Bokföring av felaktiga fakturor som inte betalats eller bokförts och som sedan ersätts av en ny

[Elisabet Halin]

Provar igen!

Hur hanterar man bäst (och enligt reglerna?) felaktiga fakturor som inte betalats eller bokförts och som sedan ersätts av en ny?

Dvs, man får en faktura från ett företag som visar sig vara felaktig. När man påtalat detta skickar företaget kreditfaktura och ny faktura med nytt fakturanummer.

Om man fått kreditfakura ska väl både den felaktiga fakturan och kreditfakturan bokföras även om man inte betalat något? 

Vad gör man om man inte fått någon kreditfaktura?

Som alltid tacksam för svar!

Elisabet

[GetSamla]

Hej Elisabet!

Om jag förstått situationen rätt skulle jag resonera så här:

• Om leverantören har skickat en kreditfaktura och en ny korrekt faktura brukar både den ursprungliga fakturan och kreditfakturan behöva hanteras, eftersom kreditfakturan formellt makulerar den första fakturan. Därefter bokförs den nya korrekta fakturan.

• Om den felaktiga fakturan aldrig har bokförts och du får kreditfakturan innan bokföring sker kan hanteringen ibland skilja sig beroende på rutiner och program, så där får gärna någon redovisningskonsult fylla på.

• Om du inte fått någon kreditfaktura skulle jag be leverantören att skicka en sådan eller på annat sätt dokumentera att den ursprungliga fakturan har makulerats och ersatts av en ny. Annars finns risken att det ser ut som att det finns två giltiga fakturor för samma köp.

Hur stor är skillnaden mellan den felaktiga och den nya fakturan, och använder du faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden?

[Elisabet Halin]

Den felaktiga fakturan är aldrig bokförd och syns alltså inte i min redovisning, bara i leverantörens bokföring (får man anta). Detta gäller bokslutsmetoden.

[GetSamla]

Tack för förtydligandet!

Om den felaktiga fakturan aldrig har bokförts hos dig och du använder bokslutsmetoden låter det som att problemet främst gäller leverantörsreskontran och betalningen, inte själva redovisningen.

Om du har betalat rätt belopp (1 550 kr) men den registrerade leverantörsfakturan är på 1 240 kr skulle jag kontrollera om fakturan kan korrigeras eller tas bort och registreras på nytt med rätt belopp innan utbetalningsjournalen skapas.

Vilket program använder du? Då kanske någon kan ge mer exakta steg för just det programmet.

[Elisabet Halin]

Den felaktiga fakturan har alltså varken bokförts eller betalats. Inte tillhörande kreditfaktura heller. De finns väl bara i leverantörens redovisning antar jag. Den "nya" riktiga fakturan har bokförts och betalats enligt alla konstens regler. Frågan är, ska den felaktiga fakturan och kreditfakturan bokföras hos mig också även om ingen betalning gjorts?

[GetSamla]

Tack för förtydligandet!

Om jag förstått dig rätt har den felaktiga fakturan och kreditfakturan varken betalats eller bokförts hos dig, medan den korrekta fakturan har bokförts och betalats.

Min spontana tanke är att om du använder bokslutsmetoden och de felaktiga handlingarna aldrig har påverkat vare sig betalning eller bokföring hos dig, så borde det vara den korrekta fakturan som ska ligga till grund för redovisningen.

Men jag lämnar gärna över till någon som arbetar mer dagligen med bokslutsmetoden för att bekräfta om den felaktiga fakturan och kreditfakturan ändå behöver registreras på något sätt för dokumentationens skull.

[Elisabet Halin]

Tack för svar!

Vi får se om det är någon som har ytterligare input.

Elisabet