En anställd läggs upp på spiris.se för att använda något av följande: Anställd - för digital tidredovisning Lönebesked/Kivra - för digitala lönebesked Resor & Utlägg - för digitala utlägg och reseräkningar.   Aktivera konto När du läggs upp för att använda någon av lönetjänsterna får du ett mejl för att aktivera ditt konto. Mejlet skickas från Spiris och innehåller en aktiveringslänk. Första gången behöver du klicka på den länken för att aktivera ditt konto och välja lösenord.  Du använder sen din mejladress och ditt lösenord för att logga in, både via webbläsare och appar. Om du inte får något aktiveringsmejl: Lättast är att gå till spiris.se - Logga in, fyll i din mejladress och klicka på Nästa. Här har du valet Glömt ditt lösenord? Klicka för att få en ny aktiveringslänk skickad till din mejl. Kontrollera också i din skräpkorg om mejlet hamnat där istället. Får du fortfarande inget mejl, kontakta din administratör för att kontrollera att rätt mejladress har registrerats.     Logga in Du loggar in till de tjänster du är upplagd på via spiris.se - Logga in eller i apparna Spiris Anställd (för att tidregistrera eller se dina lönebesked) och Spiris Resor & Utlägg (för att registrera utlägg och traktamenten). Tips för smidigare inloggning i appen Spiris Anställd     Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord går du till spiris.se - Logga in. Fyll i din mejladress och klicka på Nästa. Sen klickar du på Glömt ditt lösenord? och följer instruktionerna.  Då får du ett mejl skickat till din mejladress. Kom ihåg att byter du lösenord behöver du också byta lösenordet i appen.   Byta namn - går endast att göra som användare Om du till exempel har bytt namn är det bra om det stämmer med uppgifterna på spiris.se.  På spiris.se kommer du åt ditt konto och kan ändra detta. Det går endast att göras av användaren själv. Logga in till spiris.se - Logga in och klicka därefter på Min användarprofil till vänster.  Klicka på pennan till höger för att justera namn, e-postadress och telefonnummer.   Byta mejladress - kan göras av användare och administratör Om du har bytt mejladress behöver du byta den i Spiris. Ändra egen mejladress: Som användare loggar du in på spiris.se - Logga in och klickar på Min användarprofil till vänster. Klicka på pennan till höger för att justera e-postadress. Du behöver fylla i ditt lösenord för att byta mejladressen. Ändra en annan användares mejladress: Om du är administratör kan du ändra en användares mejladress. Logga in på spiris.se - Logga in och klicka Hantera användare till vänster och klicka på den anställde det gäller. Klicka på Ändra e-postadress och justera mejladressen. Fyll i ditt egna lösenord och klicka på Spara. Den anställde får ett mejl för att godkänna den nya mejladressen.     ... Visa mer

Nästan alla blir ibland sjuka och vi har försökt samla de flesta frågorna om sjuklön, karens och sjukfrånvaro. 🤒   Här hittar du tips både till dig som löneadministratör och för dig som anställd som undrar hur man räknar fram beloppen. När du använder lönefunktion i Spiris eller Visma Lön 300/600 sköts dock beräkningarna automatiskt!   De flesta reglerna kring sjukfrånvaro regleras i sjuklönelagen Lag (1991:1047) om sjuklön Det kan också finnas specialhantering i de olika kollektivavtalen så jag rekommenderar att du också kikar där. Till exempel hanterar vissa avtal inom handels en så kallad karensperiod istället för karensavdrag. Om du är behovsanställd finns det också särskilda regler om du blir sjuk. Kontakta den som sköter lönen på ditt företag och/eller Försäkringskassan för mer information.   Sjuk dag 1-14 De första 14 kalenderdagarna betalar arbetsgivaren sjuklön för den anställde. Löneadministratören hanterar också sjuklöneavdraget och karens på lönebeskeden. Den 8:e dagen i sjukfrånvaron är du som anställd skyldig att lämna ett sjukintyg till din arbetsgivare men det kan också krävas tidigare.   Sjukavdrag Dag 1-14 görs som standard ett avdrag på 100% för alla timmar i sjukperioden. För en månadsavlönad är beräkningsformeln: -(MånadslönEfterLöneväxling*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid) För en timanställd görs inget avdrag utan den anställde får ingen timlön eftersom hon inte har någon arbetad tid.   Sjuklön Dag 1-14 betalar arbetsgivaren sjuklöner till anställda som är sjuka. Sjuklönen är 80% av lönen och betalas ut för alla timmar i sjukperioden. Sjuklön beräknas som standard Månadsavlönad: 0,8*(((MånadslönEfterLöneväxling+RörligLönGenomsnittMånad)*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid)) Sjuklön Timlön: Timlön * 0,8   Karensavdrag Karensavdrag (tidigare karensdag) är ett avdrag som görs på sjuklönen. Avdraget motsvarar 20% av den genomsnittliga sjuklönen för en vecka och får inte överstiga sjuklönen. Arbetar du heltid 40h/vecka innebär karensavdraget att det inte blir någon sjuklön den första dagen. Beräkningsformel karensavdrag månadsavlönad: -0,8*(((MånadslönEfterLöneväxling+RörligLönGenomsnittMånad)*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid)) Beräkningsformel karensavdrag timavlönad: Timlönsjuk+(0.8*((RörligLönGenomsnittMånad * 12) / (52 * veckoarbetstid))) RörligLönGenomsnittVecka beräknas som 0.8 * (RörligLönGenomsnittMånad * 12) / 52   Räkneexempel för de första 14 dagarna. Månadsavlönad med 40h arbetsvecka och sjukfrånvaro 40h.   Timmar Àpris Belopp Månadslön     31580 Sjukavdrag 40 -182 -7280 Sjuklön 40 146 5840 Karens 8 -146 -1168    Timavlönad med 40h arbetsvecka och sjukfrånvaro 40h.   Timmar Àpris Belopp Timlön 144 160 23040 Sjuklön 40 128 5120 Karens 8 -128 -1024   Fler exempel hittar du på sidan: Karensavdrag (karensdag) - så funkar reglerna    Inget karensavdrag? Det är inte alltid som ett karensavdrag ska göras. Högriskskydd Det finns ett allmänt högriskskydd som gör att karens ska dras max 10 gånger under en tolvmånadersperiod. Alltså max 10 karensavdrag. Sjuk - Frisk - Sjuk igen Om en anställd är sjuk, blir frisk och jobbar ett par dagar och sen inom 5 kalenderdagar återinsjuknar fortsätter sjukperioden med den tidigare och sjukdagarna läggs alltså ihop. I ett sånt här fall gör man heller inte något nytt avdrag för karens. Karensbidrag? En del företag betalar ut något de valt att kalla karensbidrag. Vill du ha spårning på detta rekommendera  jag att du använder en löneart för Bruttoersättning och justerar beloppet efter ert avtal. Förslag inför 2025 Regeringen har lagt fram förslag på en ändring med bland annat 6 dagar med karensavdrag.   Sjuk från dag 15 Från dag 15 tar Försäkringskassan över sjukpenningen för den anställde. Därför ska du som arbetsgivare anmäla om den anställde är sjuk på Försäkringskassans sida Sjukanmäl medarbetare 90 eller 100% Arbetsgivaren fortsätter att göra avdrag för sjukfrånvaron när den anställde inte arbetar. Beroende på den anställdes avtal görs ett avdrag på 90 eller 100% de första 90 dagarna. (detta kan också benämnas som att företaget fortsätter betala 10% sjuklön dag 15-90). Kontrollera med ditt avtal vad som gäller för just dig och ditt företag. Lön över 10ppb För anställda som har en inkomst över 10 prisbasbelopp (48300*10) finns det särskilda beräkningar för sjukavdraget. Detta är för att anställda med högre lön inte ska förlora mer vid sjukfrånvaro än den som har lägre inkomst.   Sjuk efter dag 180 När den anställde är långtidssjukskriven efter den 180 sjukdagen brukar frånvaron inte längre vara semestergrundande. Det betyder att frånvaron påverkar antalet semesterdagar som den anställde tjänar in. I övrigt fortsätter arbetsgivaren att göra sjukavdrag för den anställde.   Sjuk under semestern Om du har semester och blir sjuk så har du som anställd enligt semesterlagen rätt att avbryta semestern. Glöm inte att sjukanmäla dig till din arbetsgivare.   Deltidssjukskriven Om en anställd är deltidssjuk beräknas sjukavdrag och sjuklön på timmarna som den anställde är frånvarande. Du som arbetsgivare betalar ut lön som vanligt för de timmar som den anställde arbetar.       Hantera sjukfrånvaro hos oss Spiris Anställd De anställda kan själva registrera sin sjukfrånvaro via appen eller webben. Allting hämtas då till lönen,  du som löneadmin slipper lägga in det manuellt. Registrera tid   I annat fall registrerar du den anställdes sjukfrånvaro med snabbvalet Sjuk i Kalendern eller direkt på lönebeskedet. Använder du Egen Lön behöver du själv räkna ut beloppen. Länkar: Riksdagen.se: Sjuklönelagen Försäkringskassan: Sjuk medarbetare dag 1-90 Försäkringskassan: Sjuk medarbetare från dag 91     ... Visa mer

För att verkligen utnyttja smartheten rekommenderar jag att du lägger lite extra kärlek på arbetsscheman. Schemat visar hur den anställde arbetar och används bland annat för att beräkna arbetstid per månad och år. Arbetsschemat visar också vilken sysselsättningsgrad den anställde har, alltså hur mycket hon jobbar och är viktigt för hjälp vid semesterberäkningen.   Du kan skapa egna scheman och bör ha arbetsscheman som motsvarar varje anställds arbetstid. När du har ett korrekt arbetsschema och ett korrekt avtal inställt för de anställda så kommer löneprogrammet göra det mesta av jobbet åt dig!   Under Inställningar - Löneinställningar, fliken Arbetsscheman ser du de scheman som finns upplagda i ditt företag.     Heltidsschema med schemalagd arbetstid Ett heltidsschema används för de anställda som arbetar heltid, dvs 100%. I ett heltidsschema görs inställningar för start- och sluttid men också lunchregler och helgdagar. Som standard finns det ett heltidsschema 40h/vecka. Måndag - fredag 8-17 med en timmes lunch. Är ert heltidsschema annorlunda bör du skapa ett nytt eller kopiera det befintliga. Ett exempel är om företaget har rullande scheman eller fler obetalda raster utöver lunch. Läs mer: Skapa eller redigera arbetsschema Se film: Schemahantering   Deltidsschema En anställd som inte arbetar 100% arbetar deltid. Ett deltidsschema har alltid ett heltidsschema i grunden som ser till att beräkningar av sysselsättningsgrad, mertid, övertid, säsongstider och Helgdagsschema mm blir rätt. Läs mer: Gör inställningar för heltids- eller deltidsschema   Rullande schema (olika arbetstider olika veckor) Om en anställd har olika arbetstider olika veckor kan du använda dig av rullande schema. När du har fyllt i första veckans tider klickar du på Lägg till vecka och kan på så vis lägga in arbetstider och lunchregler för ytterligare veckor. Det går att ha 12 rullande veckor. När du sen kopplar en anställd till schemat väljer du vilken vecka som schemat ska starta på, så kan du använda samma schema till flera anställda har samma typ av rullande schema.    Oregelbundet schema För anställda som har oregelbunden arbetstid eller som är svåra att schemalägga i förväg kan du använda ett oregelbundet arbetsschema. Det kan användas genom att man fyller i arbetstid och frånvaro löpande eller genom att schemalägga för kortare perioder. Det gör du isåfall också under schemahantering. via Schemalägg oregelbunden arbetstid. Jag rekommenderar att du försöker se till att de anställda har en sysselsättningsgrad på sitt schema för att få hjälp i semesterberäkningen. Läs mer: Oregelbunden arbetstid     Helgdagsschema Har ni arbetstid på röda dagar? Eller jobbar halvdagar på dagar innan röd dag? Se till att ni har ett helgdagsschema som stämmer. Du kan ha flera olika helgdagsscheman som du sen också kopplar till dina heltidsscheman.     Tips! Kopiera och Klistra in tider   ... Visa mer

Mellan 1-12 varje månad ska du redovisa arbetsgivardeklarationen för föregående månad till Skatteverket (datumen kan variera lite, se länkar längst ner i inlägget). Vi hjälper dig!   I samband med att du skapar en lönekörning för en ny period skapas även arbetsgivardeklarationen i  Lön. Arbetsgivardeklarationen uppdateras med värden fram tills du har klarmarkerat de anställdas lönebesked. Jag rekommenderar att du väntar till månaden är slut innan du skickar in arbetsgivardeklarationen. På så vis slipper du göra rättningar om du upptäcker att någon anställd ska ha ytterligare lön på samma månad.   Klicka på Arbetsgivardeklaration i menyn och sedan på den period du vill skicka till Skatteverket.     Genom att välja Öppna kan du smidigt se uppgifterna som kommer rapporteras. Dels i huvuduppgiften för hela företaget, men också förhandsgranska de anställdas individuppgifter genom att välja anställd i fältet till höger. Fyll i Bokföringsdatum - detta datum blir verifikationsdatum.   För att rapportera din arbetsgivardeklaration fyller du sen i dina kontaktuppgifter och klickar på Skicka och bokför. Då skickas arbetsgivardeklarationen automatiskt till ditt företags utrymme hos Skatteverket.    Arbetar du också med bokföringen i Spiris skapas det automatiskt en verifikation och annars kan du enkelt exportera den under Inställningar - Import och export.   Via knappen Gå till Skatteverket kan du enkelt logga in på Skatteverket.se. Du hittar företagets arbetsgivardeklaration under Utkast redo för att godkännas. Om du av någon anledning behöver justera din arbetsgivardeklaration kan du välja Ångra. Uppgifterna uppdateras när du skapar nya lönebesked på perioden. Därefter kan du skicka och bokföra på nytt.   Länkar: Hjälp: Arbetsgivardeklaration Spiris.se: Skattekalender Information hos Skatteverket: Arbetsgivaravgifter  ... Visa mer

Appen Spiris Anställd använder du som får dina lönebesked digitalt via Lönebesked och/eller registrerar dina tider och avvikelser i Anställd. Appen innehåller uppgifter om dina senaste lönebesked, sjukfrånvaro och annan eventuell känslig information.   Aktiveringslänk har blivit inaktiv: Om länken i aktiveringsmejlet inte funkar längre kan du gå till spiris.se och klicka på Logga in uppe till höger. Välj Glömt lösenord för att få en ny möjlighet att aktivera kontot. Mobilt BankID I inloggningsvyn kan du välja att logga in med BankID istället för att komma ihåg ditt lösenord. Ansiktsigenkänning/FaceID:  Nyare smartphones har ansiktsigenkänning som betyder att ditt ansikte läses av för identifiering. Om du använder denna funktion för att logga in i din smartphone kan du också använda det för inloggning i appen Lön Anställd.  Såhär aktiverar du FaceiD för iPhone Såhär aktiverar du Ansiktsigenkänning för för Samsung   Fingerprint/TouchID En del Smartphones har också/istället igenkänning via finger- eller tumavtryck. Om du använder denna funktion för att logga in i din smartphone kan du också använda det för inloggning i appen Spiris Anställd.  Såhär aktiverar du TouchID för iPhone  Såhär aktiverar du fingerprint för för Samsung     Om du använder ansiktsigenkänning eller tochID för inloggningar till din telefon och inte vill använda det för inloggning i appen Spiris Anställd kan du stänga av det i appen under Inställningar - Använd enhetens låsskydd. ... Visa mer

Semesterlagen säger att de betalda semesterdagar som överskrider 20 dagar får sparas till kommande år.   Mycket av hanteringen av sparad semester beskrivs i Semesterlagen men många delar är dispositiva, dvs det går att förhandla till de anställdas fördel.  Kontrollera alltid med ditt kollektivavtal och lokala avtal hur ni ska hantera sparad semester på ert företag. Här har vi försökt samla de vanligaste frågorna vi vet att du som löneadministratör eller anställd ställs inför.     Hur många semesterdagar får man spara? En anställd som under ett semesterår har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar får spara överskridande dagar till ett senare semesterår. Det betyder att en anställd som har 25 betalda semesterdagar får spara fem dagar och en anställd som har 30 betalda semesterdagar får spara tio dagar.  Tänk på att det endast är betalda semesterdagar som kan sparas - alltså inte obetalda dagar eller förskottssemester.   I semesterårsavslutet i ditt program raderas inga dagar utan du får avgöra hur du ska hantera dem.       Hur länge får man spara semester? Vad händer med de sparade dagarna efter fem år? Semesterdagarna ska tas ut inom fem (5) år. Arbetsgivare och anställd kan tillsammans komma överens om dagar får sparas längre tid. Som arbetsgivare är det viktigt att de anställda vet vad som gäller när semesterdagarna blir äldre än 5 år.   I semesterårsavslutet raderas inga dagar utan du får avgöra hur du ska hantera dem.     Vad är den sparade semestern värd?  All betald semester har ett värde. Oavsett om dagarna håller på att tjänas in, är betalda eller sparade. Normalt sett räknas värdet på de sparade dagarna ut på samma sätt som för de betalda dagarna. Det går också att beräkna på hur du arbetade när du tjänade in dagarna. Kontrollera vad ert kollektivavtal säger. Längst ner på denna sidan har jag länkat till standardberäkningar för olika semestervillkor.   Du ställer in hur beräkningarna ska göras under Inställningar - Löneinställningar fliken Semester.     Vad är semesterskuld? Semesterskulden är det som företaget är skyldig sina anställda i semester. Skulden är ersättning för sparade dagar, betalda dagar och de semesterdagar som den anställde håller på att tjäna in.    Till semesterskulden beräknas också arbetsgivaravgifter. Semesterskulden bokförs vanligtvis på konto 2920. Du kan läsa mer i forumtråden: Bokföra semesterskuld Semesterskuldlistan hittar du bland dina andra rapporter och utskrifter.   Aktivera funktionen för automatisk uppbokning av semesterskuld så får du hjälp med bokföringen. Automatisk bokföring av semesterskulden     Vad har arbetsgivare och anställd för skyldigheter? Arbetsgivaren har skyldighet att se till att den anställde tar ut minst 20 betalda semesterdagar under semesteråret. Huvudregeln är att semestern ska tas ut i ledighet och förläggs normalt sett till juni, juli och augusti. Kom ihåg: semester finns till för att den anställde ska ha tid för vila och rekreation. Som arbetsgivare vill du ha utvilad personal och inte alltför hög semesterskuld.  Undantag finns förstås om ni är överens, men bör undvikas.      Om en anställd har betalda eller sparade semesterdagar som behöver tas ut? Se till att planera semestern i god tid innan semesteråret är slut. Kontrollera de anställdas semesterdagar och lägg upp en plan tillsammans med den anställde. Mallar för semesterplaneringslistor    I semesterskuldlistan kan du se antalet semesterdagar alla anställda har och på fliken Semester på de anställda ser du enkelt både kvarvarande och vilka år de sparade semesterdagarna tillhör.     I vilken ordning ska de sparade dagarna tas ut? Den anställde ska i första hand ta ut årets betalda semesterdagar. Därefter tas de äldsta sparade semesterdagarna ut. När du gör lönen hos oss sköts detta automatiskt när du använder snabbvalen för semester.     Bra länkar: Mallar för semesterplaneringslistor Semester - beräkningar och vanliga frågor Riksdagen.se - Semesterlagen   ... Visa mer

Är det dags för lönekörning? Ingen fara, vi hjälps åt!! Tips! Klicka på Guida mig längst upp inne i Spiris för att få hjälp med de vanligaste bitarna!   1: Hämta in de anställdas tidrapporter Det första steget är att hämta in de anställdas tidrapporter!   Ett tips för en smidigare lönekörning är att låta de anställda själva registrera sina tider och frånvaro. Då får de anställde koll på sina saldon och sparar tid åt dig. Tidsregistreringen görs i Anställd (appen eller webben) och du aktiverar tjänsten under Inställningar - Löneinställningar.   Annars fyller du i uppgifterna med smarta snabbval under Kalender. Det går självklart också bra att lägga upp snabbval och lönearter direkt på lönebeskeden, om du tycker det är enklare.   Registrera tid i Anställd   2: Skapa lönekörning Du skapar lönekörningar och de anställdas lönebesked under Lön - Lönekörningar.  Uppgifterna från månaden hämtas från kalendern eller Anställd. (Lägg eventuellt till eller ta bort snabbval och lönearter.) När du är nöjd klarmarkerar du lönebeskedet och också lönekörningen.   3: Skicka ut lönebesked, Betala och Bokför Swosh så hamnar du i vyn där du kan Skicka, betala och bokföra lönen. Välj om du vill skicka lönebeskeden direkt eller vid ett särskilt datum. Du bestämmer! De anställda får sina lönebesked i appen Anställd eller i sin Kivra-låda. Aktivera lönebesked till appen/Kivra   Här skickar du också enkelt löneutbetalningen till banken. Har du en koppling med banken sköts detta automatiskt!  Lönekörningen bokförs direkt om du också har bokföringen i Spiris. Annars skapar du en SIE-fil som du importerar i ditt bokföringsprogram. Klart! 🎉     När månaden är slut är det dags att skicka arbetsgivardeklarationen. Läs mer om hur du gör det: Arbetsgivardeklaration   Se även: Film: Skapa lönekörning Lönekörningar ... Visa mer

Hej allihopa! Vi planerar just nu ett gratis HR-webbinarium. I webbinariet har vi möjlighet att ställa frågor till vår HR-avdelning med tema corona och hemarbete.   Vi har en bra bild av vad vi vill förmedla och hoppas kunna lämna er med tips och reflektioner oavsett om du har ett fåtal eller många anställda.   Har du någon frågeställning du tycker att vi ska lyfta? Kommentera gärna här i tråden så försöker vi se till att det passar i webbinariet - och annars kanske det finns någon annan här i forumet som kan hjälpa dig.   Boka gärna in direkt: Webbinarium Ett år med corona och hur det har påverkat personalen » Det finns 500 platser på webbinariet. Vi kommer också spela in det och se till att det går att titta på i efterhand!   ... Visa mer