Med Resor & Utlägg kan företaget effektivisera utläggshanteringen, både för de anställda och för löneadministratör och redovisningsansvarig.   Det kan du använda till Bokföring & Fakturering och Lön i Spiris, Visma Lön 300/600 och Visma Administration och är även ett klokt alternativ om du låter byrån sköta löner och bokföring.  Resor & Utlägg finns i tre varianter beroende på den anställdes behov och styrs per användare.  Läs mer: Resor & Utlägg   Så funkar det 1: Anställda registrerar kvitton och reseräkningar Den anställde fotar sina kvitton i appen Spiris Resor & Utlägg och registrerar utlägg och reseräkningar. Med den smarta fototolkningen får den anställde hjälp med både moms, datum och utläggstyp. Den anställde behöver endast godkänna uppgifterna och skicka vidare för attest.   2: Chef eller ansvarig godkänner utläggsrapporterna Om företaget arbetar med attest skickas utläggsrapporterna vidare för godkännande. Full kontroll helt enkelt!   3: Uppgifterna skickas vidare för utbetalning och bokföring När allt är godkänt och klart skickas det vidare till din lön eller bokföring eller varför inte utbetalning direkt via Swish? Du kan få in uppgifterna direkt på de anställdas lönebesked och kan självklart justera och kontrollera ytterligare en gång innan utbetalning. Uppgifterna skickas också vidare till bokföringen i Spiris eller via SIE-fil till Visma Administration. Klart!   Kom igång  Lön: Kom igång om de anställda ska registrera sina utlägg Visma Lön 300/600: Kom igång med Resor & Utlägg i Visma Lön 300/600 ... Visa mer

När företaget följer kollektivavtal har den anställde normalt sett lönerevision en gång per år. Även förtag som inte är anslutna till något kollektivavtal har vanligtvis en löneökning inskriven i avtalet.   Massuppdatera lön I Visma Lön 600 gör du enklast uppdateringen av flera löner via Massuppdatera lön.  Funktionen hittar du under Personal - Massuppdatera lön. Du väljer vilka anställda uppdateringen ska gälla för och fyller därefter i från vilket datum den nya lönen ska gälla. Du kan registrera ny lön både framåt i tiden och även från ett tidigare datum. Anger du ett tidigare datum uppdateras olåsta lönekörningar och du behöver kanske också göra en retroaktiv löneberäkning. Läs längre ner om hur du gör det.   Eftersom det inte går att backa uppdateringen rekommenderar vi att du tar en säkerhetskopia innan du inför lönerna. Det gör du som vanligt under Arkiv - Säkerhetskopiering - Ny Säkerhetskopia.   När du har fyllt i de nya lönerna väljer du Inför. Då uppdateras anställningsregistret med de nya lönerna. Läs mer här: Massuppdatera lön   Uppdatera enskilda löner Är det enskilda anställdas löner som ska uppdateras kan det vara enklare att göra uppdateringen direkt på den anställde. Välj Personal - Anställda och klicka dig in på fliken Lön på den anställde. Klicka på Pennan till höger om lönen och ange datum och den nya lönen.   Beräkna retroaktiv lön Om löneändringen har skett bakåt i tiden så har uppgifter som till exempel semester, sjukfrånvaro och andra händelser beräknats på den lägre lönen. Om det istället ska beräknas på den nya lönen använder du funktionen för retroaktiv löneberäkning. Den hittar du under Lönearbete - Beräkna retroaktiv lön. Här anger du från vilket datum du vill göra beräkningen och då ser du vilka anställda som har haft en förändring i lönen efter det datumet. Beräkna retroaktiv lön i Visma Lön 600   I nästa steg väljer du vilka delar av lönerna som beräkningen ska göras på. När du klickar på Beräkna görs beräkningen och du får information om vad som kommer att skapas. Vi rekommenderar att du skriver ut informationen.   Om allt är i sin ordning klickar du Ja på frågan om den retroaktiva löneberäkningen ska genomföras. Uppgifterna kommer då på nästa olåsta lönekörning eller när du skapar en ny lönekörning.  Klart! Läs mer: Beräkna retroaktiv lön   Beräkna retroaktiv lön manuellt Om företaget har bruten löneperiod, om sparad semester har tagits ut på föregående semesterår eller om du vill ha fördelning på resultatenheter kan du inte använda den automatiska funktionen. Då använder du istället löneart 1178 och anger beloppet manuellt. Se till att kontrollera vilka lönerader och belopp som ska vara vara med. Läs mer: Vad ska jag tänka på när retroaktiv lön beräknas manuellt?   Bra länkar Massuppdatera lön Beräkna retroaktiv lön Vad ska jag tänka på när retroaktiv lön beräknas manuellt? När kan inte funktionen för att beräkna retroaktiv lön i Visma Lön 600 användas? Kan jag backa retroaktiv lön? ... Visa mer

I semesterlagen finns det något som kallas för semestergrundande rörlig lön. Normalt sett används det för avtal som beräknar semesterpeng på aktuell månadslön. Man kan säga att den rörliga delen räknas fram på lön som inte är fast månadslön. Det kan till exempel vara jour, OB, provision eller övertidsersättning. Kontrollera med ditt avtal vad som gäller för ditt företag. På den semestergrundande rörliga lönen beräknas en rörlig semesterlön ut.   Den rörliga semesterlönen betalas för det mesta ut i en klumpsumma. Tänk på att betala ut den rörliga delen innan du gör ett semesterårsavslut. Beräkningsformel Den rörliga semesterlönen kan beräknas på två sätt och utgår alltid på intjänad lön året före semesteråret. (Även om intjänandeåret i ditt företag är innevarande år beräknas alltid den rörliga delen på året före semesteråret).   Alternativ 1: ((Semestergrundande frånvaro i hela arbetsdagar * Semestergrundande rörlig lön) / (365 - Semestergrundande frånvaro i hela arbetsdagar - Uttagna semesterdagar) + Semestergrundande rörlig lön) * Semestertillägg Rörlig % * Semesterrätt   Alternativ 2: Semestergrundande rörlig lön * Semesterlön Rörlig %     Hur du lägger in rörlig semesterlön  Du väljer vilken beräkningsformel som ska användas under Inställningar - Löneinställningar, Semester, Semestervillkor 20.   Du ser den anställdes rörliga semesterlön under Anställda fliken Semester.   Utbetalning av rörlig semesterlön görs med snabbvalet Semester och knappen Semesterersättning antingen i den anställdes kalender eller direkt på lönebeskedet.   Tänk på att om den rörliga semesterlönen finns på semesterskuldlistan under intjänade i år- kommer den rörliga semesterlönen att vara tillgänglig för en anställd när ni har genomfört semesterårsavslutet. Finns det en rörlig semesterlön under Kvarvarande ska dessa betalas ut innan ni genomför semesterårsavslutet.   Bra länkar Sveriges riksdag: Semesterlagen Löneinställningar Beräkning av semestervillkor i Visma Lön 300/600 När ska jag betala ut den rörliga semesterlönen? (Visma Lön 300/600) ... Visa mer

Semesterskulden också kallad semesterlöneskuld är vad företaget är skyldiga sina anställda i semester. Skulden är ersättning för sparade dagar, betalda dagar och semesterdagar som den anställde håller på att tjäna in.   Eftersom varje anställd enligt semesterlagen har rätt till 25 dagars semester är det viktigt att hålla koll på semesterskulden och samtidigt se till att de anställda tar ut sin semester.   Minst till bokslutet behöver du bokföra semesterskulden, men jag rekommenderar att du gör det varje månad/vid varje lönekörning. För mer tips rekommenderar jag att du bollar med företagets redovisningskonsult om vilka rutiner ni ska ha på ert företag.   Tips! I Spiris kan du ställa in att semesterskulden ska bokföras automatiskt vid varje lönekörning.  Underlag till semesterskulden Om du skriver ut en semesterskuldlista från ditt löneprogram kan du bokföra utifrån den. Finns det ingen semesterskuldlista räknar du fram värdet på de anställdas semester manuellt och bokför.   Bokföra semesterskulden På konto 2920 bokförs som standard semesterskulden med konto 7090 eller 7290 som motkonto. Därefter beräknas arbetsgivaravgiften på semesterskulden och bokförs på konto 2941 och 7519.   Exempel: Semesterskuldlista visar total skuld 26 000 och en arbetsgivaravgift på 8169. Konto Benämning Debet Kredit 2920 Upplupna semesterlöner   26 000 7090/7290 Förändring semesterskuld 26 000   2941 Beräknade sociala avgifter på upplupna löner   8 169 7519 Arbetsgivaravgifter för semesterlöner 8 169       När du sen löpande tar ut semesterskuldlistan bokför du förändringen så att konto 2920 alltid visar aktuell semesterskuld. När en anställd tar ut semester vänds alltså kontona i exemplet ovan, dvs 2920 debiteras, 7090/7290 krediteras och även skulden för arbetsgivaravgiften "vänds".   Obs! Skulden för arbetsgivaravgiften som bokas upp redovisas först när den anställde tar ut sin semester.   Du kan enkelt in automatisk bokföring av semesterskulden i samband med dina lönekörningar. Läs mer: Bokför semesterskuld   Andra bra länkar: Uppbokning av semesterskuld i Spiris Bokföring av preliminär semesterskuld i Visma Lön 300/600     ... Visa mer

När du börjar göra lönen hos oss har de anställda ofta med sig värden sedan tidigare. Detta kallar vi för Ingångsvärden.   Ingångsvärden kan vara utbetald lön och avdragen skatt för inkomståret, saldon för komp och tidssaldo eller uppgifter som programmet behöver för att till exempel beräkna fram nya semesterdagar vid ett semesterårsavslut.   Uppgifterna fyller du i för respektive anställd under Anställda på fliken Ingångsvärden. (Byter du från Visma Lön 300/600 fylls uppgifterna i automatiskt, men vi rekommenderar ändå att du kontrollerar uppgifterna).   Du börjar med att ange ett Ingångsvärdesdatum som är utbetalningsdatumet på den anställdes sista lönebesked i ert förra system.   Ingångsvärden Spiris     Till din hjälp för att hitta uppgifterna kan du kika på den anställdes förra lönebesked, ackumulatorlista från ditt gamla system och om det går att hämta uppgifter om semestervärden.   När du sen skapar den första lönekörningen i Spiris summeras uppgifterna med det som betalats ut så att till exempel all utbetald lön under inkomståret visas under Totalt i år på den anställdes lönebesked.   Om det är en nyanställd som inte har fått lön tidigare i bolaget och därmed inte har några ingående värden med sig ska du inte fylla i något på fliken Ingångsvärden.     Läs mer om respektive fält i hjälpavsnittet: Anställda fliken Ingångsvärden ... Visa mer

Med start 2021 och framåt fasar bankerna ut Bankgirot och filer som LB, KI, UTLI och SISU. De har ersatts med ny betalningsplattform som hanterar XML-filer. Här kan du läsa om vad som gäller för din bank när du sköter lönerna i Lön i ekonomiplattformen Spiris.   Vi uppdaterar löpande i forumtråden om hur arbetet fortgår. Logga in och klicka på de tre prickarna längst upp till höger och välj Prenumerera för att få mejl när vi uppdaterar detta inlägget. Du som använder Nordea skickar redan nu lönerna i XML-format från Lön. Vi har stöd för både Nordea Business och Corporate Access Har du en aktiv bankkoppling skickas löneutbetalningarna direkt till banken.   Du som använder Handelsbanken skickar redan lönerna i XML-format från Lön. Har du en aktiv bankkoppling skickas lönebetalningarna direkt till banken.     Du som använder Danske Bank skickar redan lönerna i XML-format från Lön. Har du en aktiv bankkoppling skickas lönebetalningarna direkt till banken.     Du som använder SEB skickar redan lönerna i XML-format från Lön. Har du en aktiv bankkoppling skickas löneutbetalningarna direkt till banken.       Du som använder Swedbank och Sparbankerna skickar redan lönerna i XML-format från Lön.   Bankgirot och övriga banker Vi har en bra dialog med övriga banker om deras tidsplan och kommer se till att dina löneutbetalningar funkar tillsammans med din bank. Idag används LB-format.   Fler frågor? Vi har fått en del frågor om vi kommer stödja utlandsbetalningar av löner via fil. Det kommer inte fungera i de här första versionerna. Har du andra frågor? Tveka inte att kommentera här i tråden så försöker vi uppdatera löpande.   Prenumerera på Nyheter i Lön för att få mejl när vi lägger ut information om uppdateringar. ... Visa mer

En anställd läggs upp på spiris.se för att använda något av följande: Anställd - för digital tidredovisning Lönebesked/Kivra - för digitala lönebesked Resor & Utlägg - för digitala utlägg och reseräkningar.   Aktivera konto När du läggs upp för att använda någon av lönetjänsterna får du ett mejl för att aktivera ditt konto. Mejlet skickas från Spiris och innehåller en aktiveringslänk. Första gången behöver du klicka på den länken för att aktivera ditt konto och välja lösenord.  Du använder sen din mejladress och ditt lösenord för att logga in, både via webbläsare och appar. Om du inte får något aktiveringsmejl: Lättast är att gå till spiris.se - Logga in, fyll i din mejladress och klicka på Nästa. Här har du valet Glömt ditt lösenord? Klicka för att få en ny aktiveringslänk skickad till din mejl. Kontrollera också i din skräpkorg om mejlet hamnat där istället. Får du fortfarande inget mejl, kontakta din administratör för att kontrollera att rätt mejladress har registrerats.     Logga in Du loggar in till de tjänster du är upplagd på via spiris.se - Logga in eller i apparna Spiris Anställd (för att tidregistrera eller se dina lönebesked) och Spiris Resor & Utlägg (för att registrera utlägg och traktamenten). Tips för smidigare inloggning i appen Spiris Anställd     Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord går du till spiris.se - Logga in. Fyll i din mejladress och klicka på Nästa. Sen klickar du på Glömt ditt lösenord? och följer instruktionerna.  Då får du ett mejl skickat till din mejladress. Kom ihåg att byter du lösenord behöver du också byta lösenordet i appen.   Byta namn - går endast att göra som användare Om du till exempel har bytt namn är det bra om det stämmer med uppgifterna på spiris.se.  På spiris.se kommer du åt ditt konto och kan ändra detta. Det går endast att göras av användaren själv. Logga in till spiris.se - Logga in och klicka därefter på Min användarprofil till vänster.  Klicka på pennan till höger för att justera namn, e-postadress och telefonnummer.   Byta mejladress - kan göras av användare och administratör Om du har bytt mejladress behöver du byta den i Spiris. Ändra egen mejladress: Som användare loggar du in på spiris.se - Logga in och klickar på Min användarprofil till vänster. Klicka på pennan till höger för att justera e-postadress. Du behöver fylla i ditt lösenord för att byta mejladressen. Ändra en annan användares mejladress: Om du är administratör kan du ändra en användares mejladress. Logga in på spiris.se - Logga in och klicka Hantera användare till vänster och klicka på den anställde det gäller. Klicka på Ändra e-postadress och justera mejladressen. Fyll i ditt egna lösenord och klicka på Spara. Den anställde får ett mejl för att godkänna den nya mejladressen.     ... Visa mer

Nästan alla blir ibland sjuka och vi har försökt samla de flesta frågorna om sjuklön, karens och sjukfrånvaro. 🤒   Här hittar du tips både till dig som löneadministratör och för dig som anställd som undrar hur man räknar fram beloppen. När du använder lönefunktion i Spiris eller Visma Lön 300/600 sköts dock beräkningarna automatiskt!   De flesta reglerna kring sjukfrånvaro regleras i sjuklönelagen Lag (1991:1047) om sjuklön Det kan också finnas specialhantering i de olika kollektivavtalen så jag rekommenderar att du också kikar där. Till exempel hanterar vissa avtal inom handels en så kallad karensperiod istället för karensavdrag. Om du är behovsanställd finns det också särskilda regler om du blir sjuk. Kontakta den som sköter lönen på ditt företag och/eller Försäkringskassan för mer information.   Sjuk dag 1-14 De första 14 kalenderdagarna betalar arbetsgivaren sjuklön för den anställde. Löneadministratören hanterar också sjuklöneavdraget och karens på lönebeskeden. Den 8:e dagen i sjukfrånvaron är du som anställd skyldig att lämna ett sjukintyg till din arbetsgivare men det kan också krävas tidigare.   Sjukavdrag Dag 1-14 görs som standard ett avdrag på 100% för alla timmar i sjukperioden. För en månadsavlönad är beräkningsformeln: -(MånadslönEfterLöneväxling*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid) För en timanställd görs inget avdrag utan den anställde får ingen timlön eftersom hon inte har någon arbetad tid.   Sjuklön Dag 1-14 betalar arbetsgivaren sjuklöner till anställda som är sjuka. Sjuklönen är 80% av lönen och betalas ut för alla timmar i sjukperioden. Sjuklön beräknas som standard Månadsavlönad: 0,8*(((MånadslönEfterLöneväxling+RörligLönGenomsnittMånad)*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid)) Sjuklön Timlön: Timlön * 0,8   Karensavdrag Karensavdrag (tidigare karensdag) är ett avdrag som görs på sjuklönen. Avdraget motsvarar 20% av den genomsnittliga sjuklönen för en vecka och får inte överstiga sjuklönen. Arbetar du heltid 40h/vecka innebär karensavdraget att det inte blir någon sjuklön den första dagen. Beräkningsformel karensavdrag månadsavlönad: -0,8*(((MånadslönEfterLöneväxling+RörligLönGenomsnittMånad)*Avtalsfaktor)/(52*Veckoarbetstid)) Beräkningsformel karensavdrag timavlönad: Timlönsjuk+(0.8*((RörligLönGenomsnittMånad * 12) / (52 * veckoarbetstid))) RörligLönGenomsnittVecka beräknas som 0.8 * (RörligLönGenomsnittMånad * 12) / 52   Räkneexempel för de första 14 dagarna. Månadsavlönad med 40h arbetsvecka och sjukfrånvaro 40h.   Timmar Àpris Belopp Månadslön     31580 Sjukavdrag 40 -182 -7280 Sjuklön 40 146 5840 Karens 8 -146 -1168    Timavlönad med 40h arbetsvecka och sjukfrånvaro 40h.   Timmar Àpris Belopp Timlön 144 160 23040 Sjuklön 40 128 5120 Karens 8 -128 -1024   Fler exempel hittar du på sidan: Karensavdrag (karensdag) - så funkar reglerna    Inget karensavdrag? Det är inte alltid som ett karensavdrag ska göras. Högriskskydd Det finns ett allmänt högriskskydd som gör att karens ska dras max 10 gånger under en tolvmånadersperiod. Alltså max 10 karensavdrag. Sjuk - Frisk - Sjuk igen Om en anställd är sjuk, blir frisk och jobbar ett par dagar och sen inom 5 kalenderdagar återinsjuknar fortsätter sjukperioden med den tidigare och sjukdagarna läggs alltså ihop. I ett sånt här fall gör man heller inte något nytt avdrag för karens. Karensbidrag? En del företag betalar ut något de valt att kalla karensbidrag. Vill du ha spårning på detta rekommendera  jag att du använder en löneart för Bruttoersättning och justerar beloppet efter ert avtal.   Sjuk från dag 15 Från dag 15 tar Försäkringskassan över sjukpenningen för den anställde. Därför ska du som arbetsgivare anmäla om den anställde är sjuk på Försäkringskassans sida Sjukanmäl medarbetare 90 eller 100% Arbetsgivaren fortsätter att göra avdrag för sjukfrånvaron när den anställde inte arbetar. Beroende på den anställdes avtal görs ett avdrag på 90 eller 100% de första 90 dagarna. (detta kan också benämnas som att företaget fortsätter betala 10% sjuklön dag 15-90). Kontrollera med ditt avtal vad som gäller för just dig och ditt företag. Lön över 10ppb För anställda som har en inkomst över 10 prisbasbelopp (48300*10) finns det särskilda beräkningar för sjukavdraget. Detta är för att anställda med högre lön inte ska förlora mer vid sjukfrånvaro än den som har lägre inkomst.   Sjuk efter dag 180 När den anställde är långtidssjukskriven efter den 180 sjukdagen brukar frånvaron inte längre vara semestergrundande. Det betyder att frånvaron påverkar antalet semesterdagar som den anställde tjänar in. I övrigt fortsätter arbetsgivaren att göra sjukavdrag för den anställde.   Sjuk under semestern Om du har semester och blir sjuk så har du som anställd enligt semesterlagen rätt att avbryta semestern. Glöm inte att sjukanmäla dig till din arbetsgivare.   Deltidssjukskriven Om en anställd är deltidssjuk beräknas sjukavdrag och sjuklön på timmarna som den anställde är frånvarande. Du som arbetsgivare betalar ut lön som vanligt för de timmar som den anställde arbetar.       Hantera sjukfrånvaro hos oss Spiris Anställd De anställda kan själva registrera sin sjukfrånvaro via appen eller webben. Allting hämtas då till lönen,  du som löneadmin slipper lägga in det manuellt. Registrera tid   I annat fall registrerar du den anställdes sjukfrånvaro med snabbvalet Sjuk i Kalendern eller direkt på lönebeskedet. Använder du Egen Lön behöver du själv räkna ut beloppen. Länkar: Riksdagen.se: Sjuklönelagen Försäkringskassan: Sjuk medarbetare dag 1-90 Försäkringskassan: Sjuk medarbetare från dag 91     ... Visa mer