Lägga in föräldraledighet/semestergrundande föräldradagar

[Sandra1]

Hej,

Hur lägger man enklast in när en anställd ska vara föräldraledig en längre period om den anställde är kopplad till Visma anställd. Ska den anställde göra det själv i appen eller ska löneadministratör göra det? Behöver man själv räkna ut hur många föräldradagar som blir semestergrundande eller finns det en speciell löneart för dettai systemet?

[Ebba Arvén]

Hej @Sandra1!

Jag hade tipsat dig om att bocka ur Anställd för henne under denna period, så slipper ni både kostnaden för tjänsten och att hon behöver gå in och rapportera. Du kan ha kvar Min Lön/Kivra så får hon fortfarande sina lönebesked där. 

Du kan lägga in hela perioden för föräldraledighet direkt i kalendariet om ni inte använder Anställd för henne. Då kan du i snabbvalet också bocka i att föräldraledigheten är semestergrundande. Vet du redan nu hur länge hon är borta kan du även lägga in perioden efter 120 dagar att den inte är semestergrundande. 

Det går också bra att lägga in frånvaron direkt på respektive lönekörning (fördelen med detta är att avvikelsen tas med samma månad och inte släpande). Här är det samma princip - du kan välja att bocka i eller ur semestergrundande. 

För att summera: du behöver hålla reda på de 120 dagarna själv, men det är enkelt att ställa in i programmet via snabbvalet för föräldraledighet. 

Hör gärna av dig om du har fler frågor. 
Ha en fin torsdag!
/Ebba

[Sandra1]

Hej, Tack för snabbt svar! 🙂

Vi använder oss av Visma anställd, men har aldrig aktiverat Kivra. Kostar det något extra eller ingår det i samma tjänst? Vi kanske behöver aktivera det, så hon kan få sina lönebesked någonstans under tiden. 

Ok så jag lägger in i kalendarium en föräldraledighet frånvaro med semestergrundande i bockat för första 120 dagarna, och sedan gör jag en ny period på resterande tid som inte är semestergrundande och här måste jag då manuellt minska hennes semesterdagar på det nya året? Har jag förstått rätt? 🙂

[Sandra1]

Vi betalar för två tjänster Antälld och Lönebesked, vad är skillnaden?

[Ebba Arvén]

Hej igen Sandra! 

Anställd är tjänsten där de anställda själva kan rapportera sina tider och avvikelser. Lönebesked är tjänsten där de får sina lönebesked. Det kostar inget extra att aktivera Kivra, utan det ingår i lönebeskedstjänsten. Jag rekommenderar alla använda det – då får alla anställda med Kivra automatiskt sitt lönebesked dit.

Och ja, du har förstått det rätt! Du behöver inte själv hålla koll på och minska hennes semesterdagar – programmet sköter det automatiskt, så länge du har ställt in semester på den anställde.

Bara hör av dig igen om fler funderingar dyker upp. 😁
Trevlig helg!
/Ebba

[Sandra1]

Toppen tack! Vart aktiverar jag Kivra? 

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Sandra1 

I hjälpavsnittet Kom igång med att skicka lönebesked till Kivra kan du läsa om hur du gör. 

Glad sommar ☀️

[Sandra1]

Hej,

Har en anställd som är föräldraledig sedan i höstas och jag har alltid lagt in frånvaron direkt på respektive lönekörning så att det inte avvikelsen släpar något.

Nu ska hon ha semester 5 dagar i december, hur lägger jag in det? För nu är det löneart 1101 månadslön och sedan löneart 3313 föräldraledig hel månad.

Vet inte riktigt hur jag ska göra så att det ska bli rätt.

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Sandra1 

När man använder löneart 3313 – Föräldraledig hel månad räknar programmet med att hela månaden är frånvaro. Då går det inte att kombinera den med semester samma månad.
För att få det korrekt när hon ska ha 5 dagars semester i december behöver du istället registrera föräldraledigheten per dag den månaden.

Gör så här i decemberlönen:
Behåll 1101 Månadslön som vanligt.
Ta bort löneart 3313 Föräldraledig hel månad.
Registrera istället:
Semester 5 dagar 
 

Föräldraledig per dag för resterande arbetsdagar i månaden. Jag tänker att det bör vara dagsavdrag och inte kalenderdagsavdrag men det får du kolla upp med ert fackliga avtal. 

Lycka till och ha en fin dag! 

[Sandra1]

Hej, jag har en anställd som är föräldraledig och hon har kommit upp i sina 120 dagar som är semestergrundande tom december så på januaris lönekörning så valde jag löneart 3315 ej semestergrundande. Jag har precis gjort semesterårsavslut och funderar på följande hon har samma semestervillkor som alla andra men vi vet inte exakt när kom kommer tillbaka. Då behöver jag manuellt minska hennes betalda semesterdagar den dagen vi vet när hon kommer tillbaka?

Tack på förhand.

Mvh

Sandra

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Sandra1 

Du har hanterat detta helt korrekt. När den anställde har passerat sina 120 semestergrundande dagar för föräldraledighet ska frånvaron därefter registreras som ej semestergrundande, till exempel med löneart 3315.

När du gör semesterårsavslutet beräknar Visma Lön automatiskt antalet betalda semesterdagar utifrån de semestergrundande dagarna som finns registrerade under intjänandeåret. Eftersom den senare föräldraledigheten är markerad som ej semestergrundande kommer dessa dagar inte att påverka intjäningen.

Du behöver inte manuellt minska antalet betalda semesterdagar när hon kommer tillbaka i arbete.
Programmet räknar redan korrekt så länge frånvaron är rätt registrerad (semestergrundande respektive ej semestergrundande).
 

När hon väl börjar ta ut semester kommer hon helt enkelt att kunna ta ut de betalda dagar hon har tjänat in enligt semesterårsavslutet.
 

Det är bara om något skulle vara felregistrerat bakåt i tiden behöver du justera manuellt, annars kan du känna dig trygg med att allt blir rätt automatiskt.

Ha en fin dag!

[Sandra1]

Tack för snabbt svar! 🙂 Men när räknar systemet om för just nu om man går in så ser det ut som att hon har 30 betalda semesterdagar i år?

Tack för hjälpen!