Automatisk bokföring

[Jocke - JP Ekonomiservice]

Hej

Verkar som det finns problem igen med att kassa och bankhändelser automatiks matchas som ni hade i början av december.

Har flera kunder igen där transaktioner inte automatiskt matchas. 

[Khedron Wilk]

Nyfiken-i-en-strut på den här frågan eftersom det känns som det här med de automatiks kontoutdragen och matchningar har varit lite av en tråkig följetong under 2025 för flera Spiris-kunder.

När det gäller matchningar så upplever jag att det är svårt att ibland se logiken till vad som matchas och vad som inte matchas. Men jag tror att den egentligen finns där om man kan indetifiera förutsättningarna.

 
Just när det gäller matchningar i ditt fall @Jocke - JP Ekonomiservice; är det samtliga transaktioner som drabbas (det vill säga ingen matchning av något alls) eller är det vissa transaktioner som matchas? Om så är fallet, går det att spåra vilken slags transaktioner?

Använder kunden betalningsfiler och återredovisningfiler från bankgirot? 

[Jocke - JP Ekonomiservice]

Hej @Khedron Wilk 
Märkt som du säger att det vart strul fram och tillbaka sista tiden vilket Spris bekräftat vi ett ärende jag haft hos dem. 

Tyvärr så är det samma status igen. Det är både kundfakturor och leverantörsfakturor som inte matchas. Det finns en aktiv bankintegration där de skickar levfakturor direkt från Spiris upp till banken, både BG och PG, OCR nummer finns samt summan stämmer och datumen så borde inte vara några konstigheter vad jag ser de som. 

[Khedron Wilk]

Med ursäkt om du själv redan behövt "tjata" dig blå i ansiktet om detta - jag mest "tänker högt" och försöker bena ut de potentiella felkällorna: 

Jag tänker att det är minst tre olika instanser inblandade: BankGirot som producerar en del av de transaktioner som ena kontoutdrag bygger på, själva banken som tillhandahåller det sammanställningen av alla olika transaktioner i ett kontoutdrag och slutligen Spiris som skall processa den information som delas från banken. Eventuellt är dessutom PlusGirot inblandade någonstans för "sina" transaktioner". 

Det kan var brist på tillräcklig information/data från BG/PG, bristande hantering hos banken och slutligen bristande hantering hos Spiris.

Jag skall ta en titt på mitt bankkonto i Bokföring & Fakturering och se om jag kan utröna vilket mönster jag ser hos mig. Så får du något att jämföra med? Återkommer senare idag.

[Khedron Wilk]

Får nog återkomma imorgon onsdag, verkar som Spiris labbar runt rätt rejält med utseendet på forumet i eftermiddag / ikväll så lika bra att väntat tills de är färdiga med det. 

redigerat: tog bort ett ps riktat till Spiris, tar det separat

[Khedron Wilk · Accepted solution]

Då skall vi se hur långt jag kommit och om det är något någon annan har nytta av....
Såhär ser det ut för mig just nu, förutsättning är Swedbank med automatisk bankkoppling och automisk användning av betalningsfiler (godkännes på Internetbanken).

Nästan den enda typ av transaktioner som bokförs automatiskt för mig är utbetalningar genererade från leverantörsfakturor som i sin kommit in via Autoinvoice. (Fast det är inte helt sant det heller, se längre ner.)  Senaste halvåret verkar det som även inbetalningar av kundfakturor bokförts automatiskt.

Utbetalningar baserade på leverantörsfakturor som lästs in som manuella bildunderlag och tolkats via den nya automatiska bokföringshjälpen tycke inte resultera i att betalningen bokförs automstiskt. Lite osäkerhet på den dock, måste testa med ytterligare någon faktura så jag ser med säkerhet.

Inga transaktioner som sin grund andra former av manuella verifikationer, kortköp, kvitton, autogiro, löner etc etc bokförs automatiskt. 

Vad värre är att inte ens samtliga betalningar för de leverantörsfakturor jag hanterar via Autoinvoice bokförs automatisk. Och jag kan inte se logiken eller vad som ens skiljer sig åt mellan olika transaktioner.

Exempel 1 med betalningar för en leverantör vars fakturor kommer via Autoinvoice):

Exempel 2 med betalningar för en leverantör vars fakturor kommer via Autoinvoice):

Exempel på inbetalningar från en och samma kund: 

[Khedron Wilk]

Spiris! Eftersom systemet inte tycks fungera som tänkt, eller att vi kunder inte förstår hur det är tänkt att fungera: 
(och eftersom jag vill ha så mycket automatik som möjligt så jag har ett egenintresse av att gå till botten med detta)

Finns det dokumenterat någonstans vilken information (vilka fält) som ni får in från de olika bankerna när man använder automatisk bankkoppling?

Exempel:
På Swedbanks kontoutdrag som går att exportera manuellt kommer följande fält med:
Clearngnr, Kontonr, Produkt, Valuta, Bokdag, Transdag, Valutadag, Referens, Text, Belopp, Saldo.

Det resulterar i en rad som kan se ut som (delvis redigerad avseende siffror mm):
XXXXX, XXXXXXXXXX, Företagskonto, SEK, 2025-12-29, 2025-12-29, 2025-12-29, Demo AB, Bg-bet. via internet, -XXX.XX, XXXX.XX

Men, det finns för varje transaktion ytterligare fält, fält som intet syns diket på kontoutdragert. För just transaktionstypen BG-bet. via internet - som är en transaktionstyp som inte tycks bokföras automtiskt - finns det bland annat fältet OCR/meddelande som skiljer sig från fältet Referens i den synliga exporten. Ser Spiris dessa extra fält i informationen ni får från banken eller är det den information ni får 1:1 till att manuellt exportera kontoutdraget? (Vi bortser i just denna punkt från rader gällande återredovisning från BG.) 


Jag har fler frågor kring detta men de är avhängiga svaret på denna först fråga så jag tar dem i nästa steg.

[Khedron Wilk]

Inser nu att det enda utbetalningar som bokförs automatiskt hos mig tycks vara de som återredovisas som Leverantörsbetalning från Bankgirot?

Är det korrekt beteende Spiris?

[LW -60]

Vilken genomgång 🙂 

Min slutsats är när jag läser din text, att det funkar fullt ut om man betalar och får betalt med bankgiro, men banköverföringar, utlandsbetalningar etc, blir det si och så med? I så fall, blir det inte så enkelt för oss när bankgirot försvinner och ska ersättas med överföringar. 

Mvh Lena

[Khedron Wilk]

@LW -60 Bortsett från att det de facto inte tycks fungerar fullt ut ens för BG-betalningar, se mina bilder tidigare, så ja. 🙂 

@Jocke - JP Ekonomiservice, är ditt problem att INGA transaktioner bokförs automatiskt eller är din erfarenhet liknande min? 

Borde finnas så mycket mer som gåt att bokföra automatiskt men behovs mer information (därav mina inlägg) för att kunna formulera ett bra utvecklingsförslag att ge till Spiris.

Anseende den dagen BG försvinner så lär det försvinnande ta tid. Dock oroväckande att Spiris rent historiskt inte varit direkt snabba på att implementera det som behövs när om världen förändras. Baserat på senaste årtiondet så verkar ta upp till 2 år för att implementera stöd för helt nya funktioner hos tex Skatteverket och till och med när funktioner försvinner (ersätts av ny liknande funktion) (återigen Skatteverket) tar det ett halvår att implementera stöd. 

Jag vet att åtminstone Swedbank haft ett PSD2 API i många år nu (reservation för att jag inte provat det mot Företagskonto). Skulle tro att övriga banker också har det eftersom det är ett EU direktiv sedan x antal år tillbaka. Har inte hört ett ljud om Spirs arbetar på att implementera det. *)

MEN, nu är vi ute på sidospår och det är mitt fel, känns som jag kapat Jockes ursprungliga problem, så tillbaka till det.

*) Sorry Spiris men ni förtjänar faktiskt kritik för vad jag som kund upplever som  både bristande hastighet i implementering och nästan ännu värre bristande kommunikation kring sådana här förändringar i omvärlden, speciellt när det gäller ändringar hos myndigheter och banker.

[Jocke - JP Ekonomiservice]

Tack @Khedron Wilk för din undersökning.
Jag tror felet ligger hos Spiris tyvärr, fans ett ärende på det i december och nu samma problem igen tyvärr. 
Spelar ingen roll vilken bank du har en integration till eller import av bankhändelser, en automatisk avstämning bör ske enligt Spiris, se nedan bild.

I mitt fall eller mina kunders fall så finns en integration mot banken, kunderna skickar leverantörsbetalningar från Spiris. När bankfilen eller kontohändelser importeras under kassa- och bankhändelser vide en integration eller import av bankhändelser så stämmer OCR, belopp och datum överens med leverantörsfakturan/kundfakturan. Alltså bör en automatisk matchning ske enligt Spiris vilket det inte gör. I stället föreslår den en matchning och man får matcha den manuellt. 

[LW -60]

Är lite "undrande" över att en ny funktion (automatisk matchning av betalningar, bankkopplingar) framhålls som så mycket bättre, så mycket snabbare och så mycket mer träffsäker än funktionen "Återrapporteringsfil" som var föregångaren. Jag menar, jag gillar inte att vara något bakåtsträvande får, men jag hade aldrig problem med bankfiler till betalning eller återrapporteringsfiler tillbaka. Om man har ett koncept som funkar, måste man då göra om bara för att kunna presentera något annat och samtidigt framhålla att det tidigare är betydligt långsammare, ute ur leken och sämre? Vad är inte långsammast än en funktion som inte fungerar alls?

Nu har jag jobbat mest med Handelsbanken, SEB och Nordea, men även Danske bank  och Swedbank, där Swedbank har varit lite märkliga, men så många som har haft så mycket problem med bankkopplingarna, ja, det var inte alls så här med de traditionella återrapporteringarna. Måste man envisas med en undermålig funktion bara för att den är ny, hipp och ligger i molnet? 

Satt ett tag i Visma.Net där Autopay fanns, som skulle vara mycket snabbare är betalfiler och återrapporteringen skulle komma direkt in i bokföringen utan att passera Gå. När jag fick en beskrivning över hur man skulle matcha betalningarna med denna automatiska inläsning kom jag på mig själv att sitta och gapa och fick panik, hur skulle jag hinna?! Här gällde klippa/klistra in i Excel, flytta kolumner, kopiera och klistra igen och hade man tur, var korrekt faktura matchad. Varför? Knappast snabbare än en återrapporteringsfil utan 100 gånger långsammare. Jag vet att det här inte har med eEkonomi och eEkonomis bankkoppling att göra, men själva idén är densamma: "Allt nytt är bäst"! (NOT always! säger jag)

Mvh Lena

[Tinna Gunnarsson]

Hej på er!
Vill bara säga att vi har sett tråden men väntar på ett internt svar.

/Tinna 

[LW -60]

Tack, Tinna, att du återkopplar så snabbt.

Liten reflektion:

Tidigare, när man arbetade med de stationära programmen, styrde man uppdateringen själv. Man kunde vänta en vecka efter släppet av uppdateringen för att kunna göra tidskritiska bokningar först ifall att något skulle hända. Man kunde ta backup före uppdateringen, så man hade möjligheten att backa. Jag saknar verkligen backupfunktionen, vilken jag använde för att testa nya funktioner och inte enbart som en rutin vid dagens slut.

Numera sker förändringar utan att vi användare har kontroll över situationen. Vi har ingen möjlighet att ta backup före uppdateringarna och vi sitter där vi sitter och kan i värsta fall inte göra det vi tänkt under dagen.

Det måste ju även vara ett problem för er på Spiris, det här. Supporten måste ju bli bombarderade av telefonsamtal och forumet blir fyllt av frågor som måste besvaras när det blir så kvicka kast. Jag tycker personligen att man måste ha en bättre plan för hur man lägger upp dessa uppdateringar och kanske vara mer tydliga med när uppdateringarna ska ske. Som @Khedron Wilk  beskriver här ovan, hände något så man inte kände igen sig för någon vecka sedan. Det var ingen katastrof för mig, men många blev nog förvånade och undrande. Sådana episoder gör att man inte riktigt kan lita till programmen, vilket är tråkigt.

Mvh Lena

[Tinna Gunnarsson]

Hej allihop!

Det är många frågor och resonemang i tråden, så vi börjar med att reda ut hur automatisk matchning faktiskt fungerar.

Leverantörsfakturor som skapas i systemet och skickas till banken via bankkoppling bokförs automatiskt, förutsatt att banktransaktionen importeras via integrationen och att uppgifterna överensstämmer. Träffsäkerheten är högre i dessa fall eftersom mer information hanteras i bakgrunden.

Kundfakturor bokförs automatiskt när de är skapade i Bokföring och Fakturering, innehåller OCR och när motsvarande banktransaktion importeras via integrationen. För att detta ska fungera måste kunden ange korrekt OCR vid betalning och beloppet ska stämma med fakturan (systemet kan hantera vissa avvikelser, till exempel påminnelseavgifter). I vissa fall kan även fakturanummer användas som referens, men endast när systemet med full säkerhet kan identifiera betalningen.

Om kundfakturor i stället skapas via en integration/API fungerar automatisk bokföring inte alltid. Anledningen är att OCR-numret då inte genereras av Bokföring och Fakturering. I vissa fall kan systemet matcha betalningen med hjälp av fakturanumret, men detta kan inte garanteras.

Att Bankgirobetalningar oftare bokförs automatiskt beror inte på Bankgiro i sig, utan på att dessa betalningar vanligtvis använder OCR, vilket förbättrar matchningen och möjliggör automatisk bokföring.

Om matchningen inte fungerar enligt ovan behöver ärendet tas vidare till supporten för felsökning.

Just nu har vi dock ett  problem med den automatiska matchningen precis som @Kheodron uppmärksammade 🙂 men jag lovar uppdatera er här i tråden när detta är löst. 

Trevlig eftermiddag! 

[Jocke - JP Ekonomiservice]

Tack @Tinna Gunnarsson för tydligheten om hur det fungerar. 

Har ni på Spiris ett extra öga på detta nu eftersom det fallerat nu senaste månaderna antal gånger.

@Khedron Wilk Tack för din undersökning. Bra vetskap. 

[Tinna Gunnarsson]

Och nu funkar även den automatiska matchning igen. 

/Tinna

[Khedron Wilk]

 (Alltså, jag förstår det är en tillfällighet, men sammanträffandet var lite för bra för att inte läggas upp. 😏)