Bokföra dagsförsäljning som senare faktureras

[Gunnar]

Hej!

Vi driver en restaurang och vissa måltider ska löpande faktureras. När vi bokför dagsrapporterna så bokför vi de delarna av dagsförsäljning, som ska faktureras, mot ett avräkningskonto i balansräkningen. Fakturering bokförs sedan mot avräkningskontot och på sätt undviker vi att försäljningen intäktsförs två gånger. För att momsen på försäljningen inte ska räknas dubbelt, dels när dagsrapporten bokförs och dels när fakturan bokförs, så har vi kopplat två momskoder med momssatsen 12% respektive 25% till avräkningskontot i balansrapporten. På så sätt får kunden rätt moms på sin faktura medan momsen som läggs på fakturan inte kommer med i momsrapporten. Totalt finns det i Visma Administration fyra momskoder. Två av dessa har vi kopplat till avräkningskontot med momssatserna 12% och 25% och två är kopplade tills respektive intäktskonto med momssatserna 12% och 25%. Det har ju hittills fungerar bra (rätt intäkt och moms i bokföring, rätt moms på kundfakturorna samt rätt moms i momsrapporten).

Från och med 1 april behöver vi dock hantera ytterligare en momssats på 6% eftersom livsmedelsmomsen sänks från 12% till 6%. Vår take away räknas som livsmedelsförsäljning och inte som en restaurangtjänst och därmed behöver vi debitera 6% moms på take away istället för 12% moms från och med 1 april. Vi kan då inte fortsätta med upplägget ovan eftersom det i så fall skulle kräva sex momskoder och det finns bara fyra momskoder i Visma Administration 2000. Enligt Vismas support går det inte i programmet att lägga till ytterligare momskoder.

Är någon det som har hittat en annan lösning hur man kan hantera momsen korrekt när delar av dagsförsäljningen i t.ex. en restaurang ska faktureras? 

[LW - In Blue Accounting]

Är det så att dagsrapporterna kommer från kassan och att ni dirigerar nettot till avräkningskontot?

Är det en manuell hantering av denna operation eller flyttas  dagsrapporterna mellan kassan och bokföringen med automatik?

Momskoderna används till att få ut en momsrapport till de rätta fälten så man kan inte lägga till egna koder på något sätt, men du kanske menar något annat med momskoder än vad jag tänker på när jag hör ordet.

Mvh Lena

[Gunnar]

Hej!

- Dagsrapporterna bokförs manuellt. 

- I Visma Administration 2000 på inställningar / företagsinställningar / företag / kontonummer   har vi lagt in följande konton

utg moms 1 :  2611

utg moms 2:  2621

utg moms 3:  avräkningskonto fakturering  (enligt första inlägget ovan)

utg moms 4:  avräkningskonto fakturering  (enligt första inlägget ovan)

och

inställningar / företagsinställningar / företag / moms / 2. procentsatser  har vi på Sverige lagt in följande värden

momskod 1   25%

momskod 2  12%

momskod 3  12%

momskod 4  25%

[LW - In Blue Accounting]

.

[LW - In Blue Accounting]

Jag har läst igenom din text igen flera gånger. Jag ser framför mig att du ur kassaregistret får ett kvitto som du bokför efter och du gör det manuellt. Därför tycker jag att du ska preliminärboka kvittot utan moms, fakturera och att sedan vända bort preliminärbokningen. Preliminärbokningarna som görs, tycker jag ska göras med hjälp av en konteringsmall. Vändningen ska också ha en konteringsmall. Det blir en snabb väg. Let's go:

Kvittot som du ska fakturera efter, bokas först:

• Debet  1990  (Totalbelopp inkl moms)
• Kredit 2429  (Totalbelopp inkl moms)

 - Du fakturerar sedan med 6% moms och får en faktura som skickas till kunden.

 - I och med att den första konteringen ska bort, ska den motkonteras:

• Debet  2429  (Totalbelopp inkl moms)
• Kredit 1990  (Totalbelopp inkl moms)

Som du ser, har jag inte tagit med moms alls på dessa manuella delar av bokföringen utan det finns moms enbart på fakturan. Du behöver således inte krångla med olika momskoder. Skulle det mot förmodan vara ett krav på ett momskonto, använd vilande moms 2618!

Skapa Konteringsmallar:

För att du ska slippa hantera detta manuellt, kan man göra två konteringsmallar. Du behöver två i och med att först ska kassan in och sedan ska den bort. När du skapar en ny verifikation sedan, finns ett fält som heter Konteringmall och en listpil att klicka på för att hitta de som finns. Det finurliga med konteringsmallarna i Visma Administration är att de kan progrmmeras, men det behöver ni inte tänka på i det här läget.

• Gå till förstasidan i Admin
• Menyn Arbeta med - Bokföring - Konteringmallar

Nu har jag tyvärr inte programmet att tilllgå så jag ser inte vyn framför mig, men du ska välja Ny mall, ge mallen ett namn och välja typ av mall (välj Bokföring). Du har rader, där du fyller i konton och det som är superbra är att när du matat in mallkonteringen på raderna, kan du testa den innan den sjösätts. Men nu till inmatningen...

• Stå på första raden och välj konto. I det här fallet ska vi välja konto 1990 och ni ska aktivera debetkolumnen.
• På rad två väljs konto 2429 och kreditkolumnen ska aktiveras.

(testa gärna mallen)

• Sedan gör du en ny mall på samma vis, men nu med omvända tecken, så 1990 hamnar i kredit och 2429 i debet.

Är det så att inte dessa konton finns eller inte är aktiverade, kan de enkelt läggas till. Gå in på Kontoplan och se ifall de ligger inaktiva. If so, aktivera dem. Finns de inte inaktiva, behöver de skapas. Det enklaste är att kopiera ett annat konto i samma kontoklass, så  för att få konto 1990 kopierar du konto 1930 och kallar kopian 1990 och konto 2420 kopierar du så ni får 2429.

För att använda dessa mallar i en verifikation, skapar du ett nytt verifikat. Vid Konteringmallar väljer du mall och lite till höger fyller man i summan. Enter.

Jag tror att detta är en korrekt beskrivning över hur man går tillväga med att skapa och använda konteringsmallarna, för jag går efter vad jag kommer ihåg. Håll hårt i Visma Administration, det är den mest kompetenta programvaran på marknaden!

Hör av dig igen ifall du har frågor eller ifall inte du hänger med på min beskrivning av konteringsmallarna.

Mvh Lena

[Gunnar]

Jag får börja med att tacka för ditt arbete och ditt förslag till lösning. Frågan är om vi kan använda det upplägget. Vi skickar fakturorna veckovis eller med längre intervall i efterskott men behöver bokföra den utgående momsen och intäkten samma datum som dagsrapporten för att det ska redovisas i rätt period. 

Bifogar här ett förenklat exempel på hur vi idag bokför dagsrapporten där det ingår försäljning av måltider som sedan ska faktureras.

Bokföring dagsrapport

I en dagsrapport ingår det försäljning av måltider som ska faktureras med totalt 1 120 kr inkl. moms och den delen av dagsrapporten bokför vi på följande sätt:

Kredit 3051 försäljning mat, 1 000 kr

Kredit 2621 utgående moms 12%, 120 kr

Debet 1511 försäljning som ska faktureras (avräkningskonto balansräkning), 1120 kr 

Fakturering

När kunden sedan ska faktureras väljer vi i gränssnittet för kundfakturan konto 1511 (1 000 kr exkl. moms) med momskod 3. Det ger resultatet att kunden får en faktura med måltider på 1000 kr exkl. moms, 120 kr i moms (12%) och totalt fakturabelopp på 1 120 kr inkl. moms. Eftersom vi inställningarna har kopplat ihop momskod 3 (valt 12%) med konto 1511 så blir det följande resultat när kundfakturan bokförs (journalförs)

Debet 1510 kundfordringar, 1 120 kr

Kredit 1511 avräkningskonto , 1 120 kr  (1000 + 120)

Konto 1511 nollställs, kunden får rätt uppgifter på sin faktura samt momsrapporten blir rätt eftersom momsen hamnar (en gång) på konto 2621.

[LW - In Blue Accounting]

Hej, Gunnar!

Jag vet inte er dagsomsättning eller årsomsättning, men jag gissar att faktureringen är en rätt liten del av dagsomsättningen. Med det sagt, vill jag bara säga att i och med att faktureringen är en ringa del av intäkterna så kan inte mitt upplägg väcka ont blod hos Skatteverket.

• Sedan undrar jag varför ni är tvugna att bokföra intäkten och momsen exakt på dagen, varför inte det kan vänta tills ni fakturerar? 
• Räcker det med, att ni bokför en fiktiv moms, kanske?

Jag kan inte tänka mig att någon kommer hänga er för att ni gör så här som jag föreslår nedan. På något sätt måste vi lösa att man inte kan ha hur många olika momskoder som helst i programmet (man kan inte lugga en flintskallig) och i andra program tror jag inte man kan ha olika momskoder överhuvudtaget i och med  att Administration 2000 är så välutvecklat och bra. Det är därför jag kommer med en work-around, som jag hoppas ska tillfredsställa regelverket och Skatteverket.

Jag kommer här med ett förslag där jag bytt konton. I reskontran (där fakturorna hamnar) bör man inte göra manuella verifikat, nämligen, så 1511 utgår delvis.

Steg 1, kunden vill bli fakurerad och ni bokar kvittot:

• D1518     1 060 kr   (kontot heter Ej reskontraförda kundfakturor)
• K2618        60 kr   (kontot heter Vilande moms)
• K2890     1 000 kr   (kortfristiga skulder) 

Steg 2, utfakturering till kund och konteringen blir:

• D1511     1 060 kr
• K2611        60 kr (6% moms)
• K3003     1 000 kr (konto för försäljning m 6% momssats)

Steg 3, Omkontering av steg 1 (med eller utan skapade konteringsmallar):

• K1518     1 060 kr
• D2618        60 kr
• D2890     1 000 kr

1. På det här rättet, kan vi skippa momskoderna, men vi har full koll på momsen i och med att vi använder 2618 vilande moms. På det här kontot ser man då direkt ifall det är något som är fel med momsen eller inte blivit fakturerat.
2. 1518 används så att reskontran får behålla enbart fakturorna, så det blir enklare att stämma av reskontran varje månad. När man bokar på 1511 manuellt, blir det ibland fel och då får man mycket att stämma av vilket man slipper med 1518.
3. 2890 blir ett nettoavstämningskonto, precis som 1518 och 2618.

Regeln för mig är att fakturorna man skickar, det är de som ska använda alla inblandade konton korrekt med moms och så. Det vid sidan om kan hanteras så här som jag föreslår. Vi har ju ett problem att gå runt och med den här metoden har vi gjort det och också varit tydliga med hur momsen hanterats.

Mvh Lena