/Bo

[bo_bli]

Och ingen momsbokning gjord för första kvartalet ännu. (Deklarerar moms årsvis).

[LW -60]

Tack att du tycker det var en bra genomgång, det blir jag glad över.

Ja, ta det kontot du, 1790. 1799 är ett observationskonto som inte alltid är aktivt, och i det här fallet funkar 1790 lika bra.

Såg också att du har årsmoms, så då kan du alltså göra verifikat sista december och vända dem dagen därpå (1 januari). Det blir ju toppen!

Krånglar det, hör av dig igen!

Mvh Lena

[Ebba Arvén]

Härligt och se att det löste sig! 😃

Trevlig helg till er när det är dags. 

[bo_bli]

Tusen tack för all hjälp...så värdefullt😊. Tog en säkerhetskopia på företaget enligt ditt förslag Ebba och genomförde ändringarna enligt Lenas suveräna beskrivning.

Önskar er en trevlig helg och en skön sommar🌞

[LW -60]

Ha en härlig sommar du också!