Bokföra representation

[My Janhall]

Bokföra representation och personalfest

När du bjuder kunder eller personal på fika, lunch eller aktiviteter stärker du viktiga relationer. Detta kallas representation och är en vanlig del av företagandet. Har aktiviteten tydlig koppling till din verksamhet kan du ofta dra av momsen. Kolla bara upp vilka regler som gäller. 

Extern representation och intern representation

• Extern representation handlar om aktiviteter du anordnar för personer utanför företaget, som kunder eller leverantörer. Det kan vara en middag eller en teaterkväll.
• Intern representation handlar istället om aktiviteter för dig och dina kollegor – exempelvis personalfester eller fika under möten.
  
  

Avdragsgill eller ej avdragsgill kostnad

En avdragsgill kostnad minskar din vinst och därmed skatten du behöver betala. En kostnad som inte är avdragsgill påverkar däremot varken vinsten eller skatten.

Känns det krångligt? I artikeln Representation - vad är det? Allt du behöver veta! förklarar vi enkelt hur det fungerar och reder ut alla frågetecken.

Hur bokförs representation?

Avdragsgill representation - bokföra enklare förtäring

Bjuder du en kund på fika räknas det som avdragsgill representation, så länge det är något lätt som inte ersätter lunch eller middag. Kostar fikan exempelvis 130 kr inklusive moms går det utmärkt att dra av hela momsen – gränsen ligger på 300 kr per person.

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		130
6071 - Representation, avdragsgill	116,07
2641 - Ingående moms	13,93

Så här matchar du din bankhändelse i Spiris 

Avdragsgill representation - bokföra teaterbiljetter, golfrunda

När du bjuder en kund på teater eller en golfrunda (greenfee) kan du dra av upp till 180 kr per person och tillfälle i bokföringen.

Till exempel: Du och en kund går på teater tillsammans och biljetterna kostar 300 kr inklusive moms för er båda. Detta räknas som avdragsgill representation.

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		300
6071 - Representation, avdragsgill	283
2641 - Ingående moms	17

Ej avdragsgill representation - bokföra mat

Du har bjudit tre leverantörer på middag. Detta räknas som en måltid och är därför inte avdragsgillt i bokföringen. Notan på 1200 kr inklusive moms överstiger gränsen på 300 kr per person, vilket innebär att du inte heller får dra av momsen på det överstigande beloppet.

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		1200
6072 - Representation, ej avdragsgill	1092
2641 - Ingående moms	108

Bokföra personalrepresentation?

Kostnaderna för personalaktiviteter bokför du på konto 7630. Vill du vara extra tydlig kan du använda 7631 för avdragsgilla kostnader eller 7632 för ej avdragsgilla.

Mat på personalfest:

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
7632 - Personalrepresentation, ej avdragsgill	x
2641 - Ingående moms	x

Kringkostnader i samband med personalfest: 

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
7631 - Personalrepresentation, avdragsgill	x
2641 - Ingående moms	x

Hotellövernattning i samband med personalfest på annan ort:

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
5831 - Kost och logi i Sverige	x
2641 - Ingående moms	x

Resor i samband med personalfest på annan ort:

Konto	Debet	Kredit
1930 - Företagskonto		x
5810 - Biljetter	x
2641 - Ingående moms	x

För hjälp med momsavdrag vid representation besöker Skatteverkets sida Avdrag för moms vid representation. Har du fortfarande frågor? Kontakta Skatteverket direkt – de har alltid senaste info. 

Funderar du på hur fikan ska bokföras? Kolla in vårt tips Kaffe och fika till personal och kunder